Upominki firmowe potrafią działać lepiej niż dziesięć telefonów od handlowca. Dobrze dobrany gadżet sprawia, że marka zostaje w głowie, a relacja robi się po prostu bardziej ludzka. Problem zaczyna się wtedy, gdy prezent przestaje być „reklamą”, a zaczyna być „reprezentacją” – czyli wydatkiem, którego nie wrzucisz w koszty podatkowe. I co gorsza: ta granica nie przebiega wyłącznie po cenie, tylko po celu i kontekście.
W praktyce mikrofirmy najczęściej wpadają w kłopoty nie dlatego, że kupiły długopisy, tylko dlatego, że nie umiały udowodnić, iż prezent był działaniem promocyjnym, a nie budowaniem prestiżu. Drugi klasyczny błąd to VAT: „skoro to gratis, to VAT nie istnieje”. Niestety, czasem istnieje – chyba że wchodzisz w wyjątki dla prezentów o małej wartości albo próbek.
W podatkach dochodowych (PIT/CIT) funkcjonuje zasada: kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia źródła przychodu, ale z wyłączeniami. Jednym z najbardziej „twardych” wyłączeń są koszty reprezentacji. W praktyce oznacza to, że jeśli prezent jest oceniany jako reprezentacyjny (ma budować wizerunek „na bogato”, podkreślać status, robić wrażenie przepychem), to fiskus może uznać go za wydatek niekosztowy.
To nie znaczy, że każda rzecz wręczona kontrahentowi jest reprezentacją. Reklama (w tym gadżety reklamowe) może być kosztem. Cała sztuka polega na tym, żeby w razie kontroli mieć argumenty i dokumenty pokazujące reklamowy charakter działania.
Zanim kupisz upominki, przeleć szybki test. Im więcej odpowiedzi „po stronie prestiżu”, tym większe ryzyko reprezentacji.
Nie ma magicznej listy „dozwolonych” prezentów, ale są schematy, które w praktyce najczęściej działają. Chodzi o to, żeby prezent wspierał sprzedaż i rozpoznawalność marki, a nie był sygnałem statusu.
Najczęściej obronisz jako reklamę m.in.:
Kluczem jest nie tylko „co”, ale też „jak”. Ten sam kubek może być reklamą (masowo, z logo, w kampanii) albo reprezentacją (jednorazowo, w zestawie premium, jako część „luksusowego kosza”).
Najbardziej ryzykowne są prezenty drogie, eleganckie, mocno spersonalizowane albo wręczane w sposób „odświętny” (np. dla wąskiej grupy najważniejszych kontrahentów). Szczególnie ostrożnie podchodź do:
To nie znaczy, że zawsze jest zakaz. To znaczy, że im bardziej prezent przypomina budowanie prestiżu, tym bardziej musisz umieć udowodnić jego gospodarczy, promocyjny sens – a czasem lepiej uznać, że to wydatek poza kosztami i po prostu świadomie go ponieść.
W VAT mechanizm jest bezlitosny: jeżeli przy zakupie towaru miałeś prawo do odliczenia VAT, to nieodpłatne przekazanie takiego towaru bywa traktowane jak dostawa towarów. To oznacza potencjalny VAT należny – mimo że nie ma przychodu i nie ma płatności.
Na szczęście są ważne wyjątki: prezenty o małej wartości oraz próbki przekazywane na cele związane z działalnością gospodarczą. W uproszczeniu oznacza to, że drobne, marketingowe upominki mogą być neutralne w VAT, o ile spełniasz warunki ustawowe.
Jeśli chcesz, żeby przekazywane upominki mieściły się w wyjątku „prezentów o małej wartości”, musisz pilnować dwóch progów:
To są progi z ustawy o VAT, więc mają ogromne znaczenie praktyczne. W mikrofirmach często najwygodniejsze są dwa modele: albo rozdajesz wyłącznie drobne upominki do 20 zł netto bez prowadzenia ewidencji, albo robisz ewidencję i wtedy możesz działać elastyczniej w limicie 100 zł netto rocznie na osobę.
Ewidencja w praktyce nie musi być skomplikowana, ale powinna być rzetelna. Jej sens jest prosty: ma pozwolić wykazać, komu i kiedy przekazałeś upominek oraz jaka była jego wartość. Im lepiej to opiszesz, tym mniej przestrzeni na spór.
Praktyczne elementy, które warto mieć (nawet jeśli ustawa nie narzuca wzoru):
Do tego dołóż dowody „marketingu”: projekt gadżetu z logo, opis kampanii, regulamin akcji, zdjęcia stoiska, screeny oferty „gratis przy zakupie”, notatkę z planu marketingowego. Chodzi o prostą tezę: to nie jest prezent „dla prestiżu”, tylko element reklamy, tak jak baner czy ulotka.
Najważniejsze: nie próbuj „wygrać” prezentami, które są w istocie reprezentacją, licząc na to, że „jakoś się to zaksięguje”. Dużo bezpieczniej jest zaplanować akcję tak, by była reklamą nie tylko w Twojej głowie, ale też w papierach.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
