Wewnętrzny „konkurs ofert” w mikrofirmie: jak wybierać księgowych, prawników i dostawców IT bez chaosu

W małej firmie decyzje zakupowe często zapadają „na czuja”: ktoś coś polecił, pierwszy wynik z Google, „pierwszy, który odebrał telefon”. Przy drobnych zakupach to jeszcze działa, ale gdy w grę wchodzi wybór księgowego, prawnika, agencji marketingowej czy dostawcy IT – takie podejście potrafi się zemścić. Zamiast profesjonalnej obsługi pojawiają się zaskakujące faktury, brak reakcji na maile, źle prowadzone rozliczenia i poczucie, że płacisz dużo, a dostajesz niewiele. Rozwiązanie? Prościutki, wewnętrzny „konkurs ofert”, czyli mini-procedura wyboru dostawcy, którą da się zastosować nawet w jednoosobowej działalności.

Dlaczego „po znajomości” przestaje wystarczać

Na starcie firmy naturalne jest szukanie specjalistów wśród znajomych: „księgowa kuzynki”, „informatyk kolegi”, „prawnik, co kiedyś pomógł sąsiadowi”. Problem zaczyna się wtedy, gdy skala biznesu rośnie, przepisy się zmieniają, a ryzyko błędów staje się realne. Wtedy sam fakt, że kogoś znamy, nie gwarantuje jakości, dostępności ani odpowiedzialności za skutki jego pracy.

W dodatku polecenia z „poczty pantoflowej” bardzo rzadko zawierają twarde dane: ile to kosztuje w skali roku, jakie są limity odpowiedzialności, jak wygląda reagowanie na awarie czy opóźnienia, czy jest umowa z jasno opisanym zakresem. Mini-konkurs ofert pozwala zamienić emocjonalne wrażenia z rozmów na konkret: zakres usług, warunki, ceny, terminy, procedurę współpracy.

Na czym polega wewnętrzny „konkurs ofert” w mikrofirmie

W dużych firmach funkcjonują formalne przetargi i procedury RFP (Request for Proposal), które opisują krok po kroku, jak wybierać dostawców na podstawie ujednoliconych ofert. Mikrofirmie nie jest potrzebna korporacyjna machina, ale warto zaczerpnąć z niej kilka elementów i uprościć je do własnej skali.

W praktyce wewnętrzny „konkurs ofert” to po prostu powtarzalna procedura:

• jasno opisujesz, czego potrzebujesz,
• wysyłasz ten sam opis do minimum trzech potencjalnych dostawców,
• proszisz o ofertę według tych samych kryteriów (np. cena, zakres, czas reakcji),
• porównujesz odpowiedzi według prostej „checklisty”, a nie tylko intuicji,
• zostawiasz sobie ślad: notatkę z wyboru, żeby za rok wiedzieć, dlaczego padło na tę konkretną osobę.

To nadal może być proces „na jednej stronie A4”, ale robi gigantyczną różnicę: pozwala wyjść poza „lubię/nie lubię” i skupić się na tym, co będziesz dostawał za swoje pieniądze.

Krok 1: opis potrzeb – czego naprawdę szukasz

Najczęstszy błąd przy wyborze firmy zewnętrznej to niejasny opis oczekiwań. W efekcie każdy oferent wyobraża sobie coś innego, a porównywanie propozycji staje się trudne. Warto więc przygotować krótki, ale konkretny dokument – może to być zwykły e-mail – w którym odpowiesz na kilka pytań:

• jakiej usługi szukasz (np. księgowość pełna dla JDG, opieka nad serwerem, obsługa prawna umów),
• jaką masz skalę działalności (liczba faktur, pracowników, klientów, projektów),
• jak wygląda obecna sytuacja (np. zmiana biura rachunkowego, migracja systemu, pierwszy raz z prawnikiem),
• czego oczekujesz po współpracy poza samą „robotą” (np. czas reakcji, forma kontaktu, raporty, doradztwo),
• jakie są widełki budżetu i czy to ma być ryczałt, czy rozliczenie godzinowe.

Im lepiej opiszesz punkt wyjścia i oczekiwania, tym bardziej porównywalne staną się oferty. Dostawca, który rozumie twoją skalę i specyfikę, zaproponuje coś innego niż ktoś, kto obsługuje wyłącznie duże spółki i liczy każdą minutę konsultacji jak dla korporacji.

Krok 2: lista kandydatów – skąd wziąć trzy sensowne oferty

Minimalny standard profesjonalnego wyboru dostawcy to trzy oferty. Nie chodzi o „magiczne trzy”, tylko o uniknięcie sytuacji, w której pierwszy znaleziony wykonawca od razu zostaje wybrańcem. Skąd brać kandydatów?

