Czym jest faktura „na żądanie”?

W przypadku transakcji dokonywanej z innym przedsiębiorcom sprawa jest prosta: firma ma obowiązek udokumentować sprzedaż fakturą. Wielokrotnie jednak pojawiają się wątpliwości, czy tak samo jest w sytuacji, gdy kontrahent to osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Polskie przepisy są pod tym względem jednoznaczne i wprowadzają pojęcie faktury „na żądanie”. Czym jest ten dokument i kiedy trzeba go wystawić? Tego dowiesz się z naszego poradnika.

Sprzedaż dla osoby fizycznej

Co do zasady dokonując sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, przedsiębiorca jest obowiązany udokumentować ją paragonem. Z drugiej strony prawo podatkowe zwalnia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przedsiębiorców, którzy w ciągu roku nie przekroczyli progu łącznej sprzedaży dla konsumentów w wysokości 20.000 złotych. Wówczas powstaje obowiązek udokumentowania sprzedaży fakturą.

Okazuje się jednak, że konsument, nawet pomimo otrzymania paragonu, może poprosić przedsiębiorcę o wystawienie faktury sprzedaży. Mówimy wtedy o fakturze „na żądanie”. Przedsiębiorca nie może odmówić wystawienia takiego dokumentu, o ile zostaną spełnione określone wymogi.

Kiedy przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury „na żądanie”?

Taki obowiązek powstaje z chwilą, gdy konsument zgłosi prośbę o otrzymanie faktury w ciągu najpóźniej 3 miesięcy, liczonych od końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż lub wykonanie usługi.

Przykład

Jan Kowalski kupił w firmie ABC baterię umywalkową 20 kwietnia. Później stwierdził, że chciałby otrzymać fakturę sprzedaży. Firma musi ją wystawić, jeśli Kowalski zgłosi taką prośbę najpóźniej do końca lipca. Po tym terminie przedsiębiorca ma już pełną dowolność i może odmówić konsumentowi.

Ważne terminy

Jeśli konsument w porę upomni się o fakturę, to termin wystawienia dokumentu jest uzależniony od tego, kiedy ta prośba została zgłoszona. Jeśli osoba fizyczna zażądała faktury w miesiącu, w którym doszło do transakcji, przedsiębiorca musi wystawić dokument najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.

Jeśli jednak prośba pojawiła się później, wówczas fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba fizyczna upomniała się o dokument.