Krajowa podróż służbowa przedsiębiorcy – jakie koszty można rozliczyć w ramach działalności gospodarczej?

Wielu przedsiębiorców regularnie podróżuje po kraju w celach biznesowych – na przykład na spotkania z klientami, na targi branżowe, na różnego rodzaju wydarzenia, negocjacje, zgłoszenia reklamacyjne etc. Tym bardziej warto wiedzieć, że wbrew obiegowej opinii krajowa podróż służbowa przedsiębiorcy daje mu możliwość rozliczenia poniesionych w związku z nią kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Szczegóły znajdziesz w naszym artykule.

Określenie szczegółów podróży

Dla celów podatkowych (w razie ewentualnych czynności sprawdzających lub kontroli) warto sporządzić dokument, w którym przedsiębiorca określa szczegóły związane z planowaną podróżą służbową. W dokumencie tym należy zawrzeć takie informacje, jak:

• imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwa firmy, dane kontaktowe i NIP,
• miejsce docelowe,
• cel podróży służbowej,
• data rozpoczęcia i zakończenia podróży,
• wybrany środek lokomocji lub różne środki lokomocji, z jakich będzie korzystać przedsiębiorca.

Warto przy tym podkreślić, że przepisy nie nakazują, aby podróż służbowa przedsiębiorcy zaczynała się i kończyła w siedzibie jego firmy.

Dieta

Tak, przedsiębiorcy w podróży służbowej również przysługuje dieta. W przypadku podróży krajowych jej wysokość jest niezmienna od lat i w 2022 roku wciąż wynosi 30 zł dziennie. Innymi słowy: tyle przedsiębiorca może wydać na jedzenie i inne produkty spożywcze, aby móc rozliczyć ten wydatek w działalności gospodarczej.

Pamiętaj!

Poza dietą przedsiębiorca nie ma możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z wyżywieniem.

Trzeba również pamiętać, że kwota diety jest uzależniona od czasu trwania podróży służbowej. I tak:

• Jeśli podróż trwa mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;
• Jeśli podróż trwa między 8 a 12 godzin – przysługuje połowa diety;
• Jeśli podróż trwa ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta;

Ważne!

Dobowa kwota diety, jaką ujmiesz w kosztach uzyskania przychodu, nie może przekroczyć 30 zł za każdą dobę podróży. Przekroczenie tego limitu może zostać wychwycone podczas kontroli skarbowej.

Podróż służbowa przedsiębiorcy a koszty eksploatacji pojazdu

Większość przedsiębiorców wybiera się w podróż służbową samochodem firmowym (wprowadzonym do ewidencji działalności gospodarczej lub leasingowanym). Umożliwia to zaliczenie wszystkich uzasadnionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Mamy tutaj na myśli chociażby koszty paliwa, myjni, części do samochodu, napraw etc.

Trzeba natomiast pamiętać, że w przypadku podróży służbowej firmowym samochodem wykorzystywanym w trybie mieszanym (pół na pół prywatnie i służbowo) przedsiębiorca ma możliwość ujęcia tylko 75% wydatków z dokumentów zakupu związanych z eksploatacją pojazdu. Prawo do 100% ujęcia kosztów przysługuje jedynie wtedy, gdy samochód jest w pełni wykorzystywany do celów służbowych, a przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu.

To warto wiedzieć

Przedsiębiorca może się wybrać w podróż służbową także prywatnym samochodem, jednak wówczas odliczy tylko 20% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu w czasie podróży.

Odbywając podróż służbową samochodem przedsiębiorca może ująć w kosztach także wydatki na parkingi, przejazdy autostradą, zakup winiet itd. Tutaj jednak konieczne jest posiadanie dowodu zapłaty – choć nie musi to być faktura. Wystarczy paragon, o ile zawiera on niezbędne elementy faktury (przede wszystkim NIP przedsiębiorcy).

Podróż służbowa komunikacją zbiorową

Jeśli chcesz być eko lub po prostu cenisz sobie wygodę i lubisz oszczędzać, to w podróż służbową możesz się wybrać komunikacją zbiorową – na przykład pociągiem, autokarem czy samolotem. Wydatki na zakup biletów oczywiście także mogą zostać ujęte w kosztach działalności, ale tylko pod warunkiem posiadania rachunku, faktury lub samego biletu.

Pamiętaj

W przypadku podróży koleją, w kosztach możesz ująć sam bilet (bez faktury), o ile trasa przejazdu jest dłuższa niż 50 kilometrów.

Co z noclegiem?

Jeśli podróż służbowa przedsiębiorcy wymaga skorzystania z noclegu, to związane z tym wydatki można ująć w kosztach firmowych. Nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca wybierze hotel, pensjonat, prywatny apartament, hostel etc. Niezbędne jest natomiast uzyskanie dokumentu potwierdzającego fakt skorzystania z noclegu – faktury lub rachunku z danymi przedsiębiorcy.

Warto przy tym pamiętać o dwóch bardzo istotnych kwestiach:

1. Przedsiębiorcy nie obowiązuje limit ryczałtu, co oznacza, że może skorzystać z noclegu w dowolnym obiekcie, niezależnie od ceny za dobę.
2. Przedsiębiorca nie odliczy podatku VAT od faktury za usługi noclegowe.

Inne koszty

Podróż służbowa może wymagać poniesienia przez przedsiębiorcę szeregu innych kosztów, takich jak chociażby zakup biletów na targi, wykupienie miejsca pod stoisko targowe, zakup materiałów reklamowych, zakup biletów na szkolenia branżowe itd.

Każdy taki wydatek może zostać ujęty w kosztach firmowych, ale tylko pod warunkiem, że ma logiczny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą – i to do przedsiębiorcy należy udowodnienie tego związku w razie ewentualnej kontroli.