Jak sprawdzić, czy firma istnieje? W tych rejestrach znajdziesz swojego kontrahenta

Nawiązanie współpracy B2B może być bardzo opłacalne dla obu stron, jednak zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Aby je zminimalizować, warto jeszcze przed podpisaniem umowy dokładnie prześwietlić swojego kontrahenta. W dobie Internetu nie jest to ani trudne, ani czasochłonne. Z tego poradnika dowiesz się, jak sprawdzić, czy firma istnieje – służą do tego powszechnie dostępne rejestry.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

Czyli w skrócie CEIDG. Jest to największa baza informacji o jednoosobowych działalnościach gospodarczych (stanowią one ponad 90% zarejestrowanych firm w Polsce) oraz o wspólnikach spółek cywilnych. Każda osoba fizyczna, która planuje założenie własnego biznesu (w formie JDG), ma obowiązek rejestracji w CEIDG.

Pierwszym krokiem do sprawdzenia, czy dana firma, z którą zamierzasz nawiązać współpracę, rzeczywiście istnieje, jest więc wpisanie jej danych do wyszukiwarki CEIDG. Zrobisz to klikając w poniższy link:

https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/Search.aspx

Aby sprawdzić kontrahenta w CEIDG potrzebujesz jego podstawowych danych. Mogą to być:

• Imię i nazwisko przedsiębiorcy (w przypadku JDG zawsze występują one w nazwie firmy);
• Adres firmy;
• Numer NIP;
• Numer REGON;

Aby zawęzić krąg poszukiwań i szybko otrzymać miarodajny wynik, warto podać wszystkie te dane, o ile oczywiście nimi dysponujesz. Uczciwy kontrahent nie będzie mieć problemu z ich udostępnieniem – powinien  je umieścić chociażby na swojej stronie internetowej.

Uwaga!

Przed kliknięciem w przycisk „Szukaj” zaznacz opcję „Uwzględnij wykreślone”. Dzięki temu uzyskasz informację na temat tego, czy dana firma (lub inna prowadzona przez tego samego przedsiębiorcę) nie została w przeszłości usunięta z bazy CEIDG.

Jeśli przedsiębiorstwo zostanie znalezione, otrzymasz szereg podstawowych informacji na jego temat. Będą to m.in.:

• Data rozpoczęcia działalności;
• Adres główny prowadzenia działalności;
• Adres e-mail przedsiębiorcy (uwaga: mógł zostać zastrzeżony);
• Status przedsiębiorstwa (czy np. działalność nie jest zawieszona);
• Rodzaj działalności gospodarczej (JDG czy może spółka cywilna);

Na podstawie tych informacji możesz już wstępnie ocenić, z kim właściwie masz do czynienia i czy jest to firma godna zaufania. Wiadomo bowiem, że wątpliwości budzi nawiązanie współpracy z przedsiębiorcą chwalącym się wieloletnim doświadczeniem, który ma np. 20 lat i zarejestrował firmę kilka miesięcy wcześniej.

Krajowy Rejestr Sądowy

W KRS ewidencjonowane są między innymi spółki prawa handlowego, w tym:

• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• Spółki jawne;
• Spółki komandytowe;

Jeśli więc dany kontrahent twierdzi, że reprezentuje spółkę prawa handlowego, to możesz to zweryfikować właśnie zaglądając do bazy Krajowego Rejestru Sądowego. Zrobisz to klikając w poniższy link:

https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna

Aby móc odszukać spółkę, musisz znać jej numer NIP, REGON lub KRS. W ostateczności wystarczy nazwa spółki lub adres jej siedziby, jednak wówczas przygotuj się na żmudne przebijanie się przez wyniki wyszukiwania – w Polsce może działać wiele spółek o takiej samej nazwie.

Po wyszukaniu kontrahenta wystarczy już tylko kliknąć w nazwę spółki i przejść do ekranu, na którym zostaną wyświetlone podstawowe informacje m.in. adres, forma działalności czy data dokonania wpisu lub wykreślenia.

Jeśli potrzebujesz bardziej szczegółowych informacji, możesz wygenerować raport w pliku PDF. Tam znajdziesz dane m.in. o:

• Organach reprezentujących spółkę i ich składzie;
• Kapitale zakładowym;
• Wspólnikach;
• Przedmiocie działalności;
• Postępowaniu upadłościowym;
• Wierzytelnościach;
• Zawieszeniu działalności

Uwaga!

Dane te zostaną wygenerowane wyłącznie wtedy, gdy spółka nadal istnieje. Nie ma możliwości sporządzenia raportu dla spółki wykreślonej z KRS.

Ponadto w bazie Krajowego Rejestru Sądowego możesz sprawdzić sytuację ekonomiczną spółki za ostatni rok (na podstawie dokumentów finansowych). Wystarczy podać numer KRS spółki w wyszukiwarce, do której link znajdziesz poniżej:

https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df

Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej

Taki rejestr, w skrócie REGON, prowadzi Główny Urząd Statystyczny. Każde przedsiębiorstwo w Polsce posiada własny numer REGON. Z tego rejestru warto skorzystać wtedy, gdy nie udało Ci się odnaleźć kontrahenta w bazie CEIDG. Wystarczy, że klikniesz w poniższy link i podasz numer NIP, REON i KRS podmiotu, którym się interesujesz:

https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx

To nie wszystko. Informacji na temat kontrahenta możesz poszukać także w innych rejestrach, jak chociażby Monitor Sądowy i Gospodarczy (źródło danych na temat sprawozdań finansowych firmy), Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, Biuro Informacji Kredytowej czy Biuro Informacji Gospodarczej.

Na koniec dodajmy, że za dostęp do niektórych z wymienionych baz trzeba niestety zapłacić. Zawsze za darmo sprawdzisz natomiast kontrahenta w najważniejszych rejestrach, czyli: CEIDG, KRS oraz REGON.

Uwaga!

Masz problemy ze środkami na prowadzenie działalności? Zobacz finansowanie dla firm.