Porządek w biurze jest najlepszą wizytówką naszej firmy. To w jaki sposób postrzegają nas klienci i kontrahenci jest połową sukcesu. Nikt przecież nie chciałby prowadzić interesów z osobą, która nie przestrzega podstawowych zasad czystości. Istnieje duże obawa, że w taki sam sposób będzie ona podchodzić do swoich obowiązków zawodowych. Czyli byle jak, niechlujnie i bez większego zaangażowania. Ale nie o taką złą reklamę nam przecież chodzi. W jaki sposób możemy się przed tym ustrzec i jak dbać o nienaganny porządek?
Co zyskujemy mając porządek w biurze?
Oprócz poprawy wizerunku firmy na zewnątrz, czyste miejsce pracy pozwala na lepsze wykonywanie obowiązków z nią związanych. Im większy nieład panuje wokół nas, tym mamy większe problemy ze skupieniem uwagi na tym co mamy do zrobienia. Szukanie potrzebnych dokumentów, czy przedzieranie się przez sterty niepotrzebnych rzeczy nie ułatwi sprawy. Główną zasadą jaką powinniśmy się kierować jest usunięcie wszystkich zbędnych przedmiotów i dążenie do minimalizmu. Czyste, przestrzenne biuro będzie cieszyć nie tylko nasze oko.
5 niezawodnych sposobów na utrzymanie porządku w biurze
- Porządek na biurku. Jest to nasze miejsce dowodzące, przy którym załatwiamy wszystkie istotne sprawy związane z obowiązkami zawodowymi. Tutaj z dużą pomocą przyszedł nam postęp technologiczny, który pozwala na przechowywanie informacji w formie elektronicznej. Jak dbać o pozostałe rzeczy? Zacząć należałoby od opróżnienia wszystkich szafek i szuflad, a następnie wyczyszczeniu ich z kurzu, włącznie z blatem oczywiście. Dobrze jest pogrupować rzeczy na te podobne do siebie, a uszkodzone i zużyte wyrzucić. Później musimy zastanowić się jak rozlokować przedmioty by były jak najbardziej dostępne i funkcjonalne (oczywiście te niezbędne). Aby wszystko pomieścić warto pomyśleć o zakupie nowego biurka, które pozwoli na dowolną aranżację pomieszczenia. Ciekawą ofertą mebli biurowych może pochwalić się firma WUTEH.
- Archiwizacja dokumentacji. Nadmiar dokumentów jest zmorą każdej firmy. Bardzo często brakuje nam pomysłu na ich uporządkowanie. W każdej chwili możemy spodziewać się wizyty kontrahentów czy niezapowiedzianej kontroli. Również dla nas samych istotny powinien być porządek w całej dokumentacji, nigdy nie wiadomo jaka umowa będzie nam w danym momencie potrzebna. Jak się do tego zabrać? Najlepiej zebrać wszystkie i posegregować według określonego wcześniej klucza. Mogą nim być rodzaje pism, projektów, daty, klienci lub czas ich przedawnienia. Dobrze je następnie opisać, aby w razie potrzeby móc z nich szybko skorzystać. Na sam koniec dobrze jest znaleźć dla nich bezpieczne miejsce.
- Kupno funkcjonalnych szaf i kontenerów. To połowa sukcesu odpowiedzialna za porządek w biurze. Idealnie dobrane meble do gabinetu pomogą nam ukryć przed klientami wszystko to, co nie powinno stać na widoku. Będą również niezbędne do pochowania całej dokumentacji. Ciekawym rozwiązaniem są kontenery biurowe: https://wuteh.com.pl/do-biura/szafy-i-kontenery/kontenery/, które idealnie dopełniają meble, wprowadzając ład i porządek w pomieszczeniu. Mogą mieć funkcję mobilną, dzięki czemu, nie musimy przenosić całej jego zawartości, wystarczy go tylko przesunąć.
- Dbanie o czystość. Tutaj do wyboru mamy dwie opcje, sprzątamy sami, albo wynajmujemy do tego profesjonalną firmę. Sprawdzi się ona w szczególności w dużym przedsiębiorstwie, gdzie ciężko samemu zapanować nad utrzymaniem porządku. Zajmie się ona myciem podłóg, okien, wycieraniem kurzy i odkurzaniem. Jednak wszystko zależy też od nas samych i naszego podejścia do kwestii czystości. Nasze stanowisko pracy powinno być dla nas najważniejsze i to w naszym obowiązku leży dbanie o nie. Pamiętajmy o wynoszeniu kubków i usuwaniu wszystkich niepotrzebnych nam w danym momencie rzeczy.
- Selekcja. Prowadzi ona do usunięcia wszystkich zbędnych przedmiotów w miejscu pracy. Przeszkadzają nam one skupić się na wykonywanej czynności, a przy okazji zajmują dużo potrzebnego miejsca. Warto podzielić rzeczy na potrzebne i niepotrzebne, a te ostatnie wyrzucić.
Dla każdej firmy najważniejsze jest zarabianie pieniędzy. Nie można zatem pozwolić sobie na błędy w postaci braku porządku w jej siedzibie. W końcu jak “Cię widzą tak Cię piszą”.
