Czy warto kupować tanie kasy fiskalne? Poradnik dla oszczędnych przedsiębiorców

Antoni Kwapisz
22.01.2021

Wybór kasy fiskalnej dla firmy zawsze powinien być dobrze przemyślany. Wielu przedsiębiorców podczas poszukiwania kasy kieruje się jej ceną. Czy to dobra decyzja? Jakie funkcje oferują tanie kasy fiskalne? Kiedy warto zdecydować się na ich zakup?

Kasa fiskalna w firmie

Za pomocą kasy fiskalnej ewidencjonuje się sprzedaż towarów i usług. Obowiązek stosowania kas fiskalnych dotyczy przedsiębiorców, których przychody przekroczyły wartość wskazaną przez Ministerstwo Finansów (aktualny limit to 20 000 zł). Rejestracji podlega także sprzedaż towarów z określonych grup, na przykład alkoholu.

Dobór odpowiedniego urządzenia rejestrującego leży po stronie przedsiębiorcy. U dostawców dostępna jest pełna gama modeli: kasy fiskalne mobilne, kasy fiskalne jednostanowiskowe, kasy fiskalne systemowe i drukarki fiskalne współpracujące z programami sprzedażowymi. Obecnie wybrane firmy mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży z wykorzystaniem kas on-line łączących się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK).

Jako że zakup kasy fiskalnej jest sporym wydatkiem, wielu przedsiębiorców kieruje się wtedy jednym czynnikiem – ceną. Czy tanie kasy fiskalne to dobry wybór?

Ile kosztują najtańsze kasy fiskalne?

Nową kasę fiskalną można kupić w cenie od 800-1000 zł brutto zależnie od marki i modelu.

Tanie kasy fiskalne: budowa i funkcje

Najniższą cenę mają przenośne, mobilne kasy fiskalne, które sprawdzają się podczas prowadzenia działalności stacjonarnej, ale dzięki temu, że są wyposażone w akumulatory, mogą być używane w dowolnym miejscu.

Takie tanie kasy fiskalne najczęściej mają ograniczoną funkcjonalność w porównaniu z droższymi modelami. Zdarza się też, że ich wykonanie nie jest tak solidne.

Niewielki, jednokolorowy wyświetlacz na jedną lub dwie linie może utrudniać obsługę taniej kasy. Minusem jest też ograniczona liczba przycisków funkcyjnych. Zatem wprowadzanie towarów, wyszukanie odpowiednich funkcji trwa wtedy znacznie dłużej.

Taka kasa fiskalna ma też małą pamięć na bazę towarów, czyli PLU. Zwykle wynosi ona od 500 do 3000 pozycji.

Kolejna ważna kwestia to współpraca kasy z urządzeniami zewnętrznymi: komputerem, szufladą, czytnikiem, wagą. Niektóre tanie kasy nie dają takiej możliwości.

Trzeba też zwrócić uwagę na jakość wykonania. Często zdarza się, że tanie kasy fiskalne są wyprodukowane z niższej klasy materiałów, co przekłada się na ich gorszą wytrzymałość. Są przez to narażone na częstsze awarie.

Czy tania kasa fiskalna to dobry zakup?

Najtańsze kasy fiskalne dostępne w sprzedaży nie oferują tak dobrych parametrów jak droższe modele. Często wystarczy jednak dopłacić kilkaset złotych, aby otrzymać lepszy sprzęt od znanej marki, który ma wiele pozytywnych opinii od użytkowników.

Markowe kasy fiskalne, na przykład producentów jak Novitus, Posnet, Elzab, można kupić w cenach rozpoczynających się od około 1200 zł brutto. Tyle należy zapłacić za urządzenia mobilne. Małe kasy jednostanowiskowe to wydatek od około 1400 zł brutto. Jest to nadal bardzo przystępna cena, biorąc pod uwagę jakość wykonania oraz zakres funkcjonalności w porównaniu z najtańszymi modelami.

