Wejście na marketplace’y (Allegro/Amazon) od zera: weryfikacje KYC/KYB, regulaminy, logistyka, KPI i ryzyka blokad

Sprzedaż na Allegro i Amazonie pozwala szybko dotrzeć do tysięcy klientów, ale wejście „na hurra” kończy się zwykle niską widocznością, karami i blokadami. Poniżej praktyczny przewodnik dla mikrofirmy: jak przejść weryfikacje KYC/KYB, ustawić zasady, wybrać logistykę, zaprojektować KPI i zminimalizować ryzyka.

KYC/KYB: jak bez bólu przejść weryfikację konta

Marketplace’y są instytucjami zaufania publicznego dla kupujących, dlatego weryfikują tożsamość sprzedawców (KYC – Know Your Customer) i dane firm (KYB – Know Your Business). Przygotuj pakiet dokumentów przed rejestracją, aby uniknąć „ping-ponga” i przestojów w sprzedaży.

• Dane rejestrowe firmy: pełna nazwa, NIP/VAT, KRS lub CEIDG, adres korespondencyjny i zwrotów.
• Dokument tożsamości właściciela/uprawnionych osób (skan lub zdjęcie wysokiej jakości).
• Dowód posiadania rachunku bankowego (wyciąg z widocznym numerem i danymi posiadacza).
• Uchwały/pełnomocnictwa dla osób zarządzających kontem (gdy nie działa właściciel).
• Informacje podatkowe: numery VAT (w tym UE), status OSS/IOSS w razie sprzedaży transgranicznej.
• Polityki firmowe: procedura zwrotów i reklamacji, godziny obsługi klienta, SLA odpowiedzi.

Unikaj rozbieżności: nazwa w banku musi odpowiadać nazwie w rejestrze; adres zwrotów musi być realny (kurier dojedzie). Nie podawaj skrótów „na skróty” – nawet różnica w znakach diakrytycznych potrafi zatrzymać weryfikację.

Regulaminy i obowiązki sprzedawcy – co ustawić na starcie

• Warunki zwrotów: okres, adres, kto pokrywa koszty; pamiętaj o przepisach konsumenckich i wyjątkach.
• Reklamacje: kanały zgłoszeń, 14-dniowy termin odpowiedzi, wymiana/naprawa, obniżenie ceny, odstąpienie.
• Polityka wysyłek: czasy przygotowania do wysyłki (handling time), przewoźnicy, numery śledzenia.
• Stawki i progi darmowej dostawy oraz integracja z cennikami platformy.
• Treść ofert: zakazane treści, zgodność z prawem (oznaczenia CE, bezpieczeństwo, kategorie regulowane).
• Faktury i paragony: automatyzacja wystawiania, NIP nabywcy, korekty i duplikaty.

Architektura oferty: jak pisać, by sprzedawało i nie łamało zasad

• Tytuł i słowa kluczowe: naturalny język + frazy, których faktycznie używa klient; unikaj „keyword spamu”.
• Parametry i kategorie: uzupełniaj wszystkie wymagane atrybuty – to wpływa na filtrowanie i algorytmy.
• Zdjęcia: własne lub z licencją; białe tło dla głównego zdjęcia bywa preferowane; pokaż skalę i detale.
• Opis korzyści: problemy klienta, zastosowania, kompatybilność, wymiary i materiały; unikaj obietnic medycznych i superlatyw bez pokrycia.
• Cross-selling: warianty, akcesoria, „często kupowane razem”; na Amazonie używaj rodzic–dziecko dla wariantów.

Logistyka: własna, Fulfillment by Amazon (FBA) czy programy Allegro

Model logistyczny decyduje o widoczności ofert i marży. Oceń koszty całkowite (opakowania, magazyn, pick&pack, zwroty) i wpływ na KPI dostaw.

• Wysyłka własna: pełna kontrola, niższy koszt przy małej skali, ale ryzyko przekroczenia SLA.
• FBA/Amazon Logistics: wyższa opłata magazynowa i prowizyjna, ale przewidywalne SLA i priorytet w Buy Box.
• Programy Allegro (np. smart/dostawy zintegrowane): lepsza konwersja przy dotrzymaniu parametrów.
• Zwroty: automatyzuj etykiety, stosuj kody RMA, testuj regenerację „open box”, by zmniejszyć straty.

Finanse i prowizje: jak policzyć opłacalność bez tabel

Skonstruuj model marży w oparciu o wszystkie prowizje i opłaty stałe. Zasada: jeżeli po doliczeniu kosztów pozyskania (reklamy), logistyki i zwrotów marża na sztuce spada poniżej uzgodnionego progu (np. 15–20%), oferta nie powinna skalować się bez renegocjacji cen zakupu lub poprawy konwersji.

• Prowizja platformy: procent od kategorii + minimalne opłaty.
• Opłaty logistyczne: magazyn, pick&pack, etykiety, zwroty, przepakowania.
• Reklamy: CPC/ACOS (Amazon), kampanie Allegro Ads; personalizuj stawki dla fraz z wysokim CR.
• Straty: uszkodzenia, „item not as described”, chargebacki; wliczaj jako % sprzedaży.

KPI, które naprawdę mają znaczenie

• Order Defect Rate (ODR): suma negatywów (A-to-Z, chargebacki, wady) do wszystkich zamówień; trzymaj najniżej jak się da.
• Late Shipment Rate (LSR): odsetek spóźnionych wysyłek; kontroluj handling time i cut-off dzienny.
• Cancellation Rate: anulacje po stronie sprzedawcy – najczęściej wynik złych stanów magazynowych.
• Tracking Validated Rate: przesyłki z prawidłowym numerem śledzenia – wpływa na ranking.
• Buy Box Win Rate (Amazon): udział w koszyku zakupowym; zależy od ceny brutto, dostępności, SLA i sprzedawcy.
• Click-Through Rate (CTR) i Conversion Rate (CR): sygnały trafności oferty i jakości listingu.
• Return Rate: wskaźnik zwrotów; segmentuj przyczyny i poprawiaj opis/zdjęcia/rozmiarówkę.

Ryzyka blokad i jak ich uniknąć

• Niezgodność dokumentów KYC/KYB: spójność danych w banku, rejestrze i profilu konta.
• Naruszenia IP/brand registry: używaj autoryzowanych zdjęć i opisów; przechowuj faktury/umowy licencyjne.
• Jakość produktu a obietnice w opisie: nie obiecuj funkcji, których produkt nie ma; wrażliwe kategorie trzymaj pod kontrolą.
• Manipulacje opiniami i recenzjami: nie zachęcaj do „pozytywów za bonus”; usuwaj zapisy w regulaminie o „rabat za 5★”.
• Wysoki ODR/LSR: eskaluj logistykę (bufory stanów, automatyczny cut-off, backup kuriera).
• Duże skoki wolumenów: skaluj stopniowo; w razie nagłych wzrostów zawczasu informuj support i przygotuj dokumenty dostaw.

Plan 30/60/90 dni dla nowego konta

• 0–30 dni: weryfikacja, 10–20 SKU „pewniaków”, listingi dopracowane, zbieranie pierwszych opinii, niskie SLA wysyłkowe.
• 31–60 dni: uruchomienie reklam CPC, testy cen (repricing), optymalizacja zdjęć i atrybutów, pierwsze raporty KPI.
• 61–90 dni: rozszerzanie katalogu, automatyzacja stanów i faktur, prenumeraty zakupowe, programy lojalnościowe w ramach zasad platformy.

Reklamy i pozycjonowanie w platformach

• Struktura kampanii: osobno brand, kategoria, frazy long-tail; kontrola stawek i negatywnych słów.
• Retail Readiness: komplet atrybutów, min. liczba zdjęć, odpowiedzi na pytania, Q&A w ofercie.
• Promocje czasowe: krótkie okna rabatowe zamiast permanentnych obniżek – budują CTR i CR.
• A/B testy zdjęć i tytułów: badaj wpływ na CTR; zmieniaj jedną rzecz naraz.

Proces operacyjny „od zamówienia do opinii”

1. Zamówienie: automatyczna weryfikacja płatności i stanu; blokada listingów przy niskim stanie.
2. Pakowanie: checklista jakości, weryfikacja wariantu, wkładka instrukcyjna i kontakt do wsparcia.
3. Wysyłka: numer śledzenia, komunikat post-purchase, przewidywany termin dostawy.
4. Posprzedaż: wiadomość po doręczeniu z poradami użycia; delikatna prośba o opinię zgodna z zasadami.
5. Zwroty: formularz online, automatyczna etykieta, ocena przyczyny i decyzja o dalszym losie towaru.

Checklisty i dokumenty, które warto mieć

• Checklisty rejestracji i weryfikacji KYC/KYB (dokumenty, konta bankowe, pełnomocnictwa).
• Standard of Care dla listingów (tytuły, atrybuty, zdjęcia, zakazy, słowa ryzyka).
• Playbook logistyczny (SLA, cut-off, kurierzy, backup, zasady zwrotów, RMA).
• Polityki: zwroty, reklamacje, gwarancja, komunikacja z klientem.
• Dashboard KPI z progami ostrzegawczymi i procedurą reakcji.

Podsumowanie

Wejście na Allegro i Amazon wymaga dyscypliny operacyjnej: spójnych danych KYC/KYB, zgodnych z prawem regulaminów, mądrze wybranej logistyki i codziennej pracy z KPI. Jeśli od początku projektujesz listingi pod konwersję, pilnujesz terminowości wysyłek i dokumentów oraz uczciwie komunikujesz się z klientem, algorytmy nagrodzą cię widocznością, a konto pozostanie bezpieczne.

Źródła

allegro.pl – centrum pomocy sprzedawcy, zasady wystawiania, programy dostaw, parametry jakości

sell.amazon – wytyczne dla sprzedawców, polityki jakości, Buy Box, FBA i wskaźniki wydajności

prawakonsumenta.uokik.gov.pl – obowiązki sprzedawcy wobec konsumenta (zwroty, reklamacje, komunikacja)

biznes.gov.pl – podatki w sprzedaży internetowej, OSS/IOSS i sprzedaż transgraniczna