Tak jak inne urządzenia, kasy fiskalne również ulegają awariom. Aby przedłużyć ich żywotność i zapobiec usterkom, warto poddawać sprzęt regularnym przeglądom technicznym. Należy pamiętać też, że jest to wymagane prawnie. W poniższym artykule przyjrzymy się, jaki serwis wybrać oraz ile kosztuje naprawa kas fiskalnych.
Według art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT, podatnik, który prowadzi ewidencję towarów lub usług z zastosowaniem kasy fiskalnej, zobowiązany jest do jej regularnego serwisowania i dokonywania napraw. Przeglądy techniczne mają odbywać się nie rzadziej niż co 2 lata niezależnie od modelu czy typu urządzenia. Pierwszy serwis trzeba przeprowadzić w ciągu 2 lat od fiskalizacji kasy.
Przepis ten obowiązuje każdego przedsiębiorcę, dopóki nie zawiesi działalności gospodarczej. Przeglądów kas fiskalnych w podanej formie nie muszą przeprowadzać jedynie taksówkarze, ponieważ są objęci odrębnymi regulacjami.
Kasę fiskalną należy dodatkowo poddać naprawie, jeśli dojdzie do usterki sprzętu. Mimo że prawo wymaga, aby przeglądy urządzeń fiskalnych przeprowadzać co 2 lata, niektórzy eksperci doradzają częstsze serwisowanie, z uwagi na możliwość wystąpienia nagłej awarii. Kontrola stanu technicznego raz do roku wpływa pozytywnie na żywotność kasy i zapobiega przykrym niespodziankom. Regularne serwisowanie jest dodatkowo tańsze, niż potrzeba skomplikowanej naprawy lub wymiany całego sprzętu.
Najczęstsze awarie kasy fiskalnej są przyczyną nieprawidłowych działań pracownika oraz zwykłego zużycia. Do podstawowych problemów z urządzeniem zalicza się usterki takie jak:
Warto pamiętać, że prawo zabrania prowadzenia sprzedaży bez sprawnego urządzenia fiskalnego. Z tego względu w razie awarii trzeba zadbać o natychmiastową naprawę. W tym czasie przedsiębiorca może kontynuować handel z kasą rezerwową (o ile przeszła proces fiskalizacji). Najlepiej, jeśli obydwie kasy pochodzą od tego samego producenta – wówczas operatorzy nie będą mieli problemów z obsługą.
Krajowa Administracja Skarbowa dość szybko może wychwycić kasy fiskalne, które nie były serwisowane przez ponad 2 lata. Przedsiębiorstwa naprawiające kasy zobowiązane są bowiem składać comiesięczne raporty ze wszystkich przeprowadzonych przeglądów. Informacja o opóźnionym serwisowaniu może być też automatycznie przesłana do Krajowej Administracji Skarbowej w przypadku kas online.
Art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT przewiduje konsekwencje dla przedsiębiorców unikających terminowych przeglądów:
Naprawy kas fiskalnych może dokonać wyłącznie podmiot, który posiada odpowiednie uprawnienia. Najczęściej jest to serwis, w którym przedsiębiorca zakupił kasę fiskalną.
Przed przeglądem czy naprawą urządzenia fiskalnego warto sprawdzić , czy dany serwis znajduje się na wykazie Krajowej Administracji Skarbowej. Można tego dokonać przez wyszukiwarkę na stronie www. podatki.gov.pl. W wykazie znajdują się informacje takie jak:
Przegląd kasy fiskalnej zwykle kosztuje znacznie mniej niż kara grzywny za jego niewykonanie. Cena takiej usługi zależy od modelu urządzenia, jego rodzaju, a także usterek czy błędów w jego pracy oraz samej firmy serwisującej, dlatego trudno jest wyznaczyć konkretną kwotę. Zazwyczaj profesjonalny serwis kas fiskalnych kosztuje od 100 do ok. 300 zł.
Podczas serwisu kas fiskalnych pracownik musi dokonać ściśle określonych przez prawo czynności. Najpierw sprawdza się stan i liczbę plomb, zgodność z istniejącą dokumentacją (książka kasy, poprzednie przeglądy). Później serwisant kontroluje stan obudowy, czytelność druków i poprawność wystawiania dokumentów fiskalnych. Bardzo ważna jest ponadto ocena stanu akumulatorów lub baterii kasy fiskalnej, a także działanie wyświetlacza.
Następnie weryfikowane jest poprawne działanie sprzętu, a zwłaszcza programu jego pracy, programu do odczytu pamięci i zegara. Jeśli kasa ma elektroniczny zapis kopii programu archiwizującego, serwisant sprawdza zgodność ich wersji z zapisami w książce kasy oraz dokumentacją przeglądu.
Na koniec pracownik firmy serwisującej wpisuje wynik wszystkich czynności do książki kasy i potwierdza je pieczątką z datą oraz numerem swoich uprawnień. Książka powinna zawierać również zalecenia po kontroli i kopię raportu z kasy, potwierdzającego, że wykonano przegląd. W kasach fiskalnych online informacje o serwisie zapisuje się w pamięci urządzenia i wysyłana jest automatycznie do CRK.
W zależności od przedsiębiorstwa, przeglądu technicznego dokonuje się w serwisie albo w miejscu instalacji urządzenia. Pierwsza opcja jest znacznie częściej wybierana, ponieważ standardowo jest tańsza i odbywa się w terminach dogodnych dla klienta.
Profesjonaliści do przeprowadzenia pełnego serwisu potrzebują tylko ok. 30 minut. Oprócz opisanych wyżej obowiązkowych działań serwisanci mogą również usunąć kurz i inne zanieczyszczenia we wnętrzu kasy, a ponadto sprawdzić stan obwodów na płycie głównej. Troska pracowników o takie szczegóły zapobiega poważnym awariom urządzenia.
Kasa fiskalna może zepsuć się w najmniej spodziewanym momencie. Warto znać więc profesjonalny serwis, który szybko przeprowadzi potrzebne naprawy albo dokona terminowego przeglądu technicznego. Odpowiednie przedsiębiorstwo można wyszukać przez wspomnianą listę podmiotów uprawnionych do serwisowania kas fiskalnych. Wykaz pozwala też zweryfikować, czy firma przeprowadza działania na danym typie urządzeń.
Ponadto warto też zwrócić uwagę na szacowaną długość naprawy, a także opinie klientów serwisów. Cena usług również jest ważna, chociaż w niektórych przypadkach warto zapłacić nieco więcej (np. za ekspresową pomoc albo dodatkowe działania pracowników). Po rozważeniu tych kwestii znalezienie dobrego serwisu kas fiskalnych nie powinno stanowić dłużej problemu.
Artykuł partnera
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Zasady korzystania & Polityka prywatności
