Pierwsze zatrudnienie w mikrofirmie to duży krok – od tego, jak przygotujesz dokumenty i procesy w pierwszym miesiącu, zależy Twój spokój przez kolejne lata. Poniższy przewodnik prowadzi Cię „dzień po dniu”: od badań wstępnych i szkolenia BHP, przez zgłoszenia do ZUS i (ewentualne) PPK, po założenie akt osobowych i codzienną obsługę płac. Wszystko w kolejności, w jakiej realnie warto to zrobić, z praktycznymi uwagami i najczęstszymi błędami początkujących pracodawców.
Zanim pracownik usiądzie przy biurku lub wejdzie na halę, musi mieć aktualne orzeczenie lekarskie z medycyny pracy oraz odbyć szkolenie wstępne BHP. Skierowanie na badania wystawiasz w dwóch egzemplarzach (dla pracownika i dla placówki medycyny pracy), a koszty badań ponosi pracodawca. Szkolenie wstępne składa się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego, odbywa się w godzinach pracy i na koszt pracodawcy. Bez tych dwóch elementów nie wolno dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków. W praktyce: zaplanuj badania i szkolenie na 1–2 dni przed startem, a kopię orzeczenia włóż od razu do akt osobowych.
W dniu rozpoczęcia pracy wręczasz umowę o pracę (z jasnym określeniem stanowiska, wymiaru etatu, stawki i daty rozpoczęcia), a także przekazujesz informację o warunkach zatrudnienia (m.in. dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy, przerwy, zasady nadgodzin, urlopów, zasady rozwiązania umowy). Dołącz klauzulę informacyjną RODO i – jeśli to potrzebne – oświadczenia dodatkowe (np. o zapoznaniu z regulaminem pracy, polityką BHP, tajemnicą przedsiębiorstwa). W tym momencie zakładasz również akta osobowe w czterech częściach (A–D) oraz teczkę dokumentacji pracowniczej (ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, kary porządkowe, dokumenty płacowe). Dokumentację możesz prowadzić elektronicznie, pod warunkiem zapewnienia kompletności, integralności i czytelności przez cały okres przechowywania.
Masz 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy na zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń (formularz ZUS ZUA). Najwygodniej zrobisz to przez PUE ZUS lub – jeśli masz biuro rachunkowe – systemem kadrowo-płacowym. Zadbaj o prawidłowy kod tytułu ubezpieczenia, zgłoszenie do wszystkich wymaganych ubezpieczeń (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe – to ostatnie w umowie o pracę jest obowiązkowe) i zdrowotnego. Równolegle skonfiguruj listę płac: terminy wypłat, stawki, ewentualne dodatki, potrącenia, koszty uzyskania przychodu i ulgi pracownicze. Ustal też kalendarz stałych terminów: wypłata wynagrodzenia, ZUS, zaliczka na PIT.
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) obejmują z zasady większość pracodawców, ale istnieje istotny wyjątek dla mikroprzedsiębiorców. Jeżeli spełniasz kryteria mikro (do 9 osób zatrudnionych oraz limit finansowy) i wszystkie osoby zatrudnione złożą deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, jesteś zwolniony z obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Jeśli choć jedna osoba nie zrezygnuje – przygotuj się do zawarcia umowy o zarządzanie z wybraną instytucją finansową oraz umowy o prowadzenie dla pracowników. Wdrożenie PPK to także obowiązek informacyjny (przekazanie pakietu informacji nowemu pracownikowi) i bieżąca obsługa potrąceń z wynagrodzeń.
Akta osobowe dzielimy na: A – dokumenty z rekrutacji, B – dokumenty nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, C – ustanie stosunku pracy, D – dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową. Oprócz akt prowadzisz dokumentację pracowniczą (m.in. ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe, wnioski o wypłatę ekwiwalentów, karty wynagrodzeń). Co do zasady dokumentacja pracownicza pracowników zatrudnionych od 2019 r. jest przechowywana 10 lat od zakończenia stosunku pracy (dla starszych okresów obowiązują przepisy przejściowe i możliwość skrócenia z 50 lat po spełnieniu dodatkowych warunków). Elektroniczne prowadzenie dokumentów jest dozwolone, ale wymaga zapewnienia integralności, kompletności i dostępności w razie kontroli.
Po szkoleniu wstępnym przychodzi czas na szkolenia okresowe. Zasady zależą od rodzaju stanowiska i profilu ryzyka. Dla stanowisk administracyjno-biurowych co do zasady szkolenie okresowe odbywa się nie rzadziej niż raz na 6 lat, przy czym od 2019 r. możliwe jest zwolnienie z tego obowiązku, jeżeli u pracodawcy występuje niska kategoria ryzyka (nie wyższa niż trzecia) i z oceny ryzyka nie wynika potrzeba szkolenia. Dla stanowisk robotniczych typowy interwał to 3 lata (lub 1 rok przy pracach szczególnie niebezpiecznych), a dla osób kierujących pracownikami i stanowisk inżynieryjno-technicznych – 5 lat. Każde szkolenie dokumentujesz: program, lista obecności, zaświadczenia – i przechowujesz w części B akt osobowych.
Oprócz badań wstępnych zaplanuj badania okresowe zgodnie z orzeczeniem lekarza medycyny pracy. Jeżeli pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby dłużej niż 30 dni, kierujesz go na badania kontrolne przed dopuszczeniem do pracy. Dobra praktyka: prowadź kalendarz badań z przypomnieniami (np. w systemie kadrowym), aby nie dopuścić do sytuacji, w której orzeczenie straciło ważność.
Brak badań i szkolenia przed dopuszczeniem do pracy – ryzyko kary i wypadkowości. Spóźnione ZUS – odsetki i korekty; ustaw przypomnienia. Niepełne akta – brak potwierdzeń szkoleń, brak informacji o warunkach zatrudnienia; grozi problemami przy kontroli i sporach pracowniczych. Chaos w PPK – brak informacji dla pracownika, brak deklaracji rezygnacji lub opóźnione umowy. Zapomniane okresowe – utrata ważności orzeczeń i zaświadczeń; prowadź kalendarz i trzymaj porządek w dokumentacji.
Wyznacz jedną osobę „właściciela procesu kadrowego” – nawet w mikrofirmie. Zrób prosty regulamin obiegu dokumentów (kto co podpisuje, gdzie trafia oryginał, jak nazywamy pliki w systemie). Wprowadź checklisty dla nowych zatrudnień i dla rozstań (offboarding): to minimalizuje zapomniane elementy. Jeśli działasz w 100% cyfrowo, zadbaj o spójny system podpisów elektronicznych, szyfrowane repozytorium dokumentów oraz kopie zapasowe. W razie kontroli szybko pokażesz kompletną, spójną teczkę pracownika.
Dobry start z pierwszym pracownikiem to: badania i BHP przed pracą, kompletna umowa i informacja o warunkach, akta osobowe od dnia 1, ZUS w 7 dni, rozsądne podejście do PPK (zwłaszcza w mikrofirmach), a potem systematyka: kalendarz badań, szkoleń i płac. Raz ułożona procedura sprawi, że każde kolejne zatrudnienie będzie już rutyną, a Ty skupisz się na rozwoju firmy.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