Sprawdzają się trzy źródła:

• polecenia innych przedsiębiorców – najlepiej z tej samej branży lub o podobnej skali,
• wyszukiwarka z dodaniem lokalizacji i specjalizacji (np. „biuro rachunkowe IT”, „prawnik umowy B2B” – plus miasto),
• organizacje branżowe, izby gospodarcze, listy rekomendowanych partnerów (często mają własne katalogi dostawców).

Warto od razu odsiać kandydatów, którzy ewidentnie nie pasują skalą (np. kancelaria obsługująca głównie korporacje, gdy ty masz jednoosobową działalność), albo tych, którzy nie dają żadnej informacji o sobie, referencjach, certyfikatach. Przewodniki dla małych firm podkreślają znaczenie wiarygodności, doświadczenia w danej branży i przejrzystości informacji o usługach.

Krok 3: wspólna struktura oferty – jak ułatwić sobie porównanie

Żeby naprawdę porównać oferty, dobrze jest poprosić wszystkich dostawców o odpowiedź w zbliżonej strukturze. Nie musisz wysyłać formalnego RFP, ale możesz zasugerować, by oferta zawierała:

• krótki opis firmy i doświadczenia w obsłudze podmiotów podobnych do twojego,
• szczegółowy zakres usług wchodzących w cenę (co jest, a czego nie ma),
• model rozliczenia (ryczałt, stawki godzinowe, dodatkowe opłaty),
• czas reakcji na zgłoszenia, kanały komunikacji, dostępność poza standardowymi godzinami,
• warunki wypowiedzenia umowy i przeniesienia dokumentacji / systemów.

Najgorsze są oferty ogólnikowe: „kompleksowa obsługa”, „pełne wsparcie” bez wyliczenia, co to dokładnie znaczy. W mini-konkursie chodzi o doprowadzenie do sytuacji, w której naprawdę widzisz, co dostaniesz za proponowaną kwotę.

Krok 4: proste kryteria oceny – nie tylko cena

W większych firmach tworzy się skomplikowane macierze oceny ofert, ale w mikrofirmie wystarczy kilka kryteriów z jasną punktacją. Typowe obszary do oceny to:

• cena całkowita (ryczałt + typowe dodatki w skali roku),
• zakres odpowiedzialności (co jest w standardzie, co wymaga dopłaty),
• doświadczenie w twojej branży i przy podobnej skali firm,
• organizacja obsługi (czas reakcji, osoba kontaktowa, sposób komunikacji),
• referencje i opinie innych klientów.

Cena nie powinna być jedynym kryterium – zbyt tani dostawca często nadrabia to ograniczonym czasem dla klienta, gorszą dostępnością lub słabszą jakością usług. Lepiej wybrać rozwiązanie, które zapewnia sensowny stosunek wartości do kosztu, niż później płacić podwójnie za naprawianie błędów.

Krok 5: rozmowa przed decyzją – „mini-interview” z top 2

Zanim podpiszesz umowę, dobrze jest porozmawiać z dwoma najlepiej ocenionymi kandydatami. Nawet krótka rozmowa online pozwala wychwycić rzeczy, których nie widać na papierze: sposób tłumaczenia trudnych tematów, otwartość na pytania, styl komunikacji. Przy wyborze księgowego czy prawnika liczy się nie tylko wiedza, ale też to, czy potrafisz się z tą osobą dogadać.

W rozmowie warto zadać kilka konkretnych pytań:

• jak wygląda typowy miesiąc współpracy z klientem podobnym do ciebie,
• z jakimi problemami najczęściej trafiają do niego tacy klienci i jak są rozwiązywane,
• co się dzieje, gdy pojawi się awaria, kontrola, pilne wezwanie z urzędu,
• jak wygląda proces rozstania – ile trwa przekazanie dokumentów, dostępów, wiedzy.

Takie pytania sygnalizują, że traktujesz współpracę poważnie i oczekujesz więcej niż „wrzucenia faktur do systemu” czy „sporadycznego odbierania telefonu”. Dostawcy przyzwyczajeni do pracy z większymi firmami zwykle doceniają takie podejście również u mikroklientów.

Krok 6: decyzja i ślad w notatkach – dlaczego wybrałeś właśnie tę osobę

Gdy już wybierzesz dostawcę, zrób coś, co wielu przedsiębiorców pomija: zapisz w kilku zdaniach, dlaczego padło na tę firmę. Może to być