Przechowuj wszystkie dokumenty pracownicze

Główne dokumenty

Dokumentacja pracownicza zawiera akta osobowe pracownika i dokumenty płacowe. Każdy pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego zatrudnionego akta osobowe w formie teczki. Zawierają one dokumenty aplikacyjne, akta związane z zatrudnieniem, z przebiegiem pracy i z ustaniem stosunku pracy. Po zakończeniu zatrudnienia należy je przekazać do archiwum zakładowego z upływem roku kalendarzowego, w którym został zakończony stosunek pracy. Przed zarchiwizowaniem powinny być uporządkowane.

Natomiast dokumentacja płacowe to wszystkie dokumenty, które są związane z wypłacanym wynagrodzeniem. Akta osobowe przechowuje się przez okres 50 lat od momentu zakończenia stosunku pracy z pracodawcą, a płacowe przez 50 lat, licząc od dnia ich wystawienia.

Archiwizowane są także inne dokumenty, jak, np. listy obecności i wnioski urlopowe. Listy obecności po okresie wykorzystania niszczy się, a wnioski urlopowe są przechowywane przez 2 lata. Przechowuje się też dokumentację BHP, nawet przez 25 lat w przypadku dokumentów związanych z wypadkami śmiertelnymi, zbiorowymi i skutkującymi inwalidztwem.

Przechowywanie akt

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej wymaga miejsca spełniającego określone warunki. Profesjonalne archiwum powinno znajdować na terenie suchym z dobrym dostępem dla służb ratowniczych i porządkowych. Powinno być także zabezpieczone przed włamaniem, posiadać ognioodporne drzwi i instalację przeciwpożarową z alarmem. Przez pomieszczenie nie mogą być prowadzone instalacje gazowe, wodociągowe i kanalizacyjne. Pomieszczenie musi być codziennie kontrolowane.

Niektóre firmy specjalizują się w przechowywaniu i archiwizowaniu akt firm istniejących lub zlikwidowanych albo w stanie upadłości. Wśród usług dodatkowych znajduje się: skanowanie i niszczenie dokumentów, opracowanie procedur kancelaryjko – archiwalnych oraz szkolenie z zakresu zarządzania dokumentacją, które obejmuje teoretyczne i praktyczne przygotowanie do kompleksowego przechowywania ważnych dokumentów. Podczas wyboru jednej firmy, której zlecimy archiwizację dokumentacji, w tym pracowniczej i księgowej, zapoznajmy się z kilkoma ofertami. Podejmując ostateczną decyzję, warto wziąć pod uwagę 3 kryteria: zakres i cenę oraz doświadczenie, poparte referencjami. Warto również zapoznać się szczegółowo ze stroną internetową, na której powinny się znaleźć wszystkie niezbędne informacje o usłudze przechowywania dokumentacji. Firma, która zajmuje się zawodowo archiwizacją, może także prowadzić własnego bloga z praktycznymi informacjami i ciekawostkami z branży. Blog jest wtedy uzupełnieniem ich działalności.

Niektóre oferują też materiały biurowe, które są konieczne do przechowywania dokumentów: koperty, teczki i pudła oraz inne akcesoria archiwizacyjne. Umożliwiają one posegregowanie akt i utrzymanie ich w porządku.