Faktura z długim terminem zapłaty: jak o niej nie zapomnieć?

Gdy otrzymujesz fakturę z długim terminem zapłaty, to z reguły się z tego cieszysz. Masz sporo czasu, aby rozliczyć się z kontrahentem, nie musisz od razu szukać środków, co w wielu sytuacjach jest sporym udogodnieniem. Takie rozwiązanie ma jednak także wady. Największą z nich jest ryzyko, że zapomnisz opłacić fakturę i narazisz się na pogorszenie relacji z kontrahentem oraz karne odsetki. Jak tego uniknąć? Sprawdź kilka wskazówek.

Zapłać fakturę od razu

To najprostszy i w 100% skuteczny sposób na to, aby nie zapomnieć o opłaceniu faktury. Jeśli zrobisz to od razu, wyłącznie na tym zyskasz. W jaki sposób? Po pierwsze: unikniesz ryzyka naliczenia Ci karnych odsetek. Po drugie: zacieśnisz relacje z kontrahentem, zyskując jego zaufanie i wdzięczność (natychmiastowe opłacanie faktur niestety jest w Polsce anomalią). Po trzecie: podbudujesz wizerunek firmy, jako wiarygodnego przedsiębiorstwa, z którym warto współpracować.

Wrzuć fakturę do wewnętrznego systemu ERP

Jeśli oczywiście masz taki system. Przypomni Ci on o zbliżającym się terminie zapłaty faktury, a połączony z bankowością elektroniczną będzie mógł rozliczyć się z kontrahentem bez Twojego udziału – i od razu też zaksięguje fakturę. To ważny argument przemawiający za tym, aby jednak zainwestować we własny system ERP, który naprawdę bardzo ułatwia przedsiębiorcy życie i chroni przed opóźnieniami w płatnościach.

Zaplanuj płatność w bankowości elektronicznej

Najlepiej by było, gdyby udało się ustawić polecenie zapłaty. Wówczas to bank przypilnuje terminowego opłacenia faktury. Ten mechanizm ma jednak sens wyłącznie wtedy, gdy stale współpracujesz z kontrahentem i masz do niego pełne zaufanie (a on do Ciebie). Jeśli natomiast jest to jednorazowa transakcja, możesz ręcznie ustawić w systemie bankowości elektronicznej zlecenie przelewu, na przykład na jeden dzień przed ostatecznym terminem zapłaty widniejącym na fakturze.

Przygotuj sobie część potrzebnej kwoty na koncie oszczędnościowym

To świetny sposób nie tylko na to, aby nie zapomnieć o opłaceniu faktury z długim terminem, ale też nie mrozić gotówki i nie być zaskoczonym koniecznością wysupłania wysokiej kwoty za np. 30 dni. Mechanizm jest prosty: faktura opiewa na 5000 złotych. Wpłacasz tę kwotę lub jej lwią część na konto oszczędnościowe przy rachunku firmowym. Pieniądze sobie tam leżą i coś zawsze zarobią. Gdy przyjdzie moment, kiedy trzeba już opłacić fakturę, zrobisz to z tego konta, zostawiając sobie wypracowane odsetki.