Jak się przygotować do kontroli z ZUS?

Przedsiębiorcy przyzwyczaili się już do tego, że mogą być kontrolowani przez liczne służby, przede wszystkim skarbowe. Takie uprawnienia ma jednak także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Kontrole z ZUS są wszczynane nieco rzadziej niż te z Urzędu Skarbowego, jednak potrafią być bardzo wnikliwe, frustrujące dla przedsiębiorcy i mogą skończyć się nałożeniem na firmę wysokiej kary finansowej. Jak się przygotować do takiej kontroli? Dowiesz się tego z naszego poradnika.

Co może kontrolować Zakład Ubezpieczeń Społecznych?

Kontrola z ZUS zawsze dotyczy prawidłowości opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Kontrolerów szczególnie interesują firmy zatrudniające pracowników – taka procedura jest natomiast rzadko wszczynana wobec jednoosobowych działalności gospodarczych.

Obecnie kontrolowane są przede wszystkim firmy zatrudniające pracowników ze Wschodu. Niektóre z nich łamią przepisy i nie odprowadzają należnych składek za te osoby, nie zgłaszając ich nawet do obowiązkowych ubezpieczeń.

ZUS stosuje się do tzw. katalogu przedmiotu kontroli, w którym znajdziemy szczegółowe informacje na temat zakresu zainteresowań kontrolerów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Chodzi tutaj przede wszystkim o ustalenie, czy przedsiębiorca zgłosił swoich pracowników do ubezpieczeń społecznych i czy prawidłowo oblicza oraz potrąca składki od ich wynagrodzeń.

ZUS może też skontrolować, czy firma prawidłowo przygotowuje wnioski o świadczenia emerytalne i rentowe oraz czy wypłaca świadczenia z ubezpieczeń społecznych na rzecz pracowników.

ZUS zapowiedział kontrolę? Przygotuj się do niej

Jeśli księgowość Twojej firmy prowadzi biuro rachunkowe, to od razu poproś je o przygotowanie kompletu dokumentów dotyczących opłacania składek na ZUS. Niezbędna będzie dokumentacja pracownicza oraz wszelkie dokumenty poświadczające fakt zatrudnienia określonej liczby osób.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do tego, by zapewnić kontrolerom dobre warunki do przeprowadzenia kontroli. W praktyce oznacza to chociażby konieczność wydzielenia osobnego miejsca do pracy (kontrola jest przeprowadzana w siedzibie firmy).

Utrudnianie kontroli z ZUS jest poważnym naruszeniem obowiązków przedsiębiorcy i grozi nałożeniem na niego grzywny w wysokości do 5 tysięcy złotych. Nie warto zatem wojować z kontrolerami. Jeśli firma wywiązuje się ze swoich obowiązków wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, to kontrola przebiegnie szybko i bezstresowo.