Czym się różni zaliczka od zadatku? Ważne informacje dla przedsiębiorców

Głównym celem prowadzenia działalności gospodarczej jest osiąganie zysków. Przedsiębiorca wystawia fakturę za produkt czy usługę i oczekuje, że kontrahent opłaci ją w terminie. Ponieważ jednak w naszym kraju nagminne są przypadki opóźnień, a nawet unikania zapłaty, coraz więcej firm stosuje mechanizm przedpłaty – choćby częściowej. Można to zrobić na drodze pobrania zadatku lub zaliczki. Oba pojęcia są ze sobą ciągle mylone, dlatego pora wyjaśnić, na czym polega różnica między nimi.  

Czym jest zaliczka?

Zaliczka to częściowa zapłata za towar lub usługę na poczet dostarczenia/realizacji. Strony transakcji umawiają się, że zleceniodawca ureguluje ustaloną część należnej kwoty z góry, a resztę dopiero po tym, jak otrzyma towar lub usługa zostanie zrealizowana w całości. Jest to popularna forma zabezpieczenia interesu – to ważne – obu stron. Dlaczego obu? Ponieważ przedsiębiorca ma zapewnione środki, które mogą mu umożliwić sfinansowanie prac lub opłacenie dostawcy towaru. Z kolei zamawiający zapewnia sobie np. termin realizacji. Firmy bardzo często uzależniają zarezerwowanie terminu właśnie od tego, czy zamawiający opłaci zaliczkę.

Trzeba podkreślić, że zaliczka nie jest terminem prawnym i nie funkcjonuje w polskiej legislacji. To płatność zwyczajowa, ustalana wyłącznie między stronami transakcji.

Przechodzimy do najważniejszej i najbardziej specyficznej cechy zaliczki. Mianowicie: podlega ona zwrotowi. Stanie się tak w momencie, gdy jedna ze stron odstąpi od wykonania umowy. Wówczas kodeks cywilny jasno stanowi, że strony muszą rozliczyć się z wzajemnych świadczeń, co w praktyce oznacza obowiązek zwrócenia pobranej zaliczki.               

Uwaga!

Jeśli umowa zostanie zerwana przez przedsiębiorcę wykonującego usługę czy dostarczającego towar, druga strona może się domagać nie tylko zwrotu zaliczki, ale również zadośćuczynienia, gdyby poniosła z tego powodu jakieś straty.               

Istotne jest również to, że nie ma żadnych okoliczności, które dawałyby przedsiębiorcy prawo do zatrzymania zaliczki, nawet jeśli umowę zerwie kontrahent.         

Czym jest zadatek?

Zadatek to również częściowa zapłata za towar lub usługę, ale zasadnicza różnica między nim a zaliczką polega na tym, że termin ten jest uregulowany w kodeksie cywilnym. Zadatek także zabezpiecza interes przedsiębiorcy, gdyby miało się okazać, że trafił na nierzetelnego kontrahenta. Robi to jednak znacznie skuteczniej niż zaliczka.

Specyfiką zadatku jest bowiem to, że nie podlega on zwrotowi w sytuacji, gdy dochodzi do jednostronnego zerwania umowy. Oczywiście istnieje wyjątek od tej zasady. Jeśli do niewykonania umowy doszło z winy przedsiębiorcy, to klient, który wpłacił zadatek, może zażądać jego zwrotu w – uwaga – dwukrotnie wyższej kwocie.

Przykład:

Firma Jana Kowalskiego zawarła z klientem umowę na wykonanie zabudowy meblowej w kuchni. Klient wpłacił zadatek w wysokości 2000 złotych. Kowalski nie wywiązał się z umowy i poinformował klienta, że nie będzie w stanie zrealizować usługi. W takiej sytuacji klient ma prawo zażądać zwrotu 4000 złotych.                       

Gdyby jednak doszło do odwrotnej sytuacji i to klient w międzyczasie by się rozmyślił i zerwał umowę, to przedsiębiorca nie musi zwracać mu zadatku – wpłacona kwota zostaje u niego na poczet domniemanych kosztów, jakie już poniósł (przedsiębiorca nie musi ich wykazywać).  

Istnieją również inne specyficzne przypadki, w których zadatek podlega zwrotowi. Są to:

• Gdy zadatek miał charakter rzeczowy
• Gdy strony obopólnie rozwiązały umowę
• Gdy żadna ze stron nie ponosi ewidentnej winy za niewykonanie umowy (trzeba to jednak bezspornie wykazać)
• Gdy winę za niewykonanie umowy solidarnie ponoszą obie strony

Uwaga!

Fakt wpłacenia/otrzymania zadatku musi zostać jakoś udokumentowany. Najlepiej, aby była to faktura pro forma z pozycją np. „Zadatek za meble”.

Co wybrać?

W praktyce jedyną skuteczną formą zabezpieczenia się na wypadek zerwania umowy przez klienta jest pobranie zadatku. Zaliczka nie daje takiego komfortu, dlatego dziwi, że wciąż zdecydowana większość przedsiębiorców stosuje ją zamiast zadatku. Z drugiej jednak strony trzeba zawsze pamiętać, że zadatek chroni również interes klienta i jeśli to przedsiębiorca nie wywiąże się z umowy, będzie musiał – poza wymienionymi wyjątkami – zwrócić dwukrotność pobranego zadatku.