Wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to jedna z najbardziej przełomowych zmian czekających biznes nad Wisłą. Oficjalnie wchodzi w życie od 2026 roku, jednak na starcie tylko dla części przedsiębiorców. Na tę zmianę trzeba się przygotować już dziś, dlatego przeczytaj nasz poradnik i poznaj najważniejsze fakty na temat KSeF.

Czym właściwie jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur wkrótce stanie się obowiązkowym narzędziem do wystawiania faktur VAT. Jest to opracowana przez Ministerstwo Finansów ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania
faktur w formacie XML.

Cel wdrożenia tego narzędzia jest prosty: chodzi o zapewnienie pełnej kontroli nad przepływem faktur elektronicznych, co zmniejszy pole do nadużyć, niezamierzonych błędów czy jawnych prób uszczuplenia dochodów państwa.

Terminy – od kiedy obowiązkowy KSeF?

Krajowy System e-Faktur to tak duża rewolucja, że na szczęście Ministerstwo Finansów zdecydowało się wprowadzać go stopniowo. Jako pierwsi, już od 1 lutego 2026 roku, z systemu zaczną korzystać duzi przedsiębiorcy, czyli firmy z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie.

Kolejny etap, od 1 kwietnia 2026 roku, obejmie już wszystkie firmy, z małym wyjątkiem. Otóż okres przejściowy przewidziano dla mikroprzedsiębiorców, czyli firm, których sprzedaż miesięczna wynosi do 10 000 zł, a wartość faktury nie przekracza 450 zł – oni będą mogli nadal wystawiać faktury w dotychczasowej formie do końca 2026 roku.

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

KSeF nie obejmie wszystkich przedsiębiorców. Z obowiązku fakturowania w tym systemie zwolnieni są:

• podatnicy zagraniczni bez siedziby lub stałego miejsca działalności w Polsce,
• podatnicy rozliczający się w procedurach szczególnych (np. VAT OSS),
• firmy wystawiające faktury osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (choć mogą to robić dobrowolnie),
• przedsiębiorcy zwolnieni na mocy ustawy np. z uwagi na specyfikę działalności.

Jak działa KSeF?

Proces wystawiania faktury przez KSeF ma być prosty i intuicyjny – oczywiście w teorii. Ministerstwo Finansów informuje, że przedsiębiorca korzystający z systemu wystawi fakturę w formacie XML (narzędzie ma prowadzić krok po kroku). Dokument następnie trafi do systemu, który zweryfikuje poprawność faktury, nada jej unikalny numer identyfikacyjny oraz wystawi UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Faktura zostanie automatycznie przesłana do odbiorcy, który będzie mógł ją pobrać z systemu bezpośrednio lub poprzez tzw. dostęp anonimowy (na podstawie danych z faktury i kodu QR).

To jest ważne:

Otrzymywanie e-faktur przez KSeF wymaga zgody odbiorcy, choć ta może być udzielona w dowolny sposób (np. mailowo).

Warto dodać, że wystawianie faktur w KSeF dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będzie dobrowolne. Jeśli przedsiębiorca się na to zdecyduje, to jego klient otrzyma fakturę z kodem QR umożliwiającym pobranie dokumentu bez logowania się do KSeF.

Jakie korzyści daje KSeF?

Przedsiębiorcy słusznie obawiają się tej rewolucji i mają obiekcje dotyczące zacieśnienia kontroli nad procesem fakturowania. Ministerstwo „na zachętę” przygotowało więc zestaw korzyści, które mają załagodzić skutki zmiany dotychczasowego modelu fakturowania. Są to:

• szybszy zwrot VAT (do 40 dni),
• brak konieczności archiwizowania faktur (te będą przechowywane w KSeF),
• ułatwione i przyspieszone kontrole podatkowe (urząd ma od razu dostęp do faktur).

KSeF w praktyce

Rewolucja KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców, nawet tych, którzy będą czasowo czy na stałe zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w systemie. Z pewnością jednak będą otrzymywać dokumenty w takiej formie od swoich kontrahentów.

Wniosek? Na KSeF trzeba się dobrze przygotować, przede wszystkim zapoznać się z działaniem tego systemu i skonsultować jego integrację z obecnie używanymi programami do fakturowania oraz usługami księgowymi. W pierwszej kolejności skontaktuj się z obsługującym Cię biurem i zapytaj, jak będzie wyglądać migracja do KSeF.

Czy wystawianie faktur w KSeF jest bezpieczne?

Znów musimy tutaj polegać na zapewnieniach Ministerstwa Finansów, które przekonuje, że przedsiębiorcy nie mają się czego bać. System ma zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki zaawansowanemu zarządzani uprawnieniami użytkowników oraz uwierzytelnianiu za pomocą podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub tokenu.

Każdy użytkownik systemu, w tym przedsiębiorca i wyznaczone przez niego biuro rachunkowe, może mieć określone role i uprawnienia, które nadaje administrator systemu po stronie podatnika.

Widać zatem, że KSeF, wbrew powszechnej opinii, nie będzie tylko „rządowym programem do fakturowania”, ale diametralną zmianą w rozliczeniach między przedsiębiorcami, które po wdrożeniu systemu staną się w pełni przejrzyste dla organów skarbowych.

Autor: Grzegorz Wiśniewski, red. naczelny Mindly.pl,  CEO Soluma Group, CEO Soluma Interactive.