Istnieje od dekady, ale jeszcze nigdy nie przeżywał tak dynamicznego rozwoju, jak w pandemicznym roku 2020 – rynek wirtualnych biur. Rozwiązanie wybierane do tej pory najczęściej przez osoby startujące „na swoim” – freelancerów, specjalistów, wszystkich tych, których praca lub prowadzenie biura zamykało się w czterech ścianach własnego mieszkania. To zazwyczaj takie osoby decydują się na zarejestrowanie bądź przeniesienie swojej działalności gospodarczej poza domowy adres. Zeszły rok sprawił, że skorzystanie z wirtualnego biura coraz częściej rozważali ci przedsiębiorcy, którzy zmuszeni zostali do przemodelowania swojego pomysłu na firmę. W ramach tego przemodelowania pojawiała się konieczność cięcia kosztów biurowych.
Niezależnie od tego czy wirtualne biuro stanowi usługę komplementarną w ofercie biura księgowego czy jest uzupełnieniem działalności kompleksu biurowego – obsługa wirtualnych klientów staje się coraz większym wyzwaniem z każdym kolejnym „e-najemcą”. Wyzwania te można zamknąć w trzech wymiarach. Komunikacyjny wiąże się z koniecznością informowania klienta o wszelkich zdarzeniach, które mają miejsce pod jego adresem firmowym – najczęściej wiąże się to z korespondencją. Organizacyjny to najczęściej wyzwanie dla tych operatorów, którzy świadczą usługi krótkoterminowego najmu powierzchni – sal konferencyjnych czy przestrzeni coworkingowych. Finansowy w przypadku tego typu działalności również może oznaczać wyzwanie – klienci korzystają z różnego rodzaju usług uzupełniających podstawowy abonament, mogą mieć różnie skonstruowane umowy, a cennik wirtualnego biura może być uzależniony od różnych zmiennych.
Zarządzanie takim biznesem w sposób sprawny i elastyczny to nie tylko wygoda operatora, ale również komfort wirtualnych najemców. Ci mogą przecież wybierać z wielu ofert, a lokalizacja – często kluczowa w przypadku fizycznego najmu – przestaje być kluczowym argumentem. Na pierwszy plan wysuwa się jakość obsługi.
Uporządkowanie zarządzania wirtualnym biurem realizowane jest przez ich operatorów na różne sposoby. Wsparciem może być nawet kreatywnie wykorzystywany pakiet Office – ze szczególnym uwzględnieniem arkusza kalkulacyjnego oraz programu pocztowego. Pomocy można szukać również w innych rozwiązaniach informatycznych – już wykorzystywanych w firmie – księgowi porządkują procesy wychodząc od „tematyki” finansowo-fakturowej, centra biurowe np. przenoszą tę usługę do aplikacji typu CRM.
We wszystkich tych przypadkach zazwyczaj nie udaje się osiągnąć efektu, który zapewnia dedykowana platforma informatyczna. To korzyści wynikające z jednego środowiska – korzystamy bowiem podwójnie kiedy wszystko „dzieje się” w jednym miejscu i pozwala maksymalnie automatyzować działania. Dlatego coraz więcej operatorów wirtualnych biur, gdy baza klientów osiągnęła dwu lub trzy-cyfrowe wartości, decyduje się na uporządkowanie zaplecza IT. Oczywiście – co jest wyznacznikiem ostatnich lat – nie oznacza to już konieczności realizacji ogromnego projektu. Inwestycje sprzętowe czy wielotygodniowe prace wdrożeniowe wyparły już ostatecznie rozwiązania w chmurze. Najczęściej wybieranym rozwiązaniem w tym obszarze stała się platforma DESKTOMY, wspierająca obecnie blisko 10% polskiego rynku.
Platforma DESKTOMY to oprogramowanie stworzone kilka lat temu z myślą o zarządzaniu wirtualnym biurem. Jej twórcy wierni są niezmiennie zasadzie, że oprogramowanie takie musi być proste, przejrzyste i intuicyjne. Ważniejsze od niekończącej się liczby opcji i funkcji ma być automatyzacja procesów oraz ścisła zależności między możliwościami, jakie daje a oczekiwaniami, jakie się przed nią stawia. Możliwe jest to jednak tylko pod warunkiem, że oprogramowanie takie słucha swoich użytkowników – to druga najważniejsza zasada, jaka ma być w przypadku DESKTOMY niezmienna. Operatorzy wirtualnych biur mogą zgłaszać swoje uwagi na bieżąco, a wszelkie ich pomysły są rozpatrywane w krótkim czasie w kontekście kolejnych aktualizacji oprogramowania.
Komunikator pozwala na obsługę klientów praktycznie w trybie 24h/7. Moduł rezerwacji sal konferencyjnych ułatwia ten proces obu stronom, gwarantując porządek i przejrzystość w dostępie do wynajmowanych na godziny przestrzeni biurowych. Obsługa korespondencji realizuje podobne założenia w odniesieniu do przesyłek pocztowych, która dociera do klienta pod jego adres siedziby – w tym kontekście całkiem realny adres ? Najemca otrzymuje informację o nadejściu nowej przesyłki pocztowej, któremu może również towarzyszyć załącznik w postaci skanu jej zawartości, a także dodatkowe powiadomienie sms. Ogromnym usprawnieniem we wszystkich powyższych procesach jest baza klientów – systematycznie rozbudowywana oraz aktualizowana skraca wszystkie konieczne czynności do minimum.
