Automatyzacja procesów biznesowych – na czym polega i jakie korzyści oferuje?

Maciej Piwowski
10.07.2020

Automatyzacja procesów biznesowych to szereg działań podejmowanych z użyciem nowoczesnych technologii, które mają na celu zastąpienie, ulepszenie lub przyspieszenie pracy wykonywanej przez człowieka. Kluczowym czynnikiem, dla którego automatyzacja cieszy się tak dużą popularnością w ostatnich latach, jest przede wszystkim wygoda - pozwala ona bowiem oszczędzać czas i pieniądze, eliminuje ryzyko błędów oraz poprawia ogólną jakość funkcjonowania całej organizacji.

Jakie procesy biznesowe mogą zostać poddane automatyzacji?

Pod pojęciem automatyzacji procesów biznesowych (z ang. Business Process Automation, w skrócie BPA) kryją się działania, które są podejmowane w celu zastąpienia, ulepszenia lub przyspieszenia pracy wykonywanej przez człowieka. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii w postaci specjalnych systemów stworzonych do automatyzowania procesów biznesowych. Ich wdrożenie w firmie pozwala automatyzować rutynowe, powtarzalne oraz czasochłonne czynności, które zamiast przez człowieka mogą być z powodzeniem realizowane przez systemy i innowacyjne mechanizmy.

Dzięki takim rozwiązaniom pracownicy zyskują więcej czasu oraz mogą w znacznym zakresie oddać się realizacji kreatywnych, wymagających samodzielnego i krytycznego myślenia zadań mających istotne znaczenie z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Również fakt, że wyeliminowane są – często bardzo proste do popełnienia przy odrobinie braku koncentracji czy zmęczeniu monotonnymi czynnościami – przeoczenia i tzw. błędy ludzkie znacząco podnosi poczucie spokoju, komfortu, pewności i satysfakcji z wykonywanej pracy.

Kluczowym pojęciem z zakresu automatyzacji procesów biznesowych jest oczywiście proces. Jest to zestaw działań o mierzalnym charakterze oraz określonej kolejności realizacji, których celem jest osiągnięcie konkretnego, z góry założonego rezultatu. Procesy zachodzące w firmach dzieli się zasadniczo na dwie grupy - core"owe (kluczowe) i back-office (wspierające). Procesy kluczowe są niezbędne, aby firma mogła prawidłowo funkcjonować, z kolei procesy wspierające to dodatkowe działania podejmowane w celu wspomagania pracy przedsiębiorstwa. Automatyzacja procesów biznesowych znajduje zastosowanie dla obu grup procesów, a za jej pomocą możliwe jest nie tylko zautomatyzowanie poszczególnych czynności, ale przede wszystkim całego przepływu zadań, dokumentów i informacji między poszczególnymi uczestnikami procesu.

Automatyzacja procesów biznesowych i związane z nią korzyści

Sprawne funkcjonowanie każdej firmy w dużej mierze zależy od odpowiedniego zarządzania zachodzącymi w niej procesami biznesowymi. BPA przynosi korzyści dla praktycznie każdej branży, a z jej zalet czerpią korzyści zarówno duże, globalne przedsiębiorstwa, jak i mniejsze firmy z lokalnymi zasięgami. Z automatyzacji z powodzeniem korzystają dziś takie branże, jak m. in. finanse, telekomunikacja, produkcja, spedycja, energetyka, przemysł, handel detaliczny, usługi i wiele innych. Jej wdrożenie ma bowiem sens wszędzie tam, gdzie realizowane są na większą skalę czy z większym stopniem złożoności potrzebne z punktu widzenia firmy procesy biznesowe, czyli w zdecydowanej większości firm o ugruntowanej pozycji na rynku.

Automatyzacja procesów biznesowych jest niezwykle przydatnym narzędziem, z którego wprowadzeniem wiąże się wiele korzyści, istotnych zarówno dla samego przedsiębiorstwa, jak i jego poszczególnych pracowników.

BPA pozwala firmom oszczędzać czas, pieniądze oraz systematycznie podnosić ogólną efektywność i skuteczność realizowanych przez nie działań. Jej wdrożenie odciąża pracowników od wykonywania monotonnych, powtarzalnych czynności, zmniejsza ryzyko występowania błędów oraz pozwala poświęcić więcej czasu na istotniejsze zadania, które wymagają wiedzy, kreatywności oraz krytycznego myślenia człowieka. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych możliwe jest także zoptymalizowanie przepływu pracy w całej organizacji. Skutkuje to zmniejszeniem ilości czasu, który jest niezbędny do realizowania poszczególnych czynności, znacząco przybliżając firmę do osiągnięcia tzw. proces excellence i jej celów biznesowych.

Jakie narzędzie wybrać do automatyzacji procesów biznesowych w firmie?

Umiejętne wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych w firmie przede wszystkim wymaga posiadania odpowiedniej wiedzy, planowania poszczególnych działań oraz obrania właściwej strategii wdrażania. Z tego powodu decydując się na wprowadzenie automatyzacji procesów biznesowych w swojej czy klienta firmie, proces jej wdrożenia warto powierzyć doświadczonym w tym zakresie osobom, które zadbają o prawidłową realizację tego zadania we wszystkich jego aspektach oraz umożliwią firmie czerpać maksimum korzyści, jakie oferuje obecnie prawidłowo przeprowadzona automatyzacja procesów i workflow.

Oprócz tego, bardzo istotny jest także wybór odpowiedniego oprogramowania, za pomocą automatyzacja procesów biznesowych zostanie wcielona w życie. Za automatyzację procesów biznesowych odpowiadają nowoczesne systemy informatyczne klasy BPA, za pomocą których możliwe jest skuteczne zarządzanie procesami.

Największą popularnością w środowisku biznesowym cieszą się aktualnie zaawansowane platformy low-code. Jest to specjalistyczne oprogramowanie, które pozwala na budowanie aplikacji biznesowych i automatyzowanie procesów w sposób wizualny, metodą drag&drop, bez konieczności znajomości języków programowania. Platformy low-code dla zdecydowanej większości firm będą lepszym wyborem od tzw. rozwiązań pudełkowych czy aplikacji kodowanych, pisanych na indywidualne zlecenie, gdyż pozwalają firmie uniezależnić się od konkretnych zespołów deweloperskich oraz w łatwy oraz intuicyjny tworzyć ustandaryzowane aplikacje biznesowe, które są przy tym idealnie skrojone na jej miarę oraz w pełni zgodne z jej aktualnymi potrzebami.

Najlepsze rozwiązania tego typu dostępne na rynku oferują ponadto skuteczne zarządzanie zmianą z natychmiastowymi efektami, co pozwala jeszcze lepiej dostosowywać aplikacje biznesowe pod kątem nowych praktyk, pomysłów czy dynamicznie zmieniających się wymagań.

Artykuł partnera

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.