Delegacja czy oddelegowanie? Na czym polega różnica?

Wydawać by się mogło, że oba sformułowania są synonimami. Nic bardziej mylnego. W biznesie nie ma miejsca na domysły, bo mogą one nas bardzo drogo kosztować. Dlatego każdy pracodawca, który wysyła swoich pracowników do wykonywania obowiązków służbowych poza firmą, powinien dokładnie wiedzieć, na czym polega różnica między delegacją a oddelegowaniem. Mamy dla Was zestaw praktycznych wyjaśnień.

Delegacja – tylko poza siedzibę firmy i na czas określony

Zgodnie z powszechnie przyjętą definicją delegacji, jest to pobyt pracownika poza zwykłym miejscem wykonywania obowiązków służbowych, aby wykonywać je gdzieś indziej na zlecenie firmy. Najczęściej traktujemy tak podróż biznesową, wyjazd na targi, spotkanie u klienta w innym mieście. W delegacji są często osoby zajmujące stanowiska kierownicze, które nadzorują firmowe inwestycje i projekty w różnych częściach kraju, a nawet świata.

Najważniejsze w tym wszystkim jest jednak to, że pracownik nie może przebywać w delegacji stale. Może na nią jedynie wyjeżdżać, aby czasowo opuścić swoje standardowe stanowisko pracy. Jak należy to rozumieć w praktyce? Podajemy przykład:

Księgowa, która jest zatrudniona w firmie z siedzibą w Warszawie, ale stale pracuje w jej oddziale w Krakowie, nie przebywa na delegacji. Jej normalne stanowisko pracy znajduje się bowiem poza główną siedzibą – nie musi ona tam dojeżdżać, dlatego nie ma mowy o delegacji.

Zupełnie inaczej będzie, gdy:

Księgowa jest zatrudniona w firmie z siedzibą w Warszawie i tam normalnie pracuje. Firma ma oddział w Krakowie, który zmaga się z problemami z dokumentacją, dlatego wysyła księgową do tego oddziału, aby uporządkowała wszystkie sprawy w ciągu np. tygodnia. Wówczas księgowa przebywa w delegacji.

Czym jest oddelegowanie?

Z formalnego punktu widzenia zjawisko „oddelegowania” nie istnieje, bo nie wspominają o nim żadne przepisy pracownicze czy kadrowe. Jest to raczej termin potoczny, ale nie należy go nigdy używać zamiennie z delegacją. Różnica polega bowiem przede wszystkim na czasie trwania pobytu pracownika poza swoim głównym miejscem pracy.

Urzędy Skarbowe interpretują to w taki sposób, że klasyczna delegacja jest wyjazdem krótkotrwałym. Jeśli więc pracownik wyjechał w podróż służbową na tydzień, to jak najbardziej można to uznać za delegację. Jeśli jednak doszło do sytuacji, w której firma wysłała pracownika w inne miejsce – w kraju czy za granicą – na okres np. 6 miesięcy, wówczas mamy do czynienia z oddelegowaniem.

Dlaczego jest to takie ważne?

Prawidłowe odróżnienie delegacji od oddelegowania ma znacznie z powodów podatkowych. Jak wiadomo, pracownikowi wysłanemu w delegację należy się dieta, zwrot kosztów dojazdu i zakwaterowania. Co bardzo ważne, te firmowe wydatki nie są oskładkowane. Przedsiębiorca nie musi więc doliczać do nich kosztów ubezpieczenia społecznego czy zdrowotnego. Jednocześnie może je natomiast zaliczyć w poczet kosztów prowadzenia biznesu.

W przypadku oddelegowania dieta oczywiście nie przysługuje, a pracownik jest wynagradzany stałą kwotą ujętą w umowie o pracę – czyli w pełni oskładkowaną. Dlatego właśnie Urzędy Skarbowe różnicują te dwie formy pracy poza siedzibą przedsiębiorstwa. Chodzi o to, aby firmy nie wykorzystywały formuły delegacji do zaniżania bazowych składników wynagrodzenia i oferowania pracownikom nieoskładkowanych, a więc tańszych „dodatków” w postaci diet.

Urzędy Skarbowe przyjmują z reguły, że delegacja może trwać bez przerwy do 3 miesięcy – dłuższe pobyty pracowników poza siedzibą firmy są już traktowane jako oddelegowanie.