Dlaczego warto wdrożyć podpis elektroniczny w firmie?

Podpis elektroniczny, nazywany też e-podpisem, to bardzo przydatne rozwiązanie w biznesie. Posiadając go można znacząco ułatwić sobie utrzymywanie relacji z szeroko pojętą administracją państwową oraz skrócić niektóre procedury. Coraz więcej przedsiębiorców interesuje się tematem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W naszym poradniku wyjaśniamy, dlaczego warto w niego zainwestować oraz podpowiadamy, jak się za to zabrać.

Do czego przyda Ci się podpis elektroniczny?

Dzięki podpisowi elektronicznemu znacząco uprościsz komunikacją z administracją publiczną – chociażby Zakładem Ubezpieczeń Społecznych czy urzędem skarbowym. To także znakomity sposób na to, aby uwiarygodnić swój biznes w oczach kontrahentów.

Pisząc w dużym skrócie: kwalifikowany podpis elektroniczny zastępuje podpis fizyczny i jest tak samo ważny. Posiadając go nie musisz już wysyłać do urzędów papierowej dokumentacji. Większość spraw załatwisz całkowicie online. Dotyczy to między innymi:

• przesyłania JPK do urzędu skarbowego,
• przesyłania korespondencji do ZUS,
• składania deklaracji podatkowych,
• składania wniosków do KRS,
• ubiegania się o dotacje,
• składania pism procesowych do sądu.

Najważniejsze korzyści

Mając e-podpis przede wszystkim oszczędzasz mnóstwo czasu. Większość spraw urzędowych załatwisz od ręki, bez drukowania i podpisywania dokumentacji, a następnie składania jej osobiście czy wysyłania pocztą. Przekłada się to również na oszczędności finansowe.

Z kwalifikowanego podpisu elektronicznego możesz skorzystać wszędzie, co będzie szczególnie przydatne w sytuacji, gdy dużo podróżujesz. Dodatkowo warto podkreślić, że e-podpis znacząco zwiększa bezpieczeństwo obiegu dokumentów elektronicznych.

Jak zdobyć kwalifikowany podpis elektroniczny? Ile to kosztuje?

Zgodnie z obowiązującym prawem e-podpis jest narzędziem komercyjnym, które mogą oferować wyłącznie dostawcy posiadający certyfikat Ministerstwa Cyfryzacji. Takie narzędzie możesz kupić u zewnętrznego dostawcy, wraz z całym sprzętem potrzebnym do zaimplementowania podpisu w firmie.

Koszt zależy od dostawcy, długości ważności certyfikatu, rodzaju urządzenia, dzięki któremu będziesz mógł korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jednak nie powinien on przekroczyć około 300 złotych – płatne jednorazowo.

Do tego dochodzi jeszcze roczna opłata za utrzymanie e-podpisu, która waha się od kilkudziesięciu do 150 złotych. Zaznaczmy, że dotyczy to tylko jednego podpisu – jeśli potrzebujesz ich więcej, to będziesz ponosić koszty utrzymania każdego z nich osobno.