Założenie spółki z o.o. online w 2025 r.: S24 czy PRS? Praktyczny przewodnik dla początkujących

W 2025 r. rejestrację spółki z o.o. możesz przeprowadzić całkowicie online. Do wyboru są dwie ścieżki: S24 oraz PRS (Portal Rejestrów Sądowych). Obie prowadzą do tego samego celu – wpisu do KRS – ale różnią się elastycznością, zakresem możliwych czynności i wymaganiami formalnymi. Poniżej znajdziesz przystępne porównanie, wskazówki „krok po kroku” oraz check-listę, dzięki której unikniesz błędów na starcie.

S24 i PRS – o co chodzi i czym się różnią?

S24 to „kreator” spółek działający w oparciu o gotowe wzorce. Pozwala szybko sporządzić umowę spółki według szablonu i od razu złożyć wniosek o wpis do KRS. Zaletą jest tempo i niski koszt, wadą – ograniczona możliwość modyfikacji zapisów umowy (np. nietypowe zasady zbywania udziałów, rozbudowane uprawnienia wspólników, aport o szczególnej konstrukcji). PRS to elektroniczna „brama” do sądu rejestrowego: tu składasz e-formularze KRS przy spółkach zakładanych tradycyjnie (z umową w formie aktu notarialnego) oraz obsługujesz późniejsze zmiany. Daje pełną swobodę co do treści umowy, ale wymaga wcześniejszego przygotowania dokumentów (zwykle u notariusza) i bywa nieco bardziej czasochłonny.

Kiedy wybrać S24?

S24 sprawdza się, gdy potrzebujesz prostego, typowego modelu spółki i chcesz wystartować jak najszybciej. To dobry wybór m.in. dla:

• dwóch–trzech wspólników z równymi udziałami i standardowym podziałem kompetencji,
• startu bez skomplikowanych aportów (np. wniesienie środków pieniężnych zamiast praw złożonych),
• przedsiębiorców akceptujących brzmienie wzorca umowy (z ograniczonymi modyfikacjami).

Zaletą jest prosty kreator, szybkie podpisanie dokumentów (kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany) i automatyczne przejście do wniosku KRS. Pamiętaj jednak, że im dalej od „standardu”, tym większe ryzyko, że wzorzec nie pomieści Twoich potrzeb (np. nietypowych uprzywilejowań udziałów).

Kiedy wybrać PRS?

PRS jest właściwą drogą, gdy planujesz niestandardową umowę spółki: chcesz szczegółowo uregulować sposób reprezentacji, wprowadzić rozbudowane uprawnienia osobiste, precyzyjne mechanizmy zbywania udziałów, kapitał docelowy czy aporty o złożonej naturze. Najczęściej oznacza to wizytę u notariusza i przygotowanie umowy „na miarę”, a następnie złożenie wniosku do KRS właśnie przez PRS. To trochę dłuższa ścieżka, ale zapewnia większą kontrolę prawną nad konstrukcją spółki.

Podpisy, opłaty, czas – co warto wiedzieć

W obu trybach składasz wniosek elektronicznie i podpisujesz go podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym (dla większości sytuacji wystarczającym). Opłaty są pobierane online w trakcie składania wniosku. Czas rejestracji zależy od obciążenia sądu, kompletności dokumentów i ewentualnych braków formalnych – w praktyce większość wniosków „wzorcowych” przechodzi szybciej.

Najczęstsze pułapki przy zakładaniu spółki online

Na starcie przedsiębiorcy najczęściej potykają się o: niedopasowaną treść umowy do realnych potrzeb (zwłaszcza przy S24), nieprawidłowe określenie wkładów i terminu ich wniesienia, brak przemyślanego sposobu reprezentacji (np. jednoosobowej vs łącznej), brak przygotowania listy wspólników i oświadczeń o pokryciu kapitału, a także o… kolejność czynności (np. najpierw wpłata kapitału, potem wniosek – albo odwrotnie – w zależności od wybranego modelu).

Co po rejestracji w KRS?

Po wpisie spółki w KRS system przekaże dane do GUS i urzędu skarbowego (nadanie REGON i NIP). W praktyce na liście „to-do” zostają m.in.: zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR, wybór formy opodatkowania i ewentualne VAT-R, założenie rachunku bankowego, polityka rachunkowości, zgłoszenia ZUS (jeśli będą pracownicy) oraz porządek w dokumentacji korporacyjnej (np. księga udziałów, uchwały).

Check-lista na start

1) Wybierz ścieżkę (S24 vs PRS) adekwatnie do złożoności Twojej umowy. 2) Zaplanuj strukturę udziałów, zasady reprezentacji i rodzaj wkładów. 3) Przygotuj podpisy elektroniczne wspólników. 4) Ustal PKD i zbierz dane do wniosku. 5) Zadbaj o komplet załączników. 6) Po wpisie: dopełnij CRBR, podatków, banku, ZUS i formalności księgowych.

Podsumowanie

Jeśli zależy Ci na szybkim starcie i prostym modelu – S24 będzie zwykle najwygodniejszy. Gdy chcesz „uszyć” umowę pod strategię spółki i inwestorów – wybierz PRS z notariuszem. W obu przypadkach pamiętaj, że porządek formalny z początku oszczędzi Ci kosztownych korekt później.

Źródła

https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ – Oficjalny portal S24 (Ministerstwo Sprawiedliwości): zakres spraw, rejestracja spółek na wzorcach, zmiany i sprawozdania.

https://prs.ms.gov.pl/ – Portal Rejestrów Sądowych: e-formularze KRS, obsługa wniosków o wpis/zmiany przy umowach przygotowanych poza S24.

https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/s24-rejestracja-spolki-inne-wnioski – Informacja MS o tym, jakie spółki i czynności obsługuje S24.

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00167 – Przewodnik: jak założyć spółkę w S24 (kroki, podpisy, opłaty).

https://wskp.pl/blog/rejestracja-spolki-i-zmiany-w-krs-online-1/ – Przegląd S24 vs PRS i ogólne zasady składania wniosków online.