Przechowywanie dokumentów w magazynach self storage. Praktyczne porady

Wybór odpowiedniego self storage

Wybierając odpowiedni self storage, w pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na jego lokalizację – najlepiej wybrać miejsce, które jest łatwo dostępne. Ważnym aspektem jest również bezpieczeństwo. Magazyn self storage powinien oferować nowoczesne systemy monitoringu i alarmy. Warto również sprawdzić, czy jednostka zapewnia odpowiednie warunki przechowywania, takie jak kontrola wilgotności i temperatury, co jest szczególnie istotne dla długoterminowego przechowywania dokumentów papierowych.

Organizacja dokumentów

Przed przeniesieniem dokumentów do magazynu self storage warto je odpowiednio posegregować i uporządkować. Najlepszym rozwiązaniem jest podzielenie ich na kategorie, takie jak faktury, umowy, korespondencja czy dokumentacja kadrowa. Każdą kategorię można umieścić w osobnych pudłach lub teczkach, które następnie należy opisać i oznaczyć etykietami. Ułatwi to późniejsze wyszukiwanie i pozwoli zaoszczędzić czas w trakcie poszukiwania konkretnego dokumentu.

Odpowiednie opakowanie

Dokumenty papierowe przechowywane w magazynie self storage powinny być odpowiednio zabezpieczone. Najlepiej użyć trwałych pudełek archiwizacyjnych, które są odporne na wilgoć i uszkodzenia mechaniczne. Warto także zastosować foliowe koszulki na pojedyncze dokumenty oraz teczki i segregatory na większe ilości dokumentów. Pamiętajmy, aby nie przeładowywać pudełek, ponieważ to może prowadzić do ich uszkodzenia i utrudnić przenoszenie.

Ewidencja i katalogowanie

Tworzenie ewidencji przechowywanych dokumentów to kolejny krok w procesie ich organizacji. Warto stworzyć spis dokumentów z informacją o ich lokalizacji w magazynie. Można to zrobić w formie tabeli w programie Excel lub dedykowanym systemie zarządzania dokumentami. Dzięki temu nawet po dłuższym czasie łatwo odnajdziemy potrzebne dokumenty bez konieczności przeszukiwania wszystkich pudełek.