Mobilna lub mała kasa fiskalna jednostanowiskowa polecana jest dla mikro i małych firm, na przykład niewielkich sklepów, punktów gastronomicznych i usługowych jak salony kosmetyczne, fryzjerskie.

Tanie kasy fiskalne nie sprawdzą się jednak w każdym przedsiębiorstwie. Gdy konieczne jest wprowadzenie do bazy dużej ilości towarów, stworzenie stanowiska POS, komunikacja z oprogramowaniem firmowym, wówczas urządzenia te nie oferują wymaganej funkcjonalności.

Dodatkowo w tanich urządzeniach stosowane są podzespoły, które mogą szybko ulegać awarii co wiąże się z nerwami i przestojami w obsłudze klienta. Podsumowując jest to pozorna oszczędność.

Jak zmniejszyć koszt zakupu kasy fiskalnej?

Nowa kasa fiskalna od uznanego producenta nie musi być wysokim wydatkiem. Jak kupić ją taniej?

Ulga za zakup kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy mogą otrzymać zwrot kosztów w postaci odliczenia od podatku VAT kwoty zakupu kasy fiskalnej. Ulga to 90% ceny netto kasy, ale nie więcej niż 700 zł.

Ulgę można otrzymać, gdy:

- firma została zobowiązana do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i zaczyna prowadzenie jej na kasie on-line

- firma nie była zobowiązana do korzystania z kasy fiskalnej, ale zaczyna prowadzenie ewidencji na kasie on-line

Do skorzystania z ulgi uprawnieni są zarówno przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, jak i ci, którzy są zwolnieni z tego obowiązku.

Uwaga! Jeżeli przedsiębiorca przestanie używać kasy w ciągu 3 lat od momentu rozpoczęcia ewidencji sprzedaży lub nie dopełni ciążących na nim obowiązków (serwis kasy oraz brak połączenia kasy on-line z Centralnym Repozytorium Kas), musi zwrócić ulgę na zakup kasy fiskalnej.

Odliczenie podatku

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mogą odliczyć podatek VAT przy zakupie kasy fiskalnej.

W przypadku tzw. małych podatników istnieje możliwość zaliczenia kasy do środków trwałych i odliczenia 18% albo 19% ceny zakupu zależnie od formy rozliczeń podatku.

Porównanie ofert

Na te same kasy fiskalne cena może różnić się nawet o kilkaset złotych. Aby zapłacić mniej, warto porównać oferty w różnych firmach zajmujących się dostawą urządzeń fiskalnych.

Należy również zwrócić uwagę na usługi oferowane przez dostawcę. Wybrane z nich, na przykład fiskalizacja kasy, programowanie, przeprowadzenie szkolenia, mogą być dodatkowo płatne, co podwyższa koszty.

Używana kasa fiskalna – czy warto ją kupić?

W poszukiwaniu oszczędności wielu przedsiębiorców myśli o kupnie używanego urządzenia. W tym przypadku w kasie montuje się nowy moduł fiskalny.

Warto jednak pamiętać, że na używaną kasę kupujący nie otrzyma gwarancji. Urządzenie jest też narażone na szybszą awarię niż nowe. Dodatkowo na używane kasy nie można uzyskać ulgi przy zakupie pierwszego urządzenia fiskalnego.

Do tego dochodzi koszt nowego modułu fiskalnego, który waha się między 550 a 900 zł brutto + koszt przygotowania kasy i fiskalizacji przez uprawniony serwis.

Zatem kupno używanej kasy jest praktycznie nieopłacalne.

Podsumowanie

Przy doborze kasy fiskalnej warto w pierwszej kolejności kierować się potrzebami firmy, a dopiero potem ceną urządzenia. Ponadto nowa i markowa kasa fiskalna wcale nie jest związana z bardzo wysokim wydatkiem, zwłaszcza wtedy, gdy wybierze się dobrego dostawcę, a przy jej zakupie skorzysta z ulg i odliczeń.

Artykuł powstał we współpracy ze sklepem Mico, oferującym szeroki wybór kas fiskalnych. 

Artykuł partnera

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.