Księgowość internetowa to wygoda, ale pod pewnymi warunkami

Spośród około 3 milionów firm działających w naszym kraju, gros stanowią jednoosobowe działalności gospodarcze. Mikro i mali przedsiębiorcy zwykle nie mają potrzeby, by zatrudniać księgową na pełen etat. W zupełności wystarczy im księgowość internetowa – albo w postaci wirtualnego biura rachunkowego, albo programu do rozliczania przychodów i rozchodów online. Jest to oczywiście bardzo wygodne rozwiązanie, ale jednocześnie wymaga od przedsiębiorcy sporej samodzielności i systematyczności. Wyjaśniamy to w naszym poradniku.

Regularne skanowanie dokumentów

Jeśli masz zamiar korzystać z usług wirtualnego biura rachunkowego, to zacznij od zainwestowania w skaner. Będziesz go bardzo często używać w celu przygotowania cyfrowych kopii dokumentów, zwłaszcza kosztowych. Wiele biur rachunkowych dopuszcza także zdjęcia dokumentów wykonane telefonem komórkowym (muszą być jednak czytelne).

Jest to niestety dość czasochłonna i na dłuższą metę irytująca czynność. Zwłaszcza, jeśli masz skaner tylko w biurze, a fakturę kosztową pozyskasz w czasie wolnym – taki dokument może łatwo zaginąć.

Dlatego wspomnieliśmy, że efektywne korzystanie z księgowości online wymaga od przedsiębiorcy systematyczności. W przeciwnym razie szybko pogubisz się w dokumentach i ustalenie, które z nich już wysłałeś do biura, a które dopiero na to czekają, zajmie Ci mnóstwo czasu.

Fizyczne przechowywanie faktur

Korzystając z księgowości online otrzymasz dostęp do narzędzia umożliwiającego szybkie wystawianie faktur sprzedażowych. Jest to bardzo wygodne, ale musisz pamiętać o pewnej istotnej kwestii. Każdą fakturę mimo wszystko warto wydrukować i fizycznie przechowywać w biurze. Dlaczego?

Odpowiedź jest oczywista: chodzi o kontrolę skarbową, która przecież może Ci się przytrafić w każdej chwili. Urzędnicy zażądają dostępu do dokumentów sprzedaży. Nie wystarczy im, że pokażesz je na ekranie komputera. Z kolei masowe drukowanie tysięcy faktur z okresu np. ostatnich 5 lat, to mordęga oraz prosty sposób na sparaliżowanie pracy przedsiębiorstwa. Lepiej więc systematycznie drukować faktury i przechowywać je w segregatorach.

Ustalenie optymalnego okresu rozliczeń

Przedsiębiorcy korzystający z księgowości online, a tym bardziej samodzielnie wypełniający deklaracje do Urzędu Skarbowego i ZUS przy pomocy programu księgowego, są szczególnie narażeni na ryzyko spóźnienia się w płatności swoich zobowiązań publicznoprawnych. Dlaczego? Ponieważ dość późno uzyskują informację na temat wysokości tych zobowiązań.

Przykładowo: podatek dochodowy płacimy do 20. dnia miesiąca. Przedsiębiorca otrzymuje deklarację z wirtualnego biura księgowego dopiero 18 i z paniką w oczach stwierdza, że nie ma pieniędzy na opłacenie całej daniny. Nie zdąży też uzbierać potrzebnej kwoty. Gdyby miał księgową na miejscu, ta z pewnością dużo wcześniej uprzedziłaby go, że w tym miesiącu będzie zobligowany do zapłacenia wysokiego podatku.

Wniosek jest prosty: korzystając z księgowości online warto systematycznie gromadzić środki, które zabezpieczą przyszły podatek dochodowy lub VAT. Łatwo bowiem stracić tutaj rachubę, gdy przedsiębiorca wystawia dużo faktur. Zalecamy również wynegocjowanie z wirtualnym biurem jak najwcześniejszego terminu przysyłania deklaracji podatkowych – może się to jednak wiązać z dodatkową opłatą.

Jak widać księgowość internetowa nie jest pozbawiona wad. Na pewno nie możemy jej polecić przedsiębiorcom, którzy mają problem z systematycznością i samodzielnością. W ich przypadku taki układ prędzej czy później spowoduje przykre konsekwencje.