Incoterms 2020 dla początkującego importera: EXW, FOB, DAP czy DDP?

Incoterms 2020 to zestaw jednolitych reguł handlowych, które precyzują podział ryzyka, kosztów i obowiązków między sprzedawcą a kupującym w umowach sprzedaży towarów. Nie są „prawem celnym” ani „warunkami dostawy kuriera” – to klauzule umowne, które porządkują: kto organizuje transport, kto ubezpiecza towar, kto dokonuje odprawy celnej i w którym punkcie ryzyko przechodzi ze sprzedawcy na kupującego. Świadomy wybór właściwej reguły ma kluczowe znaczenie dla marży i bezpieczeństwa transakcji, zwłaszcza w małej firmie dopiero zaczynającej import.

Jak czytać Incoterms w praktyce

Każda reguła składa się z obowiązków sprzedawcy (A1–A10) i kupującego (B1–B10). Najważniejszym parametrem jest miejsce dostawy i punkt przejścia ryzyka – ten punkt może, ale nie musi, pokrywać się z miejscem rozliczenia kosztów. Dlatego nie wystarczy hasło „DDP do magazynu”: w umowie trzeba wskazać konkretny punkt (np. „DDP: ul. Kowalska 10, 82-300 Elbląg – rampa rozładunkowa”). Im precyzyjniejszy opis, tym mniej sporów.

EXW i FCA: minimalne zaangażowanie sprzedawcy

EXW (Ex Works) oznacza, że sprzedawca udostępnia towar u siebie, a kupujący bierze na siebie niemal wszystko: załadunek, wywóz, transport, ubezpieczenie, eksport i import. Dla początkującego importera EXW bywa pułapką – bez lokalnego partnera trudno zorganizować odbiór i odprawę eksportową w kraju sprzedawcy.

FCA (Free Carrier) to częsty „bezpieczny start”. Sprzedawca ładuje i oddaje towar przewoźnikowi w wskazanym miejscu (magazyn sprzedawcy lub terminal), a ryzyko przechodzi w momencie przekazania przewoźnikowi. Masz kontrolę nad frachtem międzynarodowym, ale odprawa importowa pozostaje po Twojej stronie.

FOB, CFR, CIF: klasyka w transporcie morskim

FOB przesuwa ryzyko na kupującego w chwili załadunku na statek w porcie wyjścia. CFR i CIF dokładają odpowiednio fracht morski oraz fracht + minimalne ubezpieczenie na ryzyko kupującego. W praktyce początkujący importerzy często wybierają FOB, by samodzielnie negocjować stawkę frachtu i uniknąć nieprzewidywalnych opłat „po drodze”. Pamiętaj, że CIF nie oznacza pełnego ubezpieczenia – zakres jest ograniczony i warto go rozszerzyć we własnym zakresie.

DAP i DPU: dostawa „pod drzwi”, ale z cłem po stronie kupującego

DAP (Delivered at Place) – sprzedawca dowozi towar do uzgodnionego miejsca w kraju importera i ponosi ryzyko do chwili podstawienia środka transportu, ale nie dokonuje odprawy importowej. Cła, VAT i formalności importowe leżą po Twojej stronie (lub Twojego agenta). DPU różni się tym, że sprzedawca ma obowiązek zorganizować także wyładunek w miejscu przeznaczenia. W obu przypadkach miej przygotowaną odprawę, aby uniknąć przestojów i opłat za składowanie.

DDP: najwygodniej dla kupującego, najbardziej ryzykownie dla sprzedawcy

DDP (Delivered Duty Paid) oznacza, że sprzedawca bierze na siebie wszystko: fracht, ryzyko, odprawę eksportową i importową, cła, podatki oraz dostawę do wskazanego miejsca. Brzmi komfortowo, ale w praktyce DDP bywa problematyczne – sprzedawca musi móc legalnie importować w kraju kupującego, często także rozliczać VAT. Jeśli sprzedawca nie ma lokalnej rejestracji lub nie działa przez upoważnionego przedstawiciela celnego/podatkowego, DDP kończy się opóźnieniami, brakiem dokumentów importowych do odliczenia VAT i sporami o dodatkowe koszty. Dla początkujących importerów bez sprawdzonego partnera bezpieczniejszy jest zwykle DAP z własnym agentyzmem celnym.

Co Incoterms nie regulują

Incoterms nie określają: przejścia własności (moment zapłaty, zastrzeżenie własności), warunków płatności (np. akredytywa), kar umownych, ani szczegółów jakości/inspekcji. Te elementy wpisujesz osobno w umowie sprzedaży. Błędem jest utożsamianie np. DDP z „fakturą bez VAT” albo EXW z „brakiem odpowiedzialności za jakość”.

