Ile kosztuje zorganizowanie konferencji biznesowej?

Konferencja jest ważnym wydarzeniem w życiu firmy. Dzięki niej możemy podsumować osiągnięte sukcesy oraz przeprowadzić szkolenie. Podpowiadamy, zorganizować biznesową konferencję, aby zmieścić się w przewidzianym budżecie i uniknąć dodatkowych kosztów?

Jak uniknąć dodatkowych kosztów?

Aby konferencja nie przyniosła nam dodatkowych kosztów, należy skrupulatnie przygotować cały plan oraz jej budżet. Strategia rozpisana krok po kroku pomoże nam w zorganizowaniu wydarzenia za rozsądną cenę.

Na początek warto wiedzieć, jaką część budżetu możemy rozdysponować na konferencję oraz ile będzie ona trwała. Dzięki temu lepiej zadecydujemy o obiekcie, jak i noclegu gości. Stworzy to także możliwość do zafundowania dodatkowych atrakcji, które nie przekroczą naszego budżetu.

Znając liczbę uczestników, możemy wybrać salę konferencyjną, jak też miejsca noclegowe. Niekiedy też będzie nam się opłacała organizacja konferencji w hotelu. Dzięki temu zadbamy o wygodę gości. Ponadto cena połączonych usług jest z reguły niższa.

Warto także sprawdzić, czy wybrana przez nas sala konferencyjna pomieści wszystkich uczestników. Dobrze jest zarezerwować ją w jak najszybszym terminie. W przeciwnym razie możemy liczyć się  wysokimi kosztami. Dotyczy to przede wszystkim okresu letniego, kiedy wiele firm, oprócz spotkań biznesowych, organizuje także liczne imprezy integracyjne. Wynajęcie na ostatnią chwilę może być wtedy bardzo trudne.

Osobną kwestią jest catering. Podobnie jak w przypadku miejsc noclegowych, hotel jest w stanie zapewnić wszystko na miejscu. Dlatego też cena będzie przystępniejsza. W innym wypadku należy zawrzeć umowę z firmą cateringową, która zapewni jedzenie oraz napoje.

Co jeszcze wpływa na cenę?

Konferencja biznesowa jest dużą, firmową imprezą. Nic dziwnego, że osoby, które zajmują się takimi wydarzeniami, muszą być ostrożne przy planowaniu. Niektóre usługi mogą być bardzo kosztowne dla naszej firmy. Inne natomiast są konieczne pomimo swojej ceny.

Sala konferencyjna, którą wynajmujemy, powinna zapewniać nam niezbędny sprzęt audiowizualny. Jednakże jeżeli z jakichś powodów potrzebujemy go rozszerzyć o sprzęt do tłumaczeń, czy o profesjonalną mównicę, możemy liczyć się z wyższymi cenami.

Podobnie jest z wynajęciem prelegenta. Konferansjer, który ma poprowadzić panel, jest usługą dodatkową. Dotyczy to zwłaszcza osób znanych. Warto jednak pamiętać, że takie osoby cechuje dar mówienia i poprowadzą konferencję w profesjonalny sposób.

Do innych wydatków należą także materiały promocyjne oraz gadżety. Jednakże małe, drobne upominki cieszą każdego. Dzięki nim uczestnicy będą cieplej wspominać w udział konferencji.

Organizacja konferencji nie jest prostym zadaniem. Należy ją powierzyć skrupulatnej osobie, która przygotuje kosztorys i dopasuje ofertę do potrzeb firmy. Żeby ułatwić pracę, warto skorzystać z usług hoteli, które mają już doświadczenie przy spotkaniach biznesowych. Organizacja sali, noclegu, jak i cateringu pod jednym dachem, pomoże utrzymać wydarzenie w odpowiednim budżecie.