Przechowywanie dokumentów sprzedaży w formie elektronicznej: problem niejasnego prawodawstwa

Dla wielu przedsiębiorców elektroniczny obieg dokumentów jest czymś oczywistym i nie wyobrażają sobie oni przechowywania np. faktur papierowych w stosach segregatorów. Nie brakuje jednak biznesów, dla których jest to przykra konieczność. Co prawda istnieją powszechnie dostępne metody przechowywania papierowych dokumentów sprzedaży w formie elektronicznej, natomiast w obecnym stanie prawnym ta praktyka budzi pewne wątpliwości. Po szczegóły zapraszamy do naszego artykułu.

Ryzyko podważenia rozpoznania kosztu

Trzeba pamiętać, że prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania dokumentów sprzedaży i zakupu do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego – czyli w praktyce przez 5 lat. Jeśli są to dokumenty papierowe, to po tak długim czasie mogą one stać się nieczytelne, zaginąć etc. Stąd rozsądnie jest archiwizować je w formie elektronicznej.

Należy jednak zaznaczyć, że w Polsce zdarzały się już przypadki podważania skanów dokumentów i tym samym odmowy prawa do rozpoznania kosztu czy odliczenia podatku VAT z tytułu danej transakcji. Powód? Najczęściej brak oryginału dokumentu, przez co nie można było ustalić integralności skanu.

Przepisy są archaiczne

Kwestię przechowywania dokumentacji podatkowej, a więc także dokumentów sprzedaży i zakupu, regulują dwie ustawy. Pierwsza z nich została przyjęta 29 sierpnia 1997 roku, druga – o podatku od towarów i usług – 11 marca 2004 roku.

Nie musimy chyba dodawać, że w tamtych okresach królował papierowy obieg dokumentów, a Internet był w powijakach. Nikt zatem nie myślał o skanowaniu dokumentów, przechowywaniu ich w chmurze obliczeniowej, na serwerach etc.

Dziś brak nowelizacji przepisów odbija się czkawką zarówno przedsiębiorcom, jak i organom skarbowym, ponieważ bardzo utrudnia to z jednej strony przechowywanie dokumentacji, a z drugiej kontrolowanie przedsiębiorstw pod kątem prawa do odliczenia podatku VAT czy rozpoznania kosztu podatkowego.

Mamy również do czynienia ze swoistym paradoksem, gdzie obie przytoczone ustawy z jednej strony nakazują przechowywanie dokumentacji do momentu przedawnienia się zobowiązań podatkowych, a z drugiej nie wskazują, w jaki sposób należy to robić, nie zabraniając przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej. To rodzi spory pomiędzy podatnikami a fiskusem, które miały już swój finał w sądach administracyjnych.

Interpretacje – ale tylko indywidualne

W Polsce było wiele spraw, w których sądy musiały się wypowiedzieć, czy podatnik ma prawo rozpoznać koszt uzyskania przychodu i dokonać odliczenia podatku VAT w oparciu o elektroniczne archiwum dokumentów podatkowych. Problem w tym, że wydawane decyzje skutkowały jedynie koniecznością zastosowania indywidualnej interpretacji przepisów, co nie ma przełożenia na ogólne prawodawstwo.

Oznacza to, że każdy przedsiębiorca, któremu fiskus podważy koszt, ponieważ ten nie dysponuje oryginalną fakturą, a jedynie jej kopią elektroniczną, może być zmuszony do „boksowania się” z administracją państwową w sądzie.

Na szczęście wiele takich spraw kończy się po myśli przedsiębiorców. Przykładem może być interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, którą uzyskał jeden z podatników pytający, czy może zastosować odliczenia VAT na podstawie skanów dokumentów, jeśli nie posiada oryginalnych faktur, które uległy zgubieniu/zniszczeniu.

Dyrektor potwierdził stanowisko przedsiębiorcy, natomiast znów – odwołując się do zapisów wcześniej wymienionej ustawy o podatku od towarów i usług, która nie przystaje do dzisiejszych realiów. Oznacza to, że choć w tym przypadku interpretacja jest korzystna, to wciąż dotyczy ona tylko tego konkretnego przypadku i nie musi być wiążąca dla innych organów skarbowych.

Jak to wygląda w praktyce?

Sami urzędnicy skarbowi doskonale zdają sobie sprawę z tego, że przepisy są archaiczne, a proceder przechowywania dokumentów podatkowych w formie elektronicznej stał się na tyle powszechny, iż po prostu akceptują np. udostępnione w ten sposób faktury sprzedażowe i zakupowe. Warunek jest jeden: musi istnieć możliwość jednoznacznego potwierdzenia autentyczności i integralności dokumentu.

Problem ten rozwiązują m.in. programy do fakturowania, które automatycznie nadają dokumentom odpowiednią numerację. Stosowne zaświadczenie może również wystawić biuro rachunkowe obsługujące przedsiębiorcę w formie online, które na co dzień operuje dokumentami udostępnianymi elektronicznie.

Podsumowanie

Obecnie bazujemy na prawie, które bez indywidualnych interpretacji kompletnie nie przystawałoby do realiów, w jakich funkcjonują i przedsiębiorcy, i urzędnicy administracji skarbowej. Istnieje powszechne przyzwolenie dla przechowywania dokumentacji podatkowej w formie elektronicznej, natomiast to wcale nie oznacza, że samo udostępnienie skanów w razie kontroli zaspokoi oczekiwania urzędników.

Sytuacja powinna się diametralnie zmienić wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur, który w zasadzie wymusi elektroniczny obieg dokumentów podatkowych. Przypomnijmy, że KSeF ma wejść w życie 1 lipca 2024 roku, a dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT stanie się obowiązkowy 1 stycznia 2025 roku.