Dowód księgowy to nie tylko faktura!

Wielu przedsiębiorców błędnie sądzi, że może zaliczyć dany wydatek w poczet kosztów uzyskania przychodu jedynie na podstawie faktury. Owszem, to najważniejszy dowód księgowy, ale wcale nie jedyny. Zakup i sprzedaż można ewidencjonować na różne sposoby, także przy pomocy innych dowodów księgowych. Poznaj te najpopularniejsze i dowiedz się, jak należy je stosować w księgowości.

Co może być uznane za dowód księgowy

Zwróć uwagę na słowo „uznane”. Chodzi tutaj bowiem o to, aby nie tylko przedsiębiorca miał poczucie, że dokument faktycznie potwierdza dokonanie przez niego zakupu lub sprzedaży. Takie poczucie musi mieć przede wszystkim urzędnik, który ewentualnie zechce skontrolować firmowe księgi.

Generalnie istnieje całkiem długa lista dokumentów dla celów podatkowych, którymi można się posługiwać w księgowości. Najpopularniejsze z nich, to:

• Dowody przesunięć,
• Faktury sprzedaży wchodzące w skład dziennego zestawienia dowodów,
• Dowody opłat administracyjnych, pocztowych czy bankowych,
• Noty księgowe – te dokumenty sporządza się w celu skorygowania zapisu dotyczącego konkretnej operacji gospodarczej. Noty księgowe najczęściej otrzymuje się od kontrahentów lub też im przekazuje.

Prawidłowe zaksięgowanie dowodów

Każdy dowód księgowy, który nie jest fakturą, musi zostać porządnie opisany. Należy określić rodzaj transakcji, wskazać jej celowość (jeśli wydatek ma być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu), wymienić strony transakcji i datę jej zawarcia. Wszystkie te informacje muszą być możliwie szczegółowe, aby uwiarygodnić dowód w oczach kontroli skarbowej.

Niezbędne jest oczywiście dokładne określenie wartości przedmiotu operacji gospodarczej. Tutaj może być przydatny dodatkowy dokument, który uwiarygodni deklarację przedsiębiorcy. Warto więc dołączyć do dowodu np. wyciąg z konta firmowego czy blankiet wydany przez bankomat.

Warto wiedzieć

Urzędy skarbowe honorują również dowody wewnętrzne, ale wyłącznie w określonych sytuacjach. Chodzi np. o ewidencję diet wypłaconych pracownikom z tytułu podróży służbowej.

Dowody zastępcze są jak najbardziej dopuszczalną formą potwierdzania operacji gospodarczych i mogą stanowić podstawę księgowania przychodów lub wydatków. Należy jednak pamiętać, że nie dotyczy to operacji opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (VAT) oraz działalności polegającej na skupie metali nieżelaznych (skupy złomu mają obowiązek precyzyjnego ewidencjonowania transakcji, aby utrudnić zadanie złodziejom).