Koszty wdrożenia oprogramowania w firmie – nie bagatelizuj tego!

Kupując oprogramowanie do firmy bardzo często nie zwracamy uwagi na niezwykle istotną kwestię: koszty jego wdrożenia. Nie zawsze producenci oprogramowania oferują wdrożenie w cenie – częściej wręcz jest to traktowane, jako usługa dodatkowa. Jak uniknąć nieporozumień w tym zakresie? Sprawdź w naszym poradniku.

Dopytaj o koszty wdrożenia

Jeśli masz już wybrane oprogramowanie dla Twojej firmy, na przykład system ERP, to nigdy nie zakładaj w ciemno, że producent lub sprzedawca zaoferuje jego wdrożenie w cenie. Musisz po prostu o to dopytać, a przede wszystkim zacząć od dokładnego przeczytania specyfikacji produktu. Jeśli nie ma w niej wzmianki na temat tego, że producent/sprzedawca zapewnia wdrożenie, to na pewno cena nie obejmuje tej usługi.

Tymczasem koszty wdrożenia mogą być bardzo wysokie. Obejmują one:

• instalację oprogramowania na firmowych urządzeniach lub przekazanie linku do platformy online, jeśli oprogramowanie funkcjonuje w chmurze obliczeniowej,
• przeszkolenie z obsługi oprogramowania,
• przeprowadzenie niezbędnych aktualizacji,
• usunięcie konfliktów mogących zaburzać działanie oprogramowania – na przykład konflikt z programem antywirusowym czy zaporą sieciową.

Dodatkowo zawsze warto dopytać, czy w cenie oprogramowania otrzymujemy bezpłatne aktualizacje oraz pomoc przy ich zainstalowaniu. Obecnie producenci dążą do tego, aby aktualizacje instalowały się automatycznie w czasie, gdy nikt nie korzysta z oprogramowania, ale i tak warto się co do tego upewnić.

Dlaczego wdrożenie jest tak ważne?

Praktyka pokazuje, że prawidłowe wdrożenie oprogramowania jest równie istotne jak sama funkcjonalność narzędzia. W wielu firmach błędy wdrożeniowe powodują brak możliwości pełnego wykorzystania potencjału oprogramowania czy częste awarie, które kończą się koniecznością skorzystania ze zdalnej pomocy technicznej.

Wdrożenie jest szczególnie istotne z punktu widzenia pracowników, którzy będą korzystać z nowego oprogramowania. Muszą oni dokładnie wiedzieć, jak to narzędzie działa, jakie funkcje oferuje, co oznaczają poszczególne sekcje, jak rozwiązywać pojawiające się problemy. Dzięki temu będą mogli od razu zacząć wykorzystywać oprogramowanie w swojej pracy, bez ciągłego dzwonienia do pomocy technicznej, co jest nie tylko irytujące, ale też odbija się na efektywności firmy.