W małej firmie bałagan w plikach nie zaczyna się od lenistwa, tylko od tempa. Jedno zlecenie, drugi klient, faktury, umowy, grafiki, maile, potwierdzenia, screeny, wersje „final_final_2”. A potem przychodzi dzień, w którym trzeba coś szybko znaleźć: dowód wykonania usługi, uzgodnienie zakresu, potwierdzenie ceny, fakturę sprzed dwóch lat, dokument do reklamacji albo plik, który miał być „na już”. Jeśli Twoje archiwum nie jest poukładane, szukanie zaczyna zjadać godziny, a w stresie podejmujesz gorsze decyzje.
Dobra wiadomość: nie potrzebujesz drogiego systemu. Potrzebujesz prostych reguł i jednego „źródła prawdy” dla dokumentów. Ten tekst pokazuje, jak ułożyć archiwum w mikrofirmie tak, żeby działało w praktyce: przy jednym właścicielu, małym zespole, pracy zdalnej i współpracy z księgowością.
Dokumenty firmowe to nie tylko faktury. To także dowody, że coś ustaliłeś, dostarczyłeś, odebrałeś, zapłaciłeś albo że druga strona zaakceptowała wynik. W sporze z klientem albo w razie kontroli zwykle wygrywa nie ten, kto „ma rację”, tylko ten, kto ma materiał dowodowy i potrafi go szybko pokazać.
Drugi powód to podatki i terminy przechowywania. Dla części dokumentów przepisy wskazują minimalne okresy archiwizacji, a dla danych osobowych dochodzi zasada ograniczenia przechowywania: trzymasz dane tak długo, jak to jest potrzebne do celu, a potem usuwasz lub anonimizujesz. To wymusza system, w którym wiesz, co jest czym, i kiedy możesz to bezpiecznie usunąć.
W mikrofirmach często powstają równolegle trzy „archiwa”:
Problem polega na tym, że żadne z nich nie jest pełne i spójne. Dlatego najważniejsza zasada brzmi: jedno miejsce jest magazynem dokumentów, a reszta to tylko kanały przesyłania. E-mail i komunikatory służą do komunikacji, ale finalny dokument zawsze ląduje w Twoim archiwum, w konkretnym folderze i z konkretną nazwą.
Struktura ma być prosta i przewidywalna. Jeśli jest zbyt rozbudowana, nikt nie będzie jej stosował. Dla większości mikrofirm wystarcza układ roczny, a w środku podział na obszary:
Jeśli masz e-commerce, dodaj jeszcze jeden obszar: Zwroty_i_Reklamacje. Jeśli działasz usługowo, kluczowe będą foldery per klient w „Klienci_Projekty” oraz „protokoły odbioru” w „Sprzedaż”.
Nazwy plików powinny spełniać dwie funkcje: pozwalać szybko znaleźć dokument i układać się w logicznej kolejności. Najprostszy format to:
RRRR-MM-DD_TypDokumentu_Kontrahent_Temat_Wersja
Przykłady (zamiast „final”):
Wersjonowanie ma być przewidywalne. Jeśli projekt ma więcej iteracji, trzymaj dwa poziomy:
Jedna ważna reguła: plik „podpisany” lub „zaakceptowany” dostaje dopisek, którego już nie zmieniasz, np. _PODPISANE albo _ZAAKCEPTOWANE. To ratuje przed przypadkowym nadpisaniem dokumentu, który jest dowodem.
W usługach najczęstszy konflikt nie dotyczy tego, czy faktura jest wystawiona, tylko czy usługa została wykonana zgodnie z ustaleniami. Dlatego w systemie dokumentów zawsze powinny znaleźć się trzy rzeczy:
Jeśli masz choć jeden większy projekt miesięcznie, wprowadź prosty nawyk: po zakończeniu etapu tworzysz jeden PDF „Podsumowanie odbioru” z datą, zakresem, listą dostarczonych elementów i informacją, gdzie to jest zapisane. To jest dokument, który w praktyce rozbraja większość sporów.
W małej firmie łatwo o przesadę w jedną albo w drugą stronę: albo wszyscy mają dostęp do wszystkiego, albo nikt nic nie może znaleźć. Dobre minimum to:
To ma też wymiar RODO: trzymasz dane osobowe w taki sposób, żeby były chronione, dostęp był kontrolowany, a okres przechowywania ograniczony do tego, co potrzebne. Jeśli przechowujesz skany dokumentów, maile z danymi, protokoły, listy klientów, to również jest obszar ochrony danych.
Najbardziej bolesne historie w mikrofirmach są banalne: awaria dysku, zainfekowany komputer, przypadkowe skasowanie folderu, utrata telefonu z dostępami. Dlatego kopie zapasowe muszą być automatyczne, a nie „jak sobie przypomnę”. Najbezpieczniejszy schemat to 3-2-1:
W praktyce małej firmy: trzymasz archiwum w jednym miejscu, robisz automatyczną kopię do chmury i dodatkową kopię na dysk zewnętrzny (np. raz w tygodniu). A raz na kwartał robisz test: czy potrafisz odzyskać folder i czy pliki otwierają się poprawnie.
Żeby nie trzymać wszystkiego „na wieczność”, ustal prostą tabelę retencji w głowie i przenieś ją do praktyki folderami rocznymi. Dla mikrofirmy przydatne są trzy zasady:
Jeżeli korzystasz z faktur ustrukturyzowanych w KSeF, pamiętaj, że faktury są przechowywane w systemie przez określony czas. To nie zwalnia Cię z porządku w pozostałych dokumentach (umowy, protokoły, korespondencja, zamówienia), ale zmienia sposób myślenia o archiwizacji samych faktur.
System działa tylko wtedy, gdy jest używany. Dlatego zamiast wielkiej rewolucji wprowadź rytuał:
Po miesiącu zobaczysz efekt: mniej szukania, mniej pomyłek, mniej nerwów przy rozliczeniach i więcej kontroli nad firmą. To jest jeden z tych „nudnych” elementów, które realnie robią przewagę nad konkurencją, bo pozwalają działać szybciej i pewniej.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
