Prowadzenie dokumentacji personalnej – obowiązek każdego pracodawcy

Czym jest dokumentacja personalna w przedsiębiorstwie?

Dokumentację pracowniczą należy założyć dla każdego zatrudnianego pracownika. W jej skład wchodzą akta osobowe oraz dokumentacja związana z kwestiami wynikającymi ze stosunku pracy, i co ważne, dostęp do całej dokumentacji mogą mieć wyłącznie osoby do tego uprawnione – pracodawca musi przestrzegać praw pracownika oraz polityki prywatności.

Przez cały okres zatrudnienia dokumentacja personalna powinna być aktualizowana, np. w sytuacji, gdy doszło do zmiany wysokości wynagrodzenia albo pracownik otrzymał karę dyscyplinarną. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może przechowywać dokumentację personalną zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, i obie traktowane są równorzędnie.

Po rozwiązaniu umowy o pracę przedsiębiorca musi przechowywać pełną dokumentację personalną pracownika jeszcze przez 10 lat, a w przypadku osób zatrudnionych przed 1999 rokiem okres ten wynosi 50 lat. Kiedy ten czas upłynie, pracownik ma miesiąc na odebranie dokumentacji, a jeśli tego nie zrobi, dokumenty idą do zniszczenia – musi się odbyć w taki sposób, aby nie było możliwe jej ponowne odtworzenie.

Komu zlecić prowadzenie dokumentacji personalnej?

Pracodawca sam może zająć się tworzeniem i prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, ale wygodniejszym rozwiązaniem będzie zlecenie tego obowiązku firmie zewnętrznej. Musi to oczywiście odbywać się zgodnie z przepisami, dlatego warto wybierać doświadczonych specjalistów, jak Zespół Doradczy 3ba. Grzywna, jaką przy niedopilnowaniu formalności może zarządzić inspektor pracy, wynosi od jednego tysiąca to nawet 30 tys. zł.

Niezależnie od formy dokumentacji pracowniczej, powinna być ona przechowywana tak, aby zapewnić poufność danych oraz bezpieczeństwo przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem akt. O dostęp do dokumentacji pracowniczej mogą wnosić państwowe organy kontrolne, np. inspekcja PIP, sąd, inspekcja ZUS.