Obieg faktur w firmie to proces, o którego efektywność zatroszczyć powinna się każda organizacja. Aby to zrobić, wyeliminować musimy najczęstsze problemy związane z przetwarzaniem dokumentów finansowych. Jakie to problemy i w jaki sposób je rozwiązać? Na te pytania odpowiadamy w poniższym artykule.
Wystawianie, odbieranie czy też archiwizowanie faktur to czynności, które codziennie wykonywane są przez wszystkie przedsiębiorstwa. Nie każda firma zdaje sobie jednak sprawę z tego, jak istotne jest szczegółowe i uważne realizowanie tych zadań. Brak precyzyjnego modelu procesu i związanych z nim reguł może przyczynić się do powstania opóźnień w płatnościach, co skutkować będzie pogorszeniem relacji biznesowych lub pojawieniem się jeszcze bardziej dotkliwych konsekwencji.
To właśnie dlatego organizacje, które chcą efektywnie realizować wszystkie procesy biznesowe i nadal się rozwijać, powinny zadbać o jeden z filarów działania każdej firmy, jakim jest sprawny obieg faktur. Aby było to możliwe, konieczne jest wyeliminowanie najistotniejszych błędów, które negatywnie wpływają na wydajność zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów finansowych. W tym celu musimy poznać poszczególne problemy i znaleźć sposoby na ich rozwiązanie.
Obieg faktur w firmie przebiegać może w różny sposób – jego kształt zależy od wielu czynników, takich jak chociażby wielkość organizacji czy branża, w której działa przedsiębiorstwo. Pomimo pewnych różnic w specyfice tego procesu, można zauważyć, że przyczyny problemów związanych z przetwarzaniem dokumentów są często bardzo podobne. Gdy je poznamy, będziemy mogli łatwo zweryfikować, czy są one obecne również w naszej firmie. Poniżej przedstawiamy więc te z problemów, które najczęściej i najbardziej znacząco wpływają na efektywność obiegu faktur.
Jednym z częstych problemów związanych z obiegiem faktur w firmie jest niska efektywność procesu wprowadzania danych. Wykonywanie tego zadania wymaga dużej uwagi i dokładności – niezbędne jest bowiem odpowiednie uzupełnienie każdej z rubryk. W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw konieczne jest przy tym zachowanie bardzo wysokiego tempa pracy, co wynika z faktu, że organizacje takie wystawiają mnóstwo faktur. Wiąże się to więc nie tylko z koniecznością poświęcania na wprowadzanie danych wielu godzin, ale także z dość wysokim ryzykiem popełnienia błędu.
Z problemem tym zmagają się przede wszystkim te z firm, które nie korzystają z żadnego profesjonalnego programu do fakturowania. Ich pracownicy muszą wprowadzać wszystkie dane ręcznie i samodzielnie weryfikować ich poprawność. To natomiast nie pozwala na osiągnięcie konkurencyjnej efektywności.
W wielu średnich i dużych organizacjach proces obiegu faktur składa się z wielu etapów, a dany dokument finansowy przekazywany jest kilku różnym pracownikom. Sama ścieżka przepływu skonstruowana jest jednak niekiedy w sposób, który uniemożliwia osiągnięcie pełnej efektywności. W ramach procesu występują bowiem wąskie gardła, czyli takie elementy, które ograniczają sprawność obiegu. Jeśli ich nie wykryjemy i nie wdrożymy odpowiednich środków naprawczych, nie będzie możliwe zoptymalizowanie przepływu dokumentów.
Często zdarza się również, że sama ścieżka obiegu faktur nie jest jasno i jednoznacznie opisana. Może to utrudnić lub nawet uniemożliwić wykrycie źródeł problemu. Dodatkowo będzie to powodować wiele komplikacji w sytuacjach, gdy zechcemy zmodyfikować proces lub dołączyć do niego kolejne osoby.
Nawet jeśli obecnie nie zauważamy, że brak precyzyjnego schematu obiegu faktur negatywnie wpływa na efektywność firmy, i tak powinniśmy zająć się jego stworzeniem. Konkretne problemy związane z przepływem dokumentów finansowych mogą bowiem pojawić się wraz z rozwojem organizacji i będą wtedy dużo trudniejsze do wyeliminowania.
Utrudniony dostęp do dokumentów może być przyczyną znacznego ograniczenia efektywności procesu obiegu faktur. To przez niego na czynności, które mogłyby być wykonane bardzo szybko, marnowanych jest często wiele godzin. Również ten problem dotyczy głównie firm korzystających z papierowego obiegu faktur. Organizacje, które zaimplementowały już odpowiednie oprogramowanie, mają zwykle dostęp do wszystkich dokumentów z poziomu jednego, wygodnego systemu.
Warto również pamiętać, że łatwy dostęp do faktur i innych dokumentów finansowych stał się w ostatnich latach jeszcze ważniejszy niż wcześniej. Wynika to z faktu, że wielu pracowników chciałoby móc wykonywać swoje obowiązki w całości lub choćby w części zdalnie. Nie każda firma posiada jednak infrastrukturę, która mogłaby na to w pełni pozwolić. Organizacje działające w oparciu o obieg papierowy albo rezygnują więc z możliwości pracy zdalnej i hybrydowej, albo dają taką możliwość, ale ponoszą straty wynikające z ograniczeń w dostępie do dokumentów.
