Kiedy klient spóźnia się z zapłatą. Metody miękkiej windykacji

Każdy przedsiębiorca chciałby mieć tylko solidnych kontrahentów, którzy opłacają faktury niemal od ręki. Wiadomo jednak, że to tylko ułuda. Prędzej czy później w każdym biznesie pojawi się problem nieterminowych płatności. Gdy klient spóźnia się z zapłatą, nie należy tego lekceważyć i tłumaczyć sobie, że to pewnie tylko zapominalstwo. Praktycznie od razu po przeterminowaniu płatności warto rozpocząć windykację, najlepiej tzw. miękką. Kilka sposobów opisujemy w naszym poradniku.

Telefon z przypomnieniem

Od tego warto zacząć, ponieważ utrzymywanie kontaktu z kontrahentem jest podstawą miękkiej windykacji. Zawsze też trzeba brać pod uwagę scenariusz, w którym klient po prostu zapomniał opłacić fakturę lub w ogóle jej nie dostał – takie sytuacje się zdarzają. Dlaczego telefon a nie mail? Ponieważ jest to szybsza i bardziej osobista forma kontaktu. Ponadto działa tutaj efekt psychologiczny – o wiele trudniej jest „spuścić” kogoś, kto zadał sobie trud wykonania telefonu, a nie tylko wysłał wiadomość cyfrową.

Ponowne podesłanie faktury – tym razem z elementem motywującym

Takim elementem może być chociażby dodanie do faktury pieczęci windykacyjnej. Jeśli nie chcesz sięgać po taki środek, spróbuj czegoś innego. W treści maila, do którego jest załączona faktura, wpisz coś na kształt: „Mam nadzieję, że tym razem fakturka nie zaginie i zostanie opłacona, jak przystało na tak porządną firmę.” Może zadziałać.

Pismo z wezwaniem do zapłaty

Jeśli kontrahent nic sobie nie robi z wcześniejszych prób miękkiej windykacji, trzeba przystąpić do kolejnego kroku, czyli wysłać mu oficjalne wezwanie do zapłaty. W takim piśmie trzeba podać konkretną datę, do której chcemy otrzymać zaległe pieniądze. Warto również podać konsekwencje, jakimi zostanie obarczony kontrahent, jeśli ponownie nie wywiąże się ze swoich obowiązków – np. naliczenie karnych odsetek czy przekazanie sprawy „działowi windykacji”.

Odmowa realizacji nowego zlecenia

Ta metoda jest bardzo skuteczna w sytuacji, gdy mamy do czynienia ze stałym kontrahentem, który regularnie zamawia coś w firmie. Może mu bardzo zależeć na zachowaniu ciągłości dostaw, dlatego odmawiając realizacji przed uregulowaniem zaległości prawdopodobnie uda się wymóc na płatniku sięgnięcie do portfela.