Wiesz, że nie dotrzymasz terminu? Sprawdź, co musisz zrobić

W życiu przedsiębiorcy bywają takie nieprzyjemne sytuacje, kiedy trzeba powiedzieć klientowi, że jego zamówienie nie zostanie zrealizowane na czas. Nikt nie lubi dostawać, a tym bardziej przekazywać podobnych informacji, natomiast nie ma innego wyjścia. Niezależnie od tego, co spowodowało opóźnienie, nie możesz tego lekceważyć. Schemat postępowania omawiamy w naszym poradniku.

Uczciwie poinformuj klienta o opóźnieniu

To pierwsza rzecz, jaką musisz zrobić. Nie udawaj, że nic się nie stało – klient na pewno czeka na dostarczenie towaru czy zrealizowanie usługi w podanym przez Ciebie terminie. Skontaktuj się z nim (skutecznie!) i poinformuj o opóźnieniu, wyjaśniając krótko jego przyczynę. Zachowaj się profesjonalnie, uczciwie, co również będzie mieć wpływ na reakcję klienta i ewentualne kontynuowanie współpracy w przyszłości.

Zlokalizuj przyczynę opóźnienia

Opóźnienie nie wzięło się z powietrza. Coś musiało je spowodować – mogą to być przyczyny obiektywne (np. awaria, zła pogoda, choroba), jak i te mające źródło w złym zarządzaniu projektem (nieprawidłowe określenie faktycznych mocy przerobowych przedsiębiorstwa). Musisz wiedzieć, co poszło nie tak, aby móc wyeliminować tego typu problemy i nigdy więcej nie narazić wizerunku marki przedsiębiorstwa na szwank.

Zrewiduj terminy realizacji podawane klientom

Jeśli wiesz, że opóźnienie wynikło z podania klientowi nierealistycznego terminu realizacji, to czas wprowadzić tutaj konkretne zmiany. Być może nadal bazujesz na terminach z początków działalności, kiedy miałeś niewielu klientów i rzeczywiście mogłeś w pełni skupić się na tych kilku zleceniach miesięcznie. Obecnie masz nawał zamówień i po prostu się nie wyrabiasz? Zmień terminy realizacji na stronie, w sklepie oraz w ofertach wysyłanych do klientów.

Problem się nasila? Czas na inwestycje

Opóźnienie nie było jednorazową wpadką? W takim razie czas poważnie pomyśleć o rozwoju biznesu. Możesz potrzebować dodatkowych pracowników, wydajniejszych maszyn, nowych pomieszczeń etc. To naturalna konsekwencja wzrostu biznesu. Powtarzające się opóźnienia są niezawodnym sygnałem świadczącym o konieczności rozbudowania zaplecza firmy.