W ramach obiegu faktur – tak jak i w przypadku innych procesów – dojść może do wystąpienia różnych błędów czy też do zagubienia konkretnych dokumentów. Sytuacje takie bywają bardzo problematyczne i mogą wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Aby móc im zapobiegać, musimy mieć możliwość kontrolowania przebiegu procesów.
W przypadku tradycyjnych form obiegu faktur kontrola taka jest zwykle mocno ograniczona. Często nie jesteśmy nawet w stanie zlokalizować, na jakim etapie ścieżki znajduje się obecnie dokument. To natomiast uniemożliwia podjęcie dalszych działań.
Wszystkie problemy z poprawnością danych i bezpieczeństwem przechowywanych informacji mogą spowodować duże straty wizerunkowe dla naszej organizacji. Zarówno to, jak i nieterminowe opłacanie faktur będzie negatywnie oddziaływać na nasze relacje z partnerami biznesowymi.
Problemy wynikające z nieefektywnego obiegu faktur nie muszą ograniczać się do strat wizerunkowych. W niektórych przypadkach nasze pomyłki przyczynić mogą się także do powstania konsekwencji prawnych. Chcąc uniknąć niepotrzebnych komplikacji, powinniśmy więc zadbać o wdrożenie zmian, pozwalających na pozbycie się wymienionych błędów.
Aby wyeliminować problemy związane z przetwarzaniem faktur, powinniśmy najpierw dokładnie przeanalizować obecny obieg dokumentów finansowych w danym przedsiębiorstwie. Za utratę efektywności procesów odpowiedzialne mogą być bowiem różne czynniki.
Co jednak najczęściej stanowi źródło problemów w średnich i dużych firmach?
Korzystanie z przestarzałego rozwiązania, jakim jest papierowy obieg faktur.
Choć takie rozwiązanie może w pewnym stopniu odpowiadać na potrzeby małych przedsiębiorstw, to w przypadku organizacji przetwarzających na co dzień wiele dokumentów w dużym stopniu ogranicza on wydajność poszczególnych procesów. Jeśli więc nasza firma nadal nie zdecydowała się na cyfryzację tego obszaru, warto jest zastanowić się nad wdrożeniem odpowiedniego systemu do elektronicznego obiegu faktur.
Elektroniczny obieg faktur to nowoczesny sposób zarządzania dokumentami finansowymi, w którym poszczególne procesy realizowane są przy wykorzystaniu profesjonalnego systemu informatycznego. Pozwala on na rezygnację z papierowych druków lub na ograniczenie ich wykorzystania. Implementacja takiego rozwiązania przynosi wiele korzyści i przekłada się na usprawnienie innych obecnych w organizacji procesów biznesowych. Co jednak najważniejsze, pozwala ona na wyeliminowanie najczęściej występujących problemów związanych z obiegiem faktur.
W jaki konkretny sposób profesjonalne oprogramowanie wpływa na przetwarzanie dokumentów finansowych?
Automatyzacja poszczególnych zadań może przynieść ogromne ułatwienie dla większości procesów operacyjnych w firmie. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego systemu, takiego jak platforma LOGITO, nie będzie już konieczne ręczne uzupełnianie każdej z rubryk. Realizacja tego zadania zostanie bowiem usprawniona przez funkcje takie jak OCR i automatyczne wprowadzanie danych.
Optymalne rozplanowanie procesów jest jednym z kluczowych elementów efektywnego obiegu faktur. Aby ułatwić sobie wykonanie tego zadania, warto jest skorzystać z graficznych kreatorów. Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów księgowych będzie wyposażony w narzędzia, dzięki którym z łatwością stworzymy odpowiedni schemat i wdrożymy go w życie.
Profesjonalne oprogramowanie dla firm rozwiąże także problemy dotyczące dostępu do dokumentów. Dzięki niemu wszystkie faktury będą znajdywały się w jednym miejscu i nie będzie już konieczne poświęcanie czasu na przeszukiwanie papierowych archiwów. Pracownicy zyskają dodatkowo dostęp do danych z każdego miejsca i o każdej porze.
System taki zapewni również bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Pozwoli on bowiem na łatwe nadawanie dostępów, przez co wgląd do dokumentów finansowych oraz możliwość ich modyfikowania będą miały wyłącznie uprawnieni do tego pracownicy.
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur da nam możliwość łatwego sprawdzania aktualnego etapu realizacji zadania oraz weryfikowania tego, kto obecnie zajmuje się danym dokumentem. W ogromnym stopniu ułatwi to więc monitorowanie przebiegu procesów i podejmowanie odpowiednich działań naprawczych.
Aby móc korzystać z wszystkich wymienionych funkcjonalności, konieczna jest implementacja odpowiedniego systemu dla firm.
Jak odbywa się jednak ten proces?
Na początku przeprowadzić należy analizę potrzeb organizacji. Następnie wybrać musimy platformę, która odpowie na wszystkie nasze wymagania. W dalszej kolejności dostawca oprogramowania, taki jak na przykład LOGITO, przygotuje odpowiednio dostosowany system i zajmie się jego wdrożeniem. Dzięki temu bardzo szybko będziemy mogli zobaczyć efekty, jakie przyniesie cyfryzacja obiegu faktur.
Informacja prasowa
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Zasady korzystania & Polityka prywatności
