Jakie zasady korzystania z oprogramowania warto wprowadzić w firmie?

Trudno sobie wyobrazić działalność współczesnej firmy bez oprogramowania komputerowego czy mobilnego. To duże udogodnienie tak dla pracowników, jak i samego pracodawcy. Oprogramowanie pozwala przyspieszyć liczne procesy zachodzące w firmie, włącznie ze sprzedażą czy obsługą klienta. W każdym przedsiębiorstwie powinny natomiast obowiązywać proste zasady korzystania z oprogramowania, z którymi należy zapoznać pracowników i egzekwować ich przestrzeganie. Przykłady wymieniamy w naszym poradniku.

Żadnych piratów

To najważniejsza zasada, której trzeba bezwzględnie przestrzegać. Korzystanie z pirackiego oprogramowania może narazić firmę na ogromne problemy, w tym kary finansowe idące w setki tysięcy złotych. Warto więc przede wszystkim przeprowadzić audyt komputerów pracujących w firmie i sprawdzić, czy nie znajduje się na nich żadne nielegalne oprogramowanie.

Pobieranie oprogramowania tylko za zgodą przełożonego

To kolejna ważna zasada, ale niestety często kompletnie bagatelizowana. Pracownikom wydaje się, że mogą bez problemu pobierać różne programy z sieci, bo po prostu nie zdają sobie sprawy z tego, z jak dużym ryzykiem się to wiążę. Dlatego należy ich jasno poinformować, że wszelkie tego typu zachowania będą karane upomnieniem, naganą, a w ostateczności karą finansową. Zgodę na pobranie jakiegokolwiek programu z sieci może wydać wyłącznie bezpośredni przełożony.

Zgłaszanie nieprawidłowości w działaniu oprogramowania

Jeśli pracownicy mają do dyspozycji oprogramowanie kupione przez firmę, to powinni je traktować tak samo, jak na przykład sprzęt komputerowy czy samochód służbowy. Każde sygnały świadczące o nieprawidłowym działaniu oprogramowania należy od razu zgłaszać przełożonemu, bo na wczesnym etapie usterka może być łatwa i tania w usunięciu.

Obowiązkowe aktualizacje

Należy uczulić pracowników na kwestie bezpieczeństwa i poinformować ich, że jeśli tylko pojawi się jakaś aktualizacja oprogramowania, to trzeba ją zainstalować – nawet kosztem chwilowego przerwania pracy. Aktualizacje najczęściej służą usuwaniu luk w zabezpieczeniach, a to powinien być dla firmy priorytet.