Nie byłoby jednak w pełni funkcjonalnego rozwiązania, gdyby automatyzacja nie obejmowała również wymiaru finansowego takiej działalności. Pierwszym – najbardziej oczekiwanym przez użytkowników – krokiem w stronę kompleksowości DESKTOMY stało się udostępnienie w zeszłym roku modułu fakturowania. Z jednej strony pozwala on zamknąć pewien logiczny ciąg zdarzeń, z drugiej wspiera operatora wirtualnego biura praktycznie we wszystkich trzech, opisanych wcześniej wymiarach. Dlaczego?
1. Komunikacja
Na początek temat najmniej oczywisty. Dokumenty generowane przez ten moduł – rachunki, pro-formy czy faktury VAT – to kolejny wymiar komunikacji. To comiesięczna informacja podsumowująca zrealizowane usługi oraz związane z nimi koszty. W ujęciu księgowym to po prostu dokument, w naszych relacjach z Klientem zyskują jednak dodatkowy walor. Pozwalają na kolejnym poziomie profesjonalizować komunikację z Klientem oraz budować wizerunek dostawcy. Teza na wyrost? Tylko pozornie. Przecież każdy z nas potrafi natychmiast wskazać różnice w „zafakturowaniu” nas przez międzynarodowy telekom a warsztat, który wymienia nam opony. Ten sam dokument, proces jego wygenerowania i dostarczenia to już, wizerunkowo, dwa zupełnie różne światy…
2. Organizacja
Usługa wirtualnego biura może być bardzo różnie umiejscowiona w globalnym modelu prowadzenia biznesu - niezależnie od liczby „wirtualnych najemców”. Załóżmy, że jest ich stu. Łatwo wyobrazić sobie, że tysiące zdarzeń jakie odbywają się na przestrzeni miesiąca przy takiej skali działalności mogą mieć inny wymiar dla:
- biura księgowego czy HR’owego, które traktuje tę usługę jako komplementarną
- firmy, która poświęca się w pełni takiej działalności
- centrum biurowemu, które równolegle prowadzi najem realnych przestrzeni biurowych, stref coworkingowych, biur serwisowanych przez podmioty trzecie oraz strefy handlowo-usługowej na terenie swojego centrum
Trzy różne przypadki – zupełnie inne wyzwania organizacyjne oraz sposób wykorzystania DESKTOMY. Różne korzyści z automatyzacji procesu fakturowania.
3. Finanse
“Last but not least” – od teraz DESKTOMY generuje dla wirtualnych najemców dokumenty księgowe w oparciu o analizę wszelkich zdarzeń, jakie odnotowało na przestrzeni minionego okresu rozliczeniowego. Ale to nie wszystko. Również przypomni o mijającym terminie płatności, konieczności przedłużenia umowy i innych faktach, które wprost przekładają się na sprawne i skuteczne prowadzenie tego biznesu. Należy również patrzeć na uruchomienie modułu fakturowania jak na pierwszy krok zmierzający do „otwierania” się DESKTOMY na potrzeby finansowo-księgowe swoich Klientów. Kolejne kroki w postaci modyfikacji, rozwoju oraz stopniowego integrowania z zewnętrznym oprogramowaniem księgowym, umożliwi między innymi prowadzenie analityki biznesowej. Niezależnie od skali oraz modelu działania każdy przecież chciałby mieć mocne podstawy, by oceniać swoją rentowność, politykę cenową czy konieczne kierunki rozwoju świadczonych usług.
Moduł fakturowania w ramach DESKTOMY powala również na:
- automatyczną wysyłkę faktur i przypomnień o płatnościach,
- ustawienie przypomnień o konieczności wystawienia faktur,
- rozliczanie pakietów, rezerwacji sal konferencyjnych oraz usług dodatkowych,
- zaawansowane filtrowanie wystawionych faktur
Popularność wygodnego i bardzo elastycznego rozwiązania jakim jest wirtualne biuro rośnie wyraźnie od ponad 10 lat. Usługę tę świadczą takie podmioty jak centra biurowe, strefy cooworkingowe, inkubatory przedsiębiorczości czy firmy zajmujące się obsługą przedsiębiorstw w szerszym wymiarze – głównie księgowo-kadrowym. Ze względu na specyfikę takiego rozwiązania, klientami wirtualnych biur są najczęściej osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz mikroprzedsiębiorstwa.
Jak szacują eksperci PARP w swym najnowszym „Raporcie o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw Polsce” 2,08 mln mikroprzedsiębiorstw zatrudnia "nieco ponad 4 mln pracowników". Z platformy DESKTOMY korzysta już prawie 10% operatorów wirtualnych biur, którzy mają w swych bazach 4 tys. klientów wirtualnych biur. Można więc założyć, że cały ten rynek obsługuje obecnie co najmniej 40 tysięcy podmiotów.
Więcej o rynku wirtualnych biur: https://desktomy.pl/raport-desktomy-operatorzy-wirtualnych-biur-w-czasie-pandemii/
Autor tekstu:
Kacper Kozioł
DESKTOMY Product Owner
Artykuł partnera
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Zasady korzystania & Polityka prywatności
