Dział HR – czym się zajmuje i dlaczego jest potrzebny w Twojej firmie

Często mówi się, że firmę tworzą przede wszystkim ludzie. I rzeczywiście, to zasoby ludzkie stanowią największą wartość przedsiębiorstwa. Wysoko wykwalifikowani i dobrze zmotywowani pracownicy to fundament rozwoju. Zajmuje się nimi dział HR – to jemu jest powierzone zarządzanie zasobami ludzkimi. Co to dokładnie oznacza? Jakie zadania wykonują specjaliści ds. kadr? Wyjaśniamy.

Na czym polega zarządzanie zasobami ludzkimi

Zadanie działu HR polega na zarządzaniu zasobami ludzkimi (ZZL). Chodzi zatem o wszystkie działania związane z pozyskiwaniem pracowników, jak również ich utrzymywaniem w strukturze firmy, planowaniem ich rozwoju, a także zwalnianiem.

ZZL powinno być prowadzone "systemowo", a więc być częścią ogólnej strategii działania firmy i filozofii, która jej przyświeca.

Czym jest dział HR?

Dział HR, czyli Human Resources, jest komórką organizacyjną firmy, której zadaniem jest właśnie zarządzanie zasobami ludzkimi. Chodzi więc o wszelkie sprawy dotyczące pracowników – począwszy od ich rekrutacji, aż po zwolnienie. Im większe przedsiębiorstwo oraz liczba pracowników, tym bardziej rozbudowanym zespołem zarządza kierownik działu kadr.

Główne zadania działu HR w firmie

Praca HR-owca może wiązać się z wykonywaniem szeregu zadań związanych z zarządzaniem pracownikami. Najczęściej dzieli się je na tzw. twardy oraz miękki HR. Co to oznacza?

Miękki HR

Działania związane z miękkim HR-em, to te koncentrujące się na jakości pracy oraz budowaniu kapitału ludzkiego. Wśród zadań, które wykonuje specjalista ds. HR z tego obszaru, można wymienić m.in.:

• przeprowadzanie procesu rekrutacji, w tym rozmów kwalifikacyjnych;

• określanie ścieżek rozwoju pracowników – tak, aby jak najlepiej wykorzystać drzemiący w nich potencjał. W dużych firmach często są dostępni doradcy personalni, którzy pomagają rozwijać umiejętności pracownika w odpowiednim kierunku;

• monitorowanie poziomu zadowolenia pracowników i inne działania związane z utrzymaniem wysokiej motywacji do działania;

• rozwiązywanie ewentualnych sporów i budowanie dobrej atmosfery w zespole – nacisk jest położony na komunikację wewnątrz organizacji i wspiera budowanie sprawnej pracy zespołowej;

• rozwój kapitału ludzkiego przez zwiększanie potencjału pracowników;

• działania związane z kreowaniem wizerunku firmy na rynku pracy, jako atrakcyjnego pracodawcy.

Twardy HR

Zadania powiązane z twardym HR-em to te odnoszące się do obowiązków prawnych, formalnych oraz zagadnień kadrowo-płacowych. W tym obszarze branży HR można wymienić np.:

• sporządzanie i zawieranie umów z pracownikami;

• tworzenie akt pracowniczych i kompletowanie niezbędnych dokumentów;

• rozliczanie czasu pracy;

• sporządzanie list płac;

• prowadzenie rozliczeń podatkowych i z ZUS,

• offboarding pracowników, czyli rozwiązywanie umów o pracę i wystawianie świadectw, wyrejestrowywanie z ZUS etc.

Twardy HR może być wykonywany zarówno w dziale Human Resources, jak i w komórce kadrowo-płacowej działu księgowego. Wszystko zależy od struktury organizacyjnej firmy.

System HRM Exact – oprogramowanie wspomagające zarządzanie zasobami ludzkimi

Zadania, które ma do wykonania HR-owiec, są rozległe i wymagają "trzymania ręki na pulsie" – zwłaszcza gdy pod skrzydłami działu HR znajdują się dziesiątki, setki, a nawet tysiące pracowników. Dlatego w nowoczesnych organizacjach korzysta się z nowoczesnego oprogramowania Human Resources Management.

-Dobry system HRM jest rozwiązaniem, które doceni każdy pracownik działu HR, a zwłaszcza kierownik ds. ZZL. To oprogramowanie, które znacznie usprawni komunikację wewnętrzną w organizacji, upraszcza obsługę pracowników przez cały okres zatrudnienia i daje łatwy oraz bezpieczny dostęp do ich akt - wyjaśnia ekspert firmy Exact, lidera rynku oprogramowania dla firm. - Systemy takie jak HRM Exact doskonale wspierają również rozwój pracowników, ułatwiają radzenie sobie z rozliczaniem czasu pracy, a także upraszczają wiele spraw kadrowych. Wiele z nich, dzięki dedykowanej aplikacji, pracownik może załatwić samodzielnie - dodaje.

Właśnie dlatego coraz więcej firm, także tych z sektora MŚP, wdraża systemy HRM – tak, aby zadania w dziale HR były realizowane sprawniej, mniejszym kosztem i we w pełni uporządkowany sposób. Warto więc zapoznać się z możliwościami, jakie daje to oprogramowanie. Więcej informacji na ten temat znajdziesz np. na stronie Exact.