Ryzyko podatkowo-celne a wybór reguły

W imporcie do UE podstawą do obliczenia VAT jest wartość celna powiększona o należne cła i niektóre koszty do miejsca wprowadzenia. Reguła Incoterms wpływa na to, kto jest importerem w praktyce i kto dysponuje dokumentami (SAD/PoD) potrzebnymi do odliczenia VAT. W DAP importerem jesteś z reguły Ty (lub Twój przedstawiciel), w DDP — sprzedawca lub jego przedstawiciel działający na jego rzecz. Jeżeli sprzedawca nie dostarczy Ci kompletu dokumentów (np. w DDP rozliczonym „po swojemu”), możesz mieć problem z VAT naliczonym mimo faktycznej zapłaty ceny „z cłem i podatkami”.

Jak dobrać Incoterms do skali i kompetencji

Dla pierwszych transakcji sensowne bywa FCA/FOB (kontrola frachtu) lub DAP (komfort logistyczny bez ryzyk importu „po stronie sprzedawcy”). EXW zostaw firmom z lokalnym partnerem u dostawcy, a DDP – wyłącznie wtedy, gdy masz pewność, że sprzedawca może legalnie występować jako importer i dostarczy pełne dokumenty z odprawy.

Najczęstsze błędy początkujących

• Brak doprecyzowania miejsca przy regułach „dostarczonych” (DAP/DDP) – bez adresu i punktu rozładunku rośnie ryzyko dopłat i sporów.
• „FOB wszędzie” – stosowanie reguł morskich (FOB/CFR/CIF) do transportu kontenerowego w praktyce lotniczej/kolejowej/FTL. Dobierz regułę do gałęzi transportu.
• DDP bez weryfikacji rejestracji podatkowej sprzedawcy – kończy się brakiem dokumentów do VAT.
• EXW bez zorganizowania odprawy eksportowej – ładunek „utknięty” u sprzedawcy i koszty składowania.
• Brak ubezpieczenia cargo przy regułach, w których to kupujący ponosi ryzyko na długim odcinku.

Checklist negocjacyjny Incoterms dla mikroimportera

• Wybierz regułę adekwatną do Twojego wpływu na transport i odprawę (FCA/FOB/DAP jako punkty wyjścia).
• W umowie wpisz dokładny adres i punkt dostawy oraz kto dokonuje odprawy i komu przysługują dokumenty.
• Zweryfikuj, kto jest importerem i czy ma wymagane rejestracje (cło/VAT).
• Ustal zasady ubezpieczenia i odpowiedzialności za szkody po przekroczeniu punktu ryzyka.
• Sprawdź dostępność lokalnego agenta celnego i koszty odprawy po Twojej stronie.
• Zapewnij spójność umowy sprzedaży z zamówieniem, fakturą, listem przewozowym i polisą ubezpieczeniową.

Podsumowanie

Incoterms 2020 upraszczają handel tylko wtedy, gdy świadomie określisz punkt dostawy i podział obowiązków. W pierwszych zakupach zagranicznych wybieraj reguły, które dają przewidywalność dokumentów i kosztów (FCA/FOB/DAP), a DDP stosuj ostrożnie i dopiero po potwierdzeniu, że sprzedawca rzeczywiście może działać jako importer w Twoim kraju. Dobra reguła to taka, która pasuje do Twoich kompetencji i minimalizuje ryzyka, a nie ta, którą „zwykle wszyscy biorą”.

Źródła

https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/ — oficjalne informacje ICC o Incoterms 2020 (zakres, struktura reguł, główne zmiany).

https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/ — strona ICC o regułach Incoterms (rola i znaczenie, publikacje).

https://trade.ec.europa.eu/access-to-markets/en/glossary/incoterms — słownik Komisji Europejskiej: definicja i przeznaczenie reguł Incoterms.

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00622 — poradnik rządowy: skrótowe wyjaśnienia reguł i różnice między DAP/DDP.

https://www.gov.uk/guidance/customs-valuation/incoterms — guidance administracji UK: omówienie skutków DDP (pełne koszty i formalności po stronie sprzedawcy).

https://www.tradefinanceglobal.com/incoterms/ddp-delivery-duty-paid/ — omówienie praktyczne DDP: ryzyko rejestracji importowej/VAT po stronie sprzedawcy i alternatywa DAP.