Dlaczego warto drukować umowy zawierane w formie cyfrowej?

Jak każdy przedsiębiorca regularnie zawierasz różne umowy z kontrahentami, w tym klientami i wykonawcami usług. W dobie Internetu nie ma już konieczności przesyłania papierowych umów do podpisu – wszystko można załatwić przy pomocy skanera i poczty e-mail. Jest to znacznie wygodniejsze i szybsze. Prawo nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku drukowania takich umów i przechowywania ich w formie papierowej. Jednak i tak warto to robić. Dlaczego? Przeczytaj.

Dodatkowe zabezpieczenie

Dokumenty przechowywane wyłącznie w formie cyfrowej mogą rodzić poważne problemy w razie ich utraty. W dobie poważnego zagrożenia cyberprzestępczością ryzyko wystąpienia takiego scenariusza jest jak najbardziej realne. Wystarczy zawirusowanie komputera, awaria dysku czy serwera, by nie móc już odzyskać swojej dokumentacji firmowej.

Właśnie dlatego rozsądnie jest przechowywać dokumenty także w formie papierowej – przynajmniej te, które mają fundamentalne znaczenie dla funkcjonowania firmy. Powinny być one trzymane w segregatorach, najlepiej w firmowym sejfie. Nie jest to szczególnie kłopotliwe, a kiedyś może okazać się bardzo przydatne.

Bierz pod uwagę najgorszy scenariusz

Jeśli prowadzisz działalność jednoosobową, to osobiście odpowiadasz za wszystkie procesy zachodzące w Twojej firmie. Ma to swoje dobre i złe strony. Istnieje niestety poważne ryzyko, że gdy coś Ci się stanie (a nie możesz tego wykluczyć), Twoi najbliżsi nie będą mieć pojęcia na temat chociażby stanu rozliczeń z kontrahentami.

To kolejny argument przemawiający za tym, by jednak drukować co ważniejsze dokumenty, w tym umowy. Dzięki temu osoba, która będzie odpowiedzialna za zamknięcie firmowych tematów, o wiele szybciej uzyska dostęp do dokumentacji i np. będzie wiedzieć, od kogo należy dochodzić płatności za zrealizowane usługi.

Drukuj wszystkie umowy zawierane z bankiem i operatorem telefonii komórkowej

Obecnie nie ma już żadnego problemu z tym, by zawrzeć umowę o prowadzenie np. rachunku bankowego bez wychodzenia z biura. Tak samo jest z umową na abonament telefoniczny czy internetowy. Tego typu dokumenty warto jednak przechowywać w formie papierowej.

Wszystko po to, aby móc do nich szybko zajrzeć, gdyby okazało się, że dostawca usługi nie wywiązuje się z ustaleń. Umowy w formie cyfrowej, które często przechowujemy tylko w pamięci skrzynki mailowej, są o wiele trudniejsze do odszukania i można je przypadkowo usunąć.

Podsumowując: choć prowadzenie biznesu cyfrowo jest bardzo wygodne, to na dłuższą metę i tak nie możesz się rozstać z tradycyjnymi formami przechowywania dokumentów. Drukowanie umów jest przejawem zdrowego rozsądku, a nie niepotrzebnym marnowaniem czasu.