Jakie są zalety korzystania z systemu śledzenia kandydatów (ATS)?

Chcesz rekrutować pracowników szybko i wydajnie? Zautomatyzuj swoje działania HR dzięki wdrożeniu oprogramowania ATS – systemu śledzenia kandydatów.

Plan artykułu:

1. Czym jest oprogramowanie ATS?
2. 5 głównych zalet korzystania z systemu ATS
3. Jak wybrać najlepszy system ATS?
4. Podsumowanie

1. Czym jest oprogramowanie ATS?

System śledzenia kandydatów, ang. Applicant Tracking System (ATS) to oprogramowanie do zautomatyzowanego zarządzania rekrutacją – do zbierania, przechowywania i przetwarzania danych kandydatów. Jest narzędziem chętnie wykorzystywanym przez HR-owców, zwłaszcza tych, pracujących w dużych korporacjach, obsługujących rozbudowane procesy rekrutacyjne.

System umożliwia szybszą selekcję kandydatów, dzięki wykorzystaniu algorytmów AI, pozwalając szybciej i skuteczniej podejmować decyzje dotyczące kandydatów. Działanie oprogramowania opiera się o stosowanie filtrów, które umożliwiają dobór odpowiednich osób, spełniających określone kryteria zawodowe, posiadających konkretne wykształcenie czy umiejętności.

Poza samym zbieraniem danych system umożliwia też planowanie kolejnych etapów rekrutacji, prowadzenie korespondencji z kandydatami, składanie ofert i onboarding nowych członków zespołu.

2. 5 głównych zalet korzystania z systemu ATS

Na potrzeby tego artykułu omówimy szerzej 5 zalet, jakie niesie ze sobą korzystanie z systemu ATS (choć tych zalet jest o wiele więcej!).

Automatyzacja procesu rekrutacji

Systemy śledzenia kandydatów pozwalają zautomatyzować proces rekrutacji na wszystkich etapach:

• agregują dane kandydatów w jednej bazie;
• parsują aplikacje, umożliwiając rekruterom korzystanie z filtrów i łatwe selekcjonowanie kandydatów;
• pozwalają w wygodny sposób kontrolować pozycję kandydata w lejku rekrutacyjnym dzięki czytelnym dashboardom lub tablicom Kanban;
• umożliwiają zaplanowanie i prowadzenie całej komunikacji mailowej – od zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną, przez wysyłkę testów sprawdzających, po ofertę zatrudnienia i ankiety NPS.

Wykorzystanie oprogramowania pozwala rekruterom na efektywniejsze działanie, lepsze zarządzanie swoim czasem i skuteczniejsze monitorowanie przebiegu procesu rekrutacji.

Poprawa jakości rekrutacji

System ATS pozwala na stosowanie specyficznych kryteriów, które ułatwiają trafne wyselekcjonowanie najlepszych kandydatów, odpowiadających zapotrzebowaniu firmy. Zastosowanie takich zawężonych kryteriów poprawia jakość rekrutacji.

Skrócenie czasu rekrutacji

Długość procesu rekrutacji jest szczególnie ważna w przypadku wakatów na stanowiskach krytycznych dla firmy. Systemy ATS pozwalają przyśpieszyć pracę rekruterów – krótsza, dokładniejsza selekcja pozwala szybko umawiać spotkania z odpowiednimi kandydatami.

Możliwość analizy danych

W większości ATS-ów dostępne jest raportowanie. Możliwość przeanalizowania każdego z etapów rekrutacji oraz obserwacja metryk HR, takich jak np. czas trwania procesu rekrutacyjnego, czas do wypełnienia wakatu, ilość otrzymanych zgłoszeń itd. pomagają doskonalić procesy rekrutacyjne w firmie. Wprowadzenie w nich zmian zapewni wymierne oszczędności czasowe i finansowe.

Poprawa doświadczenia kandydatów

Jeśli kandydat bierze udział w rekrutacji, prowadzonej z użyciem systemu ATS, to:

• skorzysta z prostych formularzy online;
• może liczyć na sprawną komunikację – otrzyma odpowiednio zaplanowane sekwencje mailowe i intuicyjne w obsłudze testy sprawdzające;
• nie zapomni o spotkaniu, bo system wyśle mu przypomnienie;
• będzie mógł wyrazić swoją opinię o przebiegu procesu dzięki ankiecie NPS.

Budowanie pozytywnych doświadczeń kandydata to też zapewnianie mu wysokiej jakości komunikatów, pod względem wizualnym i językowym. W systemie ATS możesz utworzyć własne szablony korespondencji w języku, w którym chcesz się komunikować i wzbogacić je o elementy graficzne, np. logo firmy. Zadbasz również o spełnienie wszystkich prawnych wymogów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym RODO.

3. Jak wybrać najlepszy system ATS?

System ATS może być niezależnym narzędziem lub stanowić część systemu HRM, jeśli dany dostawca zapewnia takie rozwiązanie. A jak wybrać najlepszy system ATS? Oto kilka wskazówek, które mogą Ci w tym pomóc.

• Określ potrzeby firmy, bo jeśli prowadzisz masz w planach jedną rekrutację rocznie, korzystanie z systemu ATS będzie miłą rozrywką, ale koniec końców – kosztowną. Jeżeli jednak jesteś firmą, która prowadzi kilkanaście lub kilkadziesiąt rekrutacji rocznie – ATS będzie rozwiązaniem dla Ciebie.
• Określ, które zadania chcesz zautomatyzować i pod tym kątem selekcjonuj produkty dostępne na rynku. Oprogramowanie powinno funkcjonalne, użyteczne i przystępne w obsłudze.
• Upewnij się, że ATS będzie można zintegrować z różnymi narzędziami, których używasz, np. pakietem Google, pakietem usług od Microsoftu, komunikatorami typu Slack itp.
• Upewnij się, że system będzie dobrze chronił poufne dane kandydatów.
• Sprawdź, czy dostawca oprogramowania oferuje wsparcie techniczne przez cały czas korzystania z produktu, czy też przewiduje wsparcie tylko w okresie wdrożenia.
• Przeczytaj opinie i recenzje użytkowników systemów ATS, które Cię interesują. Nie sugeruj się opiniami na stronie dostawcy – przeszukaj fora internetowe lub grupy społecznościowe z branży HR. Nie bój się zadawać pytań o dany produkt!
• Porównaj ceny różnych systemów ATS i upewnij się, który z nich oferuje najlepszy stosunek jakości do ceny.

4. Podsumowanie

Wybór najlepszego systemu ATS dla Twojego działu HR będzie zależał od Twoich indywidualnych potrzeb i wymagań. Zorganizuj wewnętrzne spotkanie zespołu, na którym omówicie wspólnie potrzeby rekrutacyjne i produkty, które mogą pomóc je zrealizować. Szczegółowa analiza różnych opcji pomoże podjąć najlepszą decyzję, która przyniesie firmie więcej niż wymienione wyżej pięć korzyści.