Faktury elektroniczne – powszechnie pożądana forma dokumentów księgowych

Faktura elektroniczna – pojęcie i podstawa prawna

Digitalizacja działalności gospodarczej stała się faktem. Z wykorzystywaniem nowoczesnych technologii czy przepływem danych za pośrednictwem nośników elektronicznych mamy do czynienia w niemal każdej firmie. Jednym z jej przejawów jest sukcesywne zastępowanie papierowych dokumentów księgowych fakturami elektronicznymi. Pojęcie faktury elektronicznej zostało wprowadzone do porządku prawnego ponad dziesięć lat temu, a od 2014 roku, za sprawą nowelizacji Ustawy o podatku od towarów i usług, jest ono szczegółowo sprecyzowane.

Nie sposób nie zauważyć, że faktura online jest pożądaną formą wystawiania dokumentu księgowego nie tylko przez wiele firm, ale także przez Ministerstwo Finansów. Przejawem tego są rozpoczęte w lutym 2021 roku konsultacje społeczne ustawy, która zakłada wprowadzenie ustrukturyzowanych efaktur. Faktura elektroniczna wystawiona i otrzymana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur ma przynieść firmom szereg korzyści, m.in. szybszy zwrot VATu.

Warto zwrócić uwagę, że stosowania efaktur oczekuje także Unia Europejska, która Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady zobligowała w istocie państwa członkowskie do wprowadzenia faktur elektronicznych także dla zamówień publicznych. Przejawem tego zalecenia jest wprowadzona w Polsce w listopadzie 2018 roku Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym.

Wystawianie i przesyłanie efaktur za pomocą systemu elektronicznej wymiany danych

Wystawianie i przekazywanie faktur elektronicznych może budzić wśród przedsiębiorców pewne obawy. W świetle obowiązujących przepisów nie są one jednak uzasadnione. Faktura elektroniczna została bowiem zrównana z dokumentem papierowym, co oznacza, że musi ona zawierać takie same elementy. Co więcej, ustawodawca wprost wskazał, że spełnienie obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury w odniesieniu do efaktur możliwe jest w łatwy sposób tj. przez wykorzystanie elektronicznej wymiany danych tzw. EDI.

Oferowane przez operatorów EDI rozwiązania pozwalają nie tylko zapewnić wskazane trzy cechy dokumentu, ale też w łatwy i bezpieczny sposób wystawiać, przechowywać i archiwizować faktury elektroniczne. Efaktury edison.pl, jednego z czołowych operatorów systemu, mogą także podlegać dodatkowemu sprawdzeniu pod względem poprawności biznesowej i rachunkowej. Rozwiązania takie zależą od indywidualnych ustaleń.

Należy wskazać, że ustawodawca stworzył także system do przekazywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych. Platforma Elektronicznego Fakturowania ma usprawnić obsługę efaktur w toku zamówień publicznych, w tym umożliwia ich przygotowanie, wysyłanie, sprawdzanie poprawności i kompletności dokumentu. Usługi w ramach PEF świadczy obecnie dwóch brokerów. 

Akceptacja stosowania faktur online

Stosowanie faktur online ustawodawca uzależnił od akceptacji odbiorcy dokumentu. Nie określił przy tym, w jaki sposób zgoda ta powinna zostać wyrażona. Przyjmuje się zatem, że możliwe jest złożenie oświadczenia na piśmie, w formie ustnej lub elektronicznej. Ponadto za akceptację otrzymywania faktur elektronicznych uznaje się także zapłatę za fakturę online.

W sposób odmienny ustawodawca uregulował kwestię akceptacji otrzymywania efaktur w zamówieniach publicznych. Zamawiający jest bowiem zobowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Oznacza to rezygnację z ogólnej zasady konieczności wyrażenia zgody na stosowanie dokumentów w takiej formie.