Czy firma musi posiadać konto firmowe? Obalamy mity i podpowiadamy

Polskie przepisy o swobodzie prowadzenia działalności gospodarczej jasno precyzują, w jakich sytuacjach osoba prowadząca działalność musi posiadać konto w banku. Ten obowiązek nakładany jest na firmy, które dokonują transakcji z innymi podmiotami lub suma jednorazowej transakcji przekracza 15 tysięcy euro. W praktyce więc trudno jest od tego uciec – w końcu prowadząc biznes niemal na pewno wystawiamy faktury. Pytanie jednak, czy faktycznie musimy zakładać specjalne konto firmowe? Tu już przepisy nie są aż tak dokładne.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a konto firmowe

Nigdzie nie znajdziemy nakazu założenia bankowego konta firmowego w przypadku, gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą. Przedsiębiorca może więc – przynajmniej w teorii – spokojnie korzystać z prywatnego rachunku. Dlaczego w teorii? Ponieważ w grę wchodzą jeszcze przepisy bankowe.

Niemal każdy bank zakładający nam rachunek oszczędnościowo rozliczeniowy zastrzega w umowie, że może być on prowadzony wyłącznie dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. To bardzo istotny zapis – jeśli chcemy traktować go poważnie, nie mamy prawa wykorzystywać takiego prywatnego rachunku do przeprowadzania transakcji firmowych. Jeśli zaryzykujemy, a bank się zorientuje (na podstawie analizy transakcji), wówczas możemy się spodziewać wypowiedzenia umowy.

Dlaczego bankom tak zależy, aby przedsiębiorcy zakładali rachunki typowo firmowe? Ponieważ z reguły ich prowadzenie wiąże się z wysokimi opłatami. Do tego instytucja uruchamiająca takie konto zyskuje szerokie pole do proponowania biznesmenowi szeregu produktów dodatkowych, dedykowanych firmom – kredytów obrotowych, pożyczek na rozwój działalności, debetów, kart kredytowych. Wszystko oczywiście „na bardzo atrakcyjnych warunkach”, ale w praktyce obarczone masą opłat. Przecież przedsiębiorcę stać, prawda?

Lepiej dla przedsiębiorcy, gdy posiada konto firmowe

Wymienione wyżej problemy raczej powinny nas determinować do zakładania kont przeznaczonych dla firm. Jednak nie tylko o kwestie formalne tutaj chodzi. Rachunek uruchomiony z myślą o obsłudze transakcji przedsiębiorstwa zwyczajnie ułatwia życie. Z kilku powodów.

Po pierwsze: kontrola skarbowa. Urzędnicy mogą zażyczyć sobie udostępnienia konta (musimy podać jego numer do wiadomości fiskusa) w celu weryfikacji transakcji. Czy chcielibyśmy, aby przy okazji wertowali nasze prywatne, finansowe życie? Nie bardzo.

Po drugie: komornik. Oczywiście nikomu tego nie życzymy, ale może się przecież zdarzyć, że w wyniku ogromnych problemów finansowych majątkiem firmy zainteresuje się komornik. Pierwszym miejscem, w którym poszuka pieniędzy, będzie rzecz jasna konto. Posiadając jedynie prywatny rachunek ryzykujemy jego zajęcie, a nasza rodzina zostanie bez środków do życia.

Po trzecie: porządek. W momencie gdy nasza firma się rozwinie i będzie realizować sporo transakcji w obrębie konta, możemy łatwo pogubić się w finansach. Ciężko nam będzie odróżnić wydatki prywatne od tych firmowych, wpływy z tytułu opłaconych faktur i np. pensji współmałżonka. To rodzi szereg problemów – utrudnioną kontrolę nad terminowością naszych kontrahentów, a przede wszystkim – jeśli prowadzimy księgowość we własnym zakresie – trudności z obliczeniem należnego podatku dochodowego.

Po czwarte: wygoda. Rachunki firmowe zwykle są tak skonstruowane, aby ułatwiać przedsiębiorcy rozliczanie się z instytucjami państwowymi. Możemy więc znaleźć w nich specjalne formularze do wykonywania przelewów do ZUS czy US. Posiadając rachunek firmowy jesteśmy także w uprzywilejowanej pozycji wobec banku – możemy uzyskać lepsze warunki otrzymania kredytu czy debetu w koncie.

Po piąte: prestiż i wiarygodność. Czy potraktowalibyście poważnie firmę, która realizuje płatności z rachunku osoby prywatnej? Właśnie.

Jak widać firma musi posiadać konto firmowe, choć oficjalnie nie jest to w żaden sposób usankcjonowane. Argumentów za tym rozwiązaniem jest jednak na tyle dużo, że w zasadzie nie ma się nad czym dłużej zastanawiać.