Sprzedajesz online do konsumentów w innych krajach UE albo importujesz drobne przesyłki spoza Unii? Procedury VAT OSS (One Stop Shop) i IOSS (Import One Stop Shop) powstały po to, by uprościć rozliczenia i ograniczyć konieczność rejestrowania się do VAT w wielu państwach. Dobrze wdrożone skracają czas obsługi, zmniejszają liczbę błędów i ograniczają „niespodzianki” przy dostawach transgranicznych. Oto praktyczny przewodnik dla mikro i małych e-commerce w Polsce.
OSS to dobrowolna, unijna procedura rozliczania zagranicznego VAT od sprzedaży na odległość B2C (WSTO) oraz wybranych usług dla konsumentów. Zamiast rejestrować się w wielu państwach UE, składasz jedną deklarację w Polsce, wpłacasz łącznie pobrany VAT, a administracja rozdziela go między kraje nabywców. Dla świeżo startujących sklepów to często „zbawienie operacyjne”: mniej numerów VAT, mniej logowań, jeden termin i jedna płatność.
W UE działa łączny próg 10 000 euro netto rocznej sprzedaży B2C do innych państw (wraz z określonymi usługami). Do tej kwoty możesz — jeśli chcesz — rozliczać VAT jak w kraju siedziby. Po przekroczeniu progu musisz opodatkowywać transakcje stawkami kraju konsumenta; praktycznie najprościej zrobić to poprzez rejestrację do OSS. W wielu sklepach opłaca się wejść do OSS zanim przekroczysz limit, by nie mieć „szarpania” z różnymi rejestracjami i stawkami w środku roku.
Rejestrację do OSS/IOSS składasz elektronicznie na podatki.gov.pl. W polskiej praktyce rozróżniamy: procedurę unijną (dla firm z UE, deklaracja kwartalna), procedurę nieunijną (dla podmiotów spoza UE świadczących usługi B2C w UE) oraz procedurę importu IOSS (dla przesyłek o niskiej wartości). Po rejestracji w OSS składasz co kwartał deklarację VIU-DO (a dla nieunijnej — VIN-DO), natomiast w IOSS — miesięczną deklarację VII-DO. W deklaracjach podajesz rozbicie sprzedaży według krajów i stawek, a następnie dokonujesz jednej zbiorczej wpłaty.
IOSS upraszcza rozliczanie VAT przy sprzedaży wysyłkowej towarów spoza UE, gdy wartość przesyłki nie przekracza 150 euro (bez towarów akcyzowych). VAT pobierasz w momencie zakupu i rozliczasz w jednej deklaracji IOSS — dzięki temu paczka zwykle przechodzi odprawę szybciej, a klient nie jest zaskakiwany dodatkowymi opłatami przy doręczeniu. To realnie obniża liczbę porzuceń koszyka i zwrotów, zwłaszcza w małych, częstych zakupach.
Technicznie najtrudniejsze bywa „ogarnąć” stawki VAT i kraj dostawy. Platforma sklepu powinna automatycznie rozpoznawać kraj nabywcy (na podstawie adresu dostawy, IP lub ustawień konta), przypisywać właściwą stawkę według koszyka oraz generować dokumenty sprzedaży z poprawną informacją o kraju opodatkowania. Warto przygotować raporty sprzedaży per kraj i stawka, a także eksport ewidencji do księgowości. Pomyśl o polach w fakturach (np. adnotacja o OSS/IOSS), aby księgowi nie musieli zgadywać, które pozycje trafią do której deklaracji.
W OSS/IOSS prowadzi się ewidencję transakcji pozwalającą organom podatkowym zweryfikować prawidłowość rozliczeń: daty i wartości sprzedaży, kraj konsumenta, zastosowane stawki, podstawę opodatkowania, naliczony VAT, a w razie potrzeby także dokumenty korygujące. Praktycznie: utrzymuj spójne dane w sklepie, systemie płatności i w ERP; trzymaj „ślad rewizyjny” zmian (korekty, zwroty, chargebacki). Ułatwi to przygotowanie deklaracji i ewentualną kontrolę.
OSS nie zastępuje wszystkiego. Jeśli masz magazyn w innym kraju UE, prowadzisz lokalną sprzedaż stacjonarną albo wykonujesz czynności, które nie wchodzą do OSS — lokalna rejestracja VAT może i tak być konieczna. OSS obejmuje głównie B2C na odległość i wskazane usługi; B2B rozliczasz „po staremu”. Dlatego strategię warto zacząć od inwentaryzacji scenariuszy sprzedaży i logistyki (gdzie mamy towar, skąd wysyłamy, komu i dokąd).
Czy w OSS/IOSS płacę w złotówkach? Deklaracje składasz w Polsce i dokonujesz jednej płatności łącznej; system rozdziela VAT dalej. Sprawdź w swoim banku i w systemie e-Deklaracje, jak wygląda praktycznie przelew i identyfikacja płatności.
Czy marketplace rozliczy VAT za mnie? W niektórych modelach marketplace bywa uznany za „pośrednika/dostawcę” i pobiera VAT, ale nie zawsze. Przeczytaj warunki danego serwisu i nie zakładaj automatycznie, że wszystko „dzieje się samo”.
Co z korektami i zwrotami? Korekty ujmujesz w kolejnych deklaracjach według zasad z wyjaśnień MF; zadbaj o czytelny rejestr zwrotów i not korygujących, żeby uniknąć różnic w raportach.
OSS i IOSS pozwalają prostym sposobem ogarnąć złożony problem wielopaństwowego VAT w sprzedaży B2C. Jeśli rośniesz w modelu cross-border, rozważ wejście do OSS wcześniej, niż wymaga tego próg — zyskasz przewidywalność. Przy imporcie do UE do 150 euro IOSS poprawia doświadczenie klienta i tempo doręczeń. Kluczem jest dobra konfiguracja sklepu, kompletna ewidencja i dyscyplina deklaracyjna.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Zasady korzystania & Polityka prywatności
