W mikrofirmie chaos decyzyjny nie wygląda jak „chaos”. Wygląda jak drobiazgi: ktoś coś obiecał klientowi w rozmowie, ktoś inny wysłał ofertę w innej wersji, w projekcie pojawiają się „małe poprawki”, które po tygodniu stają się drugim projektem, a Ty kończysz dzień z poczuciem, że pracowałeś dużo, ale nie wiadomo nad czym. To nie jest problem braku kompetencji. To jest problem braku prostych reguł: kto decyduje, w jakich sprawach, co jest zmianą, co jest poprawką, i co robimy, gdy klient chce „jeszcze tylko jedno”.
Ten artykuł to praktyczny zestaw zasad dla mikrofirm (zwłaszcza usługowych i projektowych), który możesz wdrożyć bez korporacyjnych procedur. Chodzi o to, żeby decyzje były szybkie, odpowiedzialność jasna, a zmiany w pracy przestały zjadać marżę.
W mikrofirmie decyzje często zapadają „po drodze”: w SMS, na Messengerze, w rozmowie telefonicznej, w komentarzu do pliku. Potem nikt nie pamięta, co było uzgodnione, kto to zatwierdził i czy to było w cenie. Gdy jest dobrze, jakoś to działa. Gdy przychodzi napięty termin, reklamacja albo spór o zakres, zaczyna się szukanie winnego i odkręcanie ustaleń.
Porządek decyzyjny nie ma spowalniać. Ma przyspieszać. To, co spowalnia, to brak zasad i ciągłe wracanie do tych samych pytań.
Nie potrzebujesz rozbudowanej struktury. Wystarczą trzy role, nawet jeśli w praktyce pełni je ta sama osoba:
Jeśli pracujesz sam, nadal warto rozdzielać te „kapelusze” w głowie. Bo najczęstszy błąd jednoosobowej mikrofirmy jest taki, że merytoryka pożera biznes: robisz najlepsze możliwe rozwiązanie, choć biznesowo powinieneś zrobić rozwiązanie „wystarczająco dobre” w danym budżecie.
Najprostsza reguła, która ratuje mikrofirmę przed darmową pracą, to progi akceptacji. Ustal, co wymaga zgody i w jakiej formie. Przykład dla usług/projektów:
Mikrofirmy często boją się „formalizmu”, bo myślą, że klient się obrazi. W praktyce większość porządnych klientów docenia jasność. A ci, którzy obrażają się na porządek, często i tak generują najwięcej strat.
To jest serce chaosu. Klient mówi „to tylko poprawka”, a Ty wiesz, że to nowy zakres. Żeby nie kłócić się o słowa, potrzebujesz definicji.
Poprawka to doprowadzenie pracy do zgodności z zaakceptowanymi ustaleniami (brief, specyfikacja, protokół, mail z zakresem). Jeśli rezultat nie spełnia uzgodnionego kryterium, poprawiasz w ramach umowy.
Zmiana to modyfikacja ustaleń po akceptacji zakresu: nowe funkcje, nowy wariant, inna koncepcja, dodatkowe elementy, zmiana kierunku. Zmiana wymaga osobnej wyceny albo jasnego limitu godzin.
Najbardziej praktyczna metoda w mikrofirmie to „punkt odniesienia”: ustalenia bazowe są zapisane, a każda zmiana jest dopisana jako aneks do zakresu (nawet mailowo). Bez tego masz spór nie o pracę, tylko o pamięć.
Brzmi groźnie, ale chodzi o prostą listę: w projekcie (folder, dokument, system zadań) masz miejsce, gdzie zapisujesz decyzje i zmiany. Minimalny format wpisu:
To jest „pamięć firmy”. Mikrofirmy nie padają od braku talentu, tylko od tego, że wszystko jest w głowach, a głowy mają limit.
Jeśli klient wysyła uwagi mailem, SMS-em i w komentarzach do pliku, a potem dzwoni i mówi „ale ja już pisałem”, to mikrofirmie robi się mgła. Ustal jeden kanał do akceptacji: np. e-mail lub panel projektu. Inne kanały mogą służyć do rozmowy, ale decyzja ma lądować w jednym miejscu.
To nie musi być sztywne. Wystarczy reguła: „podsumuję ustalenie mailem” albo „wrzucę to do rejestru zmian i podeślę do akceptacji”. Dzięki temu w razie wątpliwości wracasz do faktów, nie do emocji.
Brak decyzji to też decyzja, tylko najdroższa. Mikrofirmy tracą mnóstwo czasu na czekanie: „jak klient odpowie, to ruszę dalej”. Wprowadź prostą ścieżkę eskalacji:
To nie jest „straszenie”. To jest zarządzanie ryzykiem. Mikrofirmie najbardziej szkodzi projekt, który ciągnie się w nieskończoność, bo „czekamy na decyzję”.
Jeżeli chcesz, żeby porządek decyzyjny działał, wpisz do umowy/OWU kilka prostych zasad:
W mikrofirmie najlepsze umowy to nie te „najmądrzejsze”, tylko te, które da się stosować w codziennej pracy. Jeśli zasady są tak skomplikowane, że nikt ich nie używa, to ich nie ma.
Jeśli chcesz wdrożyć porządek bez rewolucji, zrób to tak:
To wystarczy, żeby mikrofirmie przestały uciekać godziny na „ustalenia, których nie ma” i na darmowe poprawki, które wcale nie były poprawkami.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
