Księgowość online – czy to dobre rozwiązanie dla biznesu?

Internet jest dziś podstawowym narzędziem w prowadzeniu biznesu. Nie tylko stanowi źródło informacji i jest nośnikiem marketingu (strona www, reklama w wyszukiwarce, kampanie banerowe), ale także stał się świetnym miejscem do realizacji zwykłych czynności administracyjnych. Doskonałym przykładem jest tu księgowość online. Wielu przedsiębiorców jednak się jej obawia, głównie z powodu wątpliwości dotyczących bezpieczeństwa obiegu dokumentów. Czy słusznie? Poznajcie plusy i minusy tego rozwiązania.

Księgowość online – czym właściwie jest?

Pod hasłem „księgowość online” mieszczą się różne formy wykorzystania Internetu do celów prowadzenia firmowej dokumentacji. W sieci znajdziemy m.in. mnóstwo programów online, które umożliwiają samodzielne uporanie się z wystawianiem faktur, wypełnianiem deklaracji podatkowych, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów czy środków trwałych. Na podstawowym etapie rozwoju firmy to może wystarczyć. Jednak nie każdy przedsiębiorca chce lub może sobie pozwolić na angażowanie swojego czasu. Wówczas pozostaje wybór biura rachunkowego, które umożliwia prowadzenie księgowości online.

Dostawców takich usług jest mnóstwo. Najczęściej są to zwykłe biura, które jednak nie wymagają od swoich klientów osobistego kontaktu i dostarczania dokumentów do księgowania. Wystarczy wysyłać je pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem specjalnych paneli administracyjnych (w postaci skanów). Takie panele bywają całkiem rozbudowane, umożliwiając wystawienie faktury czy innej dokumentacji firmowej.

Szybciej i często taniej

Biura rachunkowe oferujące swoje usługi online w zasadzie prowadzą księgowość firmy w taki sam sposób, jak stacjonarne. Przygotowują deklaracje, obliczają wysokość należnego podatku, prowadzą księgę przychodów i rozchodów, ewidencjonują środki trwałe. W sytuacji, gdy potrzebna jest nam porada, najczęściej możemy skontaktować się z pracownikiem odpowiedzialnym za obsługę naszego biznesu – czy to mailowo, czy telefonicznie.

Ma to swój niezaprzeczalny plus – wszystko odbywa się szybko i wygodnie. Nie musimy jeździć do biura, dostarczać mu dokumentów osobiście. Wszystko jesteśmy w stanie załatwić zza biurka. To przekonuje dziesiątki tysięcy przedsiębiorców, którzy już korzystają z księgowości online.

Dla wielu ważnym argumentem jest też cena usługi. Większość biur online oferuje pakiety, uzależniając ostateczny koszt od liczby księgowanych dokumentów. Można spokojnie znaleźć oferty poprowadzenia księgowości już za 50 złotych netto lub bardziej rozbudowane (np. 100 dokumentów księgowych w miesiącu) za 100 złotych netto.

Czy to jest bezpieczne?

Warto wiedzieć, że biura działające online stosują dokładnie takie same zasady bezpieczeństwa obiegu dokumentów, jak te stacjonarne. Jeśli współpracujemy z profesjonalnym dostawcą usługi nie musimy się raczej niczego obawiać. W dodatku przesyłając skany drogą elektroniczną zyskujemy dowód ich dostarczenia – to ważne w sytuacji, gdyby jakiś dokument jednak zaginął.

Wirtualne (tylko z nazwy) biuro rachunkowe bierze także odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie naszej księgowości. Podpisujemy z nim umowę i udzielamy mu pełnomocnictwa do reprezentowania nas przed organami skarbowymi – np. występowania w naszym imieniu z różnymi wnioskami. Wszystko działa dokładnie tak samo, jak w przypadku stacjonarnego biura.

Świetne rozwiązanie, ale do czasu

Z pewnością korzystanie z księgowości online jest wygodne, ale w praktyce polecane raczej tylko drobnym przedsiębiorcom, którzy nie generują dużej liczby dokumentów, nie zatrudniają wielu osób i ograniczają swoje kontakty z organami skarbowymi do absolutnego minimum. Klasyczny model – potwierdzony zresztą przez dostawców takich usług – wygląda w ten sposób, że gdy firma korzystająca z księgowości online rośnie, to jednak ostatecznie przechodzi pod skrzydła stacjonarnego biura lub zatrudnia własną księgową. Dlaczego?

Dla wygody. Przesyłanie setek dokumentów drogą elektroniczną staje się kłopotliwe i czasochłonne. Większość przedsiębiorców nie chce również we własnym zakresie tej dokumentacji przechowywać – w razie kontroli skarbowej będą bowiem zobligowani do jej przedstawienia w miejscu, gdzie się aktualnie znajduje, a to powoduje duży dyskomfort. Kolejnym powodem jest rosnący – wraz z rozwojem firmy – poziom skomplikowania różnych spraw księgowych, który wymaga szybkiej pomocy i reakcji ze strony biura. Na to w wersji online trudno liczyć.

Podsumowując: księgowość online jest bardzo dobrym pomysłem na wczesnym etapie rozwoju biznesu. W pewnym momencie warto jest jednak przejść pod skrzydła klasycznego biura, które zagwarantuje nam większy spokój i fachową opiekę w miejscu działania firmy.