Czy obiad z kontrahentem może być kosztem uzyskania przychodu?

Mateusz Nowak
20.04.2020

Wydatki na szeroko rozumianą reprezentację zawsze budziły poważne wątpliwości podatkowe i zwykle są podważane przez fiskusa. Firmy nauczyły się już, że dla świętego spokoju lepiej jest nie zaliczać ich do kosztów uzyskania przychodu. Istnieją jednak wyjątki. Jednym z nich jest obiad z kontrahentem. Okazuje się, że nawet zdaniem administracji skarbowej rachunek z restauracji może być uwzględniony w kosztach firmy, ale tylko pod pewnymi warunkami. Taką interpretację w 2019 roku wydał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Warto wczytać się w to uzasadnienie.

Obiad nie może być kosztem reprezentacyjnym

To kluczowa kwestia, na którą trzeba zwrócić uwagę. Administracja skarbowa zawsze podważy wydatek, który ma znamiona reprezentacji, bo takowych, co do zasady, nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu. Trzeba zatem jasno uargumentować (w razie kontroli), że obiad nie miał na celu promowania marki firmy, zaznajomienia kontrahenta z jej ofertą czy zrobienia na nim dobrego wrażenia, ale tworzył jedynie warunki do zawarcia kontraktu czy wynegocjowania warunków umowy. Przyda się więc tutaj posiadanie takowej umowy, najlepiej z datą, w której nastąpił ten obiad.

Obiad nie może podlegać wykluczeniu z katalogu kosztów firmowych

W artykule 16 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych znajdziemy cały wykaz wydatków, które zasadniczo nie mogą zostać zaliczone do kategorii kosztów uzyskania przychodu. Jeśli urzędnicy nie uznają, że obiad z kontrahentem podpada pod którykolwiek z nich, to nie powinno być problemu z rozliczeniem rachunku z restauracji. Podkreślmy przy tym, że samo pojęcie „obiad z kontrahentem” nie pojawia się we wspomnianym artykule 16 Ustawy.

Będzie kosztem, jeśli wydatek miał uzasadnienie

Bardzo ważne jest, aby obiad z kontrahentem został odpowiednio udokumentowany, czyli podstawą do jego zaksięgowania jest rachunek lub faktura z restauracji. Można uprzedzić ewentualne wątpliwości urzędników i poprosić pracownika, by na rachunku znalazła się informacja na temat liczby zaserwowanych dań – wtedy będzie wiadomo, że przedsiębiorca nie zjadł obiadu czy kolacji sam.

Najważniejsze jest natomiast to, aby umieć rzeczowo uzasadnić wydatek. Pomocne może być w tym posiadanie dowodu, który potwierdza, że krótko po obiedzie kontrahent został klientem przedsiębiorcy i np. złożył zamówienie na jakiś produkt. Będzie wówczas można dość łatwo wykazać, że mamy do czynienia z kosztem uzyskania przychodu, bo ten przychód rzeczywiście został uzyskany.

Należy również podkreślić, że zawsze to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia, że dany wydatek rzeczywiście jest kosztem uzyskania przychodu i został poniesiony na cele bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. A z tym, niestety, bywa bardzo różnie.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.