Jakie artykuły biurowe wybrać, by zachować porządek i dobrą organizację pracy?

Krzysztof Jagielski
18.11.2021

Biuro jest przede wszystkim miejscem pracy, jednak każdego dnia pracownik spędza w nim wiele godzin. Dlatego tak ważne jest zadbanie o to, aby wykonywanie zawodowych czynności odbywało się sprawnie, bez niepotrzebnego wysiłku i straty czasu. Dzięki temu poszukiwane potrzebnego dokumentu będzie mniej stresujące, a estetyczne, uporządkowane otoczenie nie zniechęci do działania. O porządek można zadbać, wybierając właściwe artykuły biurowe.

Właściwa organizacja otoczenia? Zacznij od biurka.

Podobno miejsce pracy zarówno to w domu, jak i w biurze, świadczy o jego właścicielu. Porządek w bezpośrednim otoczeniu to jednak nie tylko wizytówka. To również dobry sposób na zaoszczędzenie sporej ilości czasu przeznaczonego na poszukiwanie potrzebnych rzeczy w ogólnym chaosie. Jest to szczególnie ważne w biurze, którym przełożony oczekuje natychmiastowego dostarczenia potrzebnego dokumentu czy sprawdzenia istotnych danych. Na podstawie sprawnej realizacji tych zadań często też ocenia swojego podwładnego.

Sposobem na okiełznanie biurkowego chaosu z pewnością są odpowiednio dobrane akcesoria biurowe. Ich ilość oferowana przez producentów jest spora, dlatego wybór powinien być przemyślany i ukierunkowany na rodzaj wykonywanej pracy. Do przydatnych na każdym biurku z pewnością można zaliczyć:

  • pojemniki biurowe i przyborniki na drobne przedmioty takie jak spinacze biurowe, ołówki i długopisy, gumki, nożyczki, taśma klejąca i inne przybory biurowe,
  • organizery biurkowe,
  • szufladki na dokumenty – pojedyncze, modułowe i w zestawach,
  • kieszenie samoprzylepne,
  • stojaki na ulotki, wizytówki i inne podręczne materiały.

Zachowanie porządku na blacie biurka i w jego szufladach jest priorytetem i stanowi punkt wyjścia do dbania o dokumenty i sprawne wykonywanie powierzonych zadań.

Tworzysz archiwum? Zadbaj o materiały do segregacji i oznaczania

Biuro to przede wszystkim miejsce, w którym przygotowuje się, opracowuje i przechowuje dokumenty. Mogą one mieć różną formę, od kolorowych katalogów, przez pojedyncze kartki ulotek, po wielostronicowe umowy handlowe, regulaminy czy oferty. Wiele takich materiałów wymaga odpowiedniego przechowywania w sposób, który umożliwia szybkie odnalezienie i dotarcie do treści. Jest to niezbędne np. gdy klient składa reklamację lub trzeba przygotować aneks do umowy.

System, w jakim archiwizuje się dokumenty biurowe, jest kluczowy we właściwie zorganizowanym biurze. Dlatego konieczne jest opracowanie zasad, które pozwolą dotrzeć do potrzebnych materiałów, bez potrzeby przeglądania setek, a nawet tysięcy stron. Wyposażenie biura niezbędne do organizacji dokumentów to przede wszystkim:

  • segregatory o różnej konstrukcji i pojemności oraz w wielu kolorach, które usprawnią dzielenie dokumentów tematycznie lub problemowo,
  • skoroszyty – umożliwiające łączenie pojedynczych kartek jednego dokumentu w spójny zbiór,
  • teczki biurowe i ofertowe – niezbędne do przechowywania kartek i materiałów o niestandardowym formacie lub takich, których nie można wpiąć do segregatora,
  • zakładki indeksujące – usprawniające tematyczne lub problemowe dzielenie materiałów w jednym segregatorze,
  • etykiety i nalepki na segregatory – przydatne przy opisywaniu zawartości,
  • pudła archiwizacyjne – przydatne przy dłuższym przechowywaniu dokumentów w archiwum.

Planując zakupy do biura, warto też wziąć pod uwagę konieczność podpisywania czy wykonywania notatek na dokumentach. Przybory piśmienne to artykuły biurowe, bez których trudno sobie wyobrazić wykonywanie takich czynności. Dlatego w asortymencie nie może zabraknąć ołówków, długopisów, a także kolorowych pisaków, również tych przeznaczonych do pisania na foliach czy tworzywie sztucznym. Niezmywalne markery pozwalają na opisanie segregatora czy skoroszytu bezpośrednio na okładce. Eliminuje to ryzyko oderwania etykiety przy długim przechowywaniu dokumentów.

Maszyny do biura? Tak, ale jakie?

Trudno wyobrazić sobie nowoczesne biuro bez urządzeń elektrycznych i elektronicznych. Drukarka czy faks od dawna już zastępują tradycyjne maszyny do pisania i pocztę. Od niedawna też przepisy o ochronie danych osobowych obligują firmy do niszczenia dokumentów. Dlatego obowiązkowym wyposażeniem każdego biura jest odpowiedniej klasy niszczarka do dokumentów.

Wśród urządzeń i maszyn, które również powinny się w nim znaleźć, można wymienić:

  • trymery,
  • gilotyny do papieru
  • bindownice,
  • laminatory
  • urządzenia wielofunkcyjne lub skanery i drukarki,
  • telefony i faksy,

W biurach, w których przelicza się lub przechowuje się pieniądze niezbędne są też liczarki i testery banknotów. Do bardziej specjalistycznych zalicza się metkownice.

Gdzie wybrać się po zakupy do biura?

Artykuły biurowe niezbędne w każdej firmie stanowią specjalistyczną grupę produktów. W ich sprzedaży specjalizują się hurtownie biurowe takie jak Global Office, które oferują sprzedaż zarówno stacjonarnie, jak i z możliwością zamówienia online i dostarczenia pod wskazany adres. Asortyment hurtowni Global Office jest bardzo bogaty i przygotowany z myślą o każdym biurze bez względu na jego wielkość czy indywidualne potrzeby. Dzięki tym produktom zarówno organizacja dokumentów, jak i wykonywanie codziennych zadań będą przebiegać sprawnie i w uporządkowanym otoczeniu.

Artykuł partnera

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.