Wynajem biura – na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy?

Polacy to bardzo przedsiębiorczy naród i nic dziwnego, że co roku zakładanych są dziesiątki tysięcy nowych firm. W większości są to jednoosobowe działalności gospodarcze, w których na początku pracuje wyłącznie właściciel. Nie wszyscy mogą lub chcą pracować w domu, dlatego dużym wzięciem na rynku cieszą się niewielkie biura na wynajem. Oferta jest spora, warto ją więc bardzo dokładnie przeanalizować. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę.

Sprawdź, czy w lokalu można prowadzić działalność gospodarczą

Przedsiębiorcy bardzo często decydują się wynająć np. kawalerkę w centrum miasta, która będzie pełnić funkcję biura. Jest to niezły pomysł (głównie z przyczyn finansowych), ale zanim wynajmiesz taką przestrzeń i zarejestrujesz w niej swoją firmę, dokładnie się upewnij, czy w ogóle możesz prowadzić działalność w tym miejscu.

Jeśli właściciel mieszkania nie wie, że wynajmujesz je do celów firmowych, a ktoś mu o tym doniesie, będzie to podstawą do wypowiedzenia umowy najmu.

Czy wynajmujący wystawi fakturę VAT?

Co do zasady wynajem powierzchni na cel prowadzenia działalności gospodarczej jest objęty podatkiem VAT ze stawką 23%. Jeśli właściciel jest vatowcem, wówczas oczywiście musi wystawić na tę usługę fakturę. Może się jednak zdarzyć, że przedsiębiorca wynajmie lokal od osoby prywatnej, co będzie skutkować tym, że musi otrzymać od właściciela rachunek bez VAT.

Wtedy przedsiębiorca może odliczyć koszt wynajmu od przychodu, ale nie odliczy podatku VAT. W takiej sytuacji należy wynegocjować niższą cenę.

Co z kosztem mediów?

Wynajem powierzchni pod prowadzenie działalności gospodarczej z reguły wiąże się z ponoszeniem opłaty za każdy metr kwadratowy oraz opłaty za zużyte media: prąd, wodę, czasami gaz, Internet i telefon. Należy zwrócić uwagę, czy przedsiębiorca będzie otrzymywać jedną fakturę/rachunek już z uwzględnieniem kosztu faktycznie zużytych mediów, czy też będzie opłacać media we własnym zakresie na podstawie rachunków od dostawców.

W drugim przypadku dowód zakupu jest oczywiście podstawą do odliczenia wydatku. Może się jednak zdarzyć, że Urząd Skarbowy zakwestionuje np. wydatek za gaz uznając, że nie jest on potrzebny przedsiębiorcy do prowadzenia działalności. Dlatego korzystniej i wygodniej jest dogadać się z właścicielem, aby wszystkie koszty eksploatacji były wliczone w cenę wynajmu widoczną na fakturze/rachunku.

Lokalizacja

Na koniec bardzo ważna kwestia, która może mieć duże znaczenie dla powodzenia biznesu. Decydując się na wynajem powierzchni pod prowadzenie działalności warto wybrać taką lokalizację, która z jednej strony będzie wygodna dla samego przedsiębiorcy (parking, dojazd, komunikacja publiczna), a z drugiej pozytywnie wpłynie na wizerunek firmy. Z tego powodu lepszym pomysłem jest poszukanie powierzchni stricte biurowej, niż wynajęcie prywatnego mieszkania.