Czym jest refakturowanie?

Dokumentowanie sprzedaży towarów i usług za pomocą faktury jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Zdarza się jednak, że firma de facto nie zarabia na świadczeniu, nie osiąga z tego tytułu żadnej korzyści, a więc nie powinna być obciążona naliczonym podatkiem. W takiej sytuacji stosuje się tzw. refakturowanie. Na czym to dokładnie polega? Wyjaśniamy w naszym artykule.

O co chodzi z tym refakturowaniem?

Warto zacząć od tego, że pojęcie refakturowania nie funkcjonuje w polskich przepisach podatkowych. Organy skarbowe dobrze je jednak znają, dlatego przedsiębiorca stosujący tę procedurę zgodnie z prawem nie powinien się obawiać żadnych konsekwencji.

Pisząc najprościej: z refakturowaniem mamy do czynienia w sytuacji, gdy przedsiębiorca odsprzedaje towar lub usługę po takiej samej cenie, za jaką nabył owe dobro. Nie może więc doliczyć ani marży, ani prowizji, ani innych składników wpływających na wartość towaru/usługi.

Z refakturowaniem często mamy do czynienia w relacjach biznesowych pomiędzy hurtowniami czy generalnie dostawcami i odbiorcami towarów oraz usług. Przedsiębiorca może zrezygnować z marży/prowizji, aby np. skłonić klienta do nawiązania stałej współpracy czy wspomóc w ten sposób współpracujący z nim podmiot gospodarczy.

Przykład

Agencja reklamowa przygotowała dla klienta stronę internetową. Klient zlecił jej również wykupienie miejsca na serwerze. Agencja kupiła taką usługę od firmy hostingowej, a następnie refakturowała ją na rzecz klienta, nie doliczając marży czy prowizji.

Dwa rodzaje refakturowania

Refakturowanie może odbywać się w oparciu o różne mechanizmy. Wyróżniamy dwa rodzaje takiej transakcji:

1. Zakup usługi na własny koszt i następnie odsprzedanie jej innemu podmiotowi (klasyczne pośrednictwo).
2. Poniesienie kosztów na rzecz klienta, a następnie obciążenie nimi klienta w dokładnie takiej kwocie, jaką poniósł przedsiębiorca.

Jak prawidłowo refakturować sprzedaż?

Zawsze opieramy się tutaj na zasadach ogólnych, co oznacza, że przedsiębiorca musi sporządzić zwykłą fakturę, choć może dopisać na dokumencie, że jest to „refaktura”. Taki dokument trzeba wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi lub dostarczenia towaru.

Należy przy tym pamiętać, że jeśli usługa/towar nabyty przez przedsiębiorcę był obciążony podatkiem VAT, to taki sam podatek należy wykazać na refakturze. Sam dokument jest neutralny podatkowo, co oznacza, że przedsiębiorca nie opłaci od niego podatku dochodowego czy podatku VAT – transakcja po prostu się bilansuje.