Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dokumenty księgowe?

Kwestia przechowywania dokumentacji firmowej spoczywa na barkach przedsiębiorcy. Może on zlecić to biuru rachunkowemu, jednak osobiście odpowiada za to, aby udostępnić te dokumenty organowi kontrolnemu. Warto również wiedzieć, że obowiązują konkretne ramy czasowe, w jakich przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać zarówno księgi podatkowe, jak i dokumenty księgowe. Wyjaśniamy to w naszym poradniku.

Jakie dokumenty podlegają przechowywaniu?

Zgodnie z Ordynacją podatkową każdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą jest zobligowany do przechowywania księgi przychodów i rozchodów (w przypadku podmiotów opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym) lub ewidencji przychodów (w przypadku podmiotów opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych).

To jednak nie wszystko. Na liście dokumentów firmowych podlegających przechowywania znajdziemy także wszelką dokumentację związaną z księgowaniem czynności gospodarczych, czyli:

• rejestry VAT,
• faktury sprzedaży i zakupu,
• dowody wewnętrzne,
• faktury korygujące,
• noty korygujące,
• noty księgowe,
• ewidencje środków trwałych,
• ewidencje przebiegu pojazdów (jeśli rozliczamy koszty w oparciu o tzw. kilometrówkę),
• spis z natury i inne dokumenty inwentaryzacyjne.

Jak długo należy przechowywać takie dokumenty?

Ordynacja podatkowa jasno wskazuje, że przedsiębiorca musi zapewnić dostęp do wymienionych dokumentów przez okres aż 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład:

Jan Kowalski wystawił fakturę sprzedaży w sierpniu 2020 roku. Termin zapłaty podatku minął we wrześniu lub w październiku, w zależności od tego, czy Kowalski rozlicza się miesięcznie czy kwartalnie. Oznacza to, że musi przechować fakturę do 2026 roku.

Z uwagi na tak długi okres przechowywania dokumentów księgowych obecnie standardem staje się ich archiwizowanie w formie cyfrowej, na przykład skanu czy e-faktury. To nie tylko pozwala oszczędzić miejsce w biurze, ale także minimalizuje ryzyko zniszczenia dokumentów czy ich zagubienia, co mogłoby się wiązać z poważnymi konsekwencjami w razie przeprowadzenia kontroli w przedsiębiorstwie.