Niszczenie dokumentów poufnych – na co zwrócić uwagę?

Utylizacja dokumentów w firmie to uciążliwa i czasochłonna powinność, która w dodatku, jako że dotyczy szczególnie szczególnie nadzorowanej ochrony danych, może skończyć się dla gromadzącego dokumentację dotkliwą karą finansową i problemami nie tylko natury prawnej. Dane poufne są dziś cennym towarem, a skutecznych sposobów na ich nielegalne zdobycie stale przybywa. Jak zatem zorganizować niszczenie dokumentów w firmie, by nie narazić się na sankcje ani kłopoty związane z wyciekiem poufnych danych?

Utylizacja dokumentów we własnym zakresie to duże ryzyko i niepotrzebne obciążenie!

Materiały niejawne powinny zgodnie z przepisami każdorazowo zostać zniszczone w sposób pełny i nieodwracalny. Zwykła niszczarka do dokumentów nie wystarczy, by spełnić wymogi stawiane przez prawo, a z całą pewnością na nic się nie zda w przypadku dokumentacji w wersji cyfrowej. Utylizacja dokumentów papierowych i nośników elektromagnetycznych w praktyce wymaga użycia specjalistycznego sprzętu spełniającego określone przepisami normy, m.in. normę DIN 66399, a którym nie dysponuje standardowo każda firma.

Samodzielne niszczenie dokumentacji może zatem wiązać się z dodatkowym wydatkiem, koniecznością przeszkolenia personelu, poświęceniem dodatkowego czasu, a i tak nie daje gwarancji skuteczności ani pewności dopełnienia wszystkich obowiązków wynikających z nieustannie zmieniających się regulacji prawnych. Nawet drobne niedopatrzenie, niezależne czy będzie ono wynikać z braku sprzętu, niewiedzy czy niedokładności, może skończyć się wyciekiem danych albo negatywnymi wnioskami kontroli urzędów nadzorujących. Dużo bezpieczniejszym i wygodniejszym dla przedsiębiorców rozwiązaniem jest powierzenie zadań związanych z utylizacją dokumentacji specjalistycznej firmie.

Komu można zlecić profesjonalne niszczenie dokumentów?

Nie każda firma utylizująca dokumenty oferuje dostatecznie wysoki poziom bezpieczeństwa powierzonych jej danych, dysponuje wystarczającym doświadczeniem i należycie przeszkolonym personelem, by warto było zaufać jej profesjonalizmowi. Przy wyborze firmy, której zlecimy niszczenie dokumentów niejawnych, warto bliżej przyjrzeć się detalom oferowanej usługi. Firma niszcząca dokumenty musi mieć odpowiednie zezwolenia, dysponować właściwym sprzętem i działać na podstawie sprawdzonych i skutecznych procedur, które gwarantują ochronę danych na każdym etapie niszczenia dokumentów. Wzorcowe rozwiązania pod tym względem stosuje firma liderująca w branży zarządzania odpadami w naszym kraju - Stena Recycling, która oferuje swoim klientom również pełen nadzór nad procesem niszczenia dokumentów.

Firma organizuje odbiór i transport materiałów poufnych w zaplombowanych pojemnikach w specjalnie do tego przeznaczonych zabezpieczonych pojazdach, a utylizacja dokumentów odbywa się w certyfikowanej, monitorowanej i zamkniętej niszczarni. Ponadto niszczenie dokumentów może być osobiście nadzorowane przez zlecającego usługę lub także nagrane na jego życzenie. Warto również pamiętać, że odbiór materiałów przeznaczonych do utylizacji i ich zniszczenie muszą również zyskać potwierdzenie odpowiednimi protokołami, pracownicy firmy niszczącej dokumentację powinni posiadać poświadczenia bezpieczeństwa, a używany przez nią sprzęt wspomniane certyfikaty.