Chaos uporządkowany – czyli archiwum w rękach kwalifikowanych specjalistów

Mateusz Nowak
12.05.2015

Nowoczesne przedsiębiorstwo każdego dnia zmaga się z nadprodukcją firmowych papierów i najrozmaitszych akt. Nagromadzenie nieopisanych dokumentów, trudność w opanowaniu i zaprowadzeniu w nich porządku – to tylko krok do bezprecedensowej anarchii. By zapobiec nieładowi, a także skrupulatnie wypełniać literę prawa, która jasno stanowi i określa sposób postępowania z archiwaliami – warto rozważyć powierzenie owych istotnych, lecz opóźniających funkcjonowanie zasadniczej działalności, zadań wyspecjalizowanym podmiotom. Te zaś od lat wspierają przedsiębiorców w wypełnianiu ustawowych powinności oraz wprowadzają dyscyplinę i przejrzystość do katalogów, kartotek i baz danych.

Istnieją zawodowcy, którzy z łatwością stworzą właściwe archiwum dla każdej jednostki gospodarczej, jej dokumentację podzielą na adekwatne kategorie, opiszą je i zamkną w usystematyzowanych zbiorach. Dzięki funkcjonalnej klasyfikacji, akta można łatwo odnaleźć i przedstawić (w razie potrzeby) upoważnionemu pracownikowi. Profesjonaliści potrafią efektywnie odciążyć pracę przedsiębiorstwa i pozwolić skupić się na jego podstawowej aktywności. Pozwalają zyskać przestrzeń do wykorzystania na cele biurowe, w której uprzednio zalegały firmowe papiery, zbyteczne do teraźniejszego urzędowania, jednak nadal objęte normatywnym obowiązkiem składowania. Zatrudnieni przez podmioty archiwizacyjne specjaliści doskonale orientują się w meandrach przepisów prawa i rozlicznych rozporządzeń oraz służą wiedzą i doświadczeniem podczas procesów przekazywania materiałów do archiwum państwowego. Podobnie – pomagają w pozyskaniu właściwych zgód i formułowaniu wniosków w celu brakowania danych, gdy ich czas archiwizacji minął, lub chyli się ku końcowi.

Kwalifikowana archiwizacja dokumentów – prócz wglądu do akt jawnych – pozwala sprawnie administrować i zawiadywać informacją tajną – co wydatnie podnosi poziom bezpieczeństwa obiegu poufnych danych.

Archiwum, prowadzone w sposób sprawny i zracjonalizowany, potrafi przysłużyć się rozkwitowi firmy, która wydzieliła je ze swej fundamentalnej działalności i powierzyła gospodarowanie nim wyspecjalizowanym jednostkom. Właściwie zarządzany zbiór materiałów, ze sposobnością operatywnego i dynamicznego dostępu, sprawia, że funkcjonowanie poszczególnego przedsiębiorstwa staje się znacznie efektywniejsze i bardziej ergonomiczne. Uzyskane tą drogą oszczędności w budżecie – a także bezcenny w biznesie czas – można z powodzeniem przeznaczyć na innowacje, projekty lokacyjne lub inwestycję w ekspansję na nowe rynki.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.