Każda firma, która wysyła pracowników do pracy w delegacji (czyli poza siedzibą przedsiębiorstwa), jest zobowiązana do zapewnienia im środków do utrzymania się na miejscu. Najczęściej formę takiego dodatku spełnia dieta. Obowiązują konkretne stawki i zasady, na podstawie których obliczana jest wysokość diety. Co ważne, inne wartości dotyczą wyjazdów krajowych, inne zagranicznych. Zebraliśmy wszystko w jednym miejscu.
Warto na początek podkreślić, że delegacja w obrębie kraju musi mieć konkretne podstawy. Przedsiębiorca powinien dokładnie wiedzieć, kiedy wyjazd pracownika będzie traktowany w takich właśnie kategoriach. Generalnie za delegację uznajemy fakt wysłania podwładnego do pracy w innym miejscu niż siedziba firmy. Musi on także opuścić swoje zwykłe stanowisko pracy – np. wyjechać do innego miasta i tam wypełniać obowiązki służbowe. Ma to jednak miejsce tylko czasowo – w przypadku stałego pobytu poza siedzibą firmy będziemy mieć do czynienia z oddelegowaniem. Tę różnicę dokładnie przedstawimy Wam w osobnym artykule.
Dieta krajowa przysługuje pracownikowi już od momentu rozpoczęcia przez niego podróży, czyli np. uruchomienia silnika i ruszenia spod firmy. To bardzo ważne, aby przedsiębiorca zawsze pamiętał o doliczeniu do rozliczenia czasu dojazdu i powrotu z delegacji swojego pracownika.
Stawka diety krajowej nie zmieniła się w Polsce od 1 marca 2013 roku i obecnie, w 2015 roku, nadal wynosi ona 30 złotych. Ta wartość jest istotna do obliczania także innych dodatków pracowniczych dla osób pozostających w delegacji, czyli ryczałtu za nocleg (wynosi on 150% diety) oraz ryczałtu na dojazdy (20% diety).
Wysokość diety, jaką należy wypłacić pracownikowi, oblicza się zgodnie z obowiązującym schematem:
- od 8 do 12 godzin – połowa diety
- powyżej 12 godzin – cała stawka diety
- za każdą kolejną pełną dobę – cała stawka diety
- za rozpoczętą dobę do 8 godzin – połowa diety
- za rozpoczętą dobę powyżej 8 godzin – cała stawka diety
Ważne!
Trzeba pamiętać, że dieta nie przysługuje pracownikowi, który jest oddelegowany do pracy w miejscy swojego stałego lub czasowego zameldowania lub gdy pracodawca zapewnia całodniowe, bezpłatne wyżywienie.
Polskie firmy bardzo często wysyłają swoich pracowników w podróże służbowe poza granice kraju. Wówczas jednak należy pamiętać o tym, że stawka diety nie jest stała i zależy od konkretnego kierunku wyjazdu.
Ważne!
Pełen wykaz stawek dla poszczególnych krajów znajdziecie na stronie internetowej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.
Dieta zagraniczna oczywiście musi być naliczana zgodnie z zasadami. Oto one:
Oczywiście są wyjątki i dotyczą one sytuacji, w której pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne, całodniowe wyżywienie. Wówczas wysokość diety spada do poziomu 25% podstawowej stawki. W przypadku wyżywienia częściowego od diety odliczana jest jej proporcjonalna część – 15% dla śniadania, 30% dla obiadu lub kolacji i 25% dla innych świadczeń, jak np. bilety komunikacyjne.
Podobnie, jak w przypadku diety krajowej, należy pamiętać o tym, że jest ona naliczana już z uwzględnieniem czasu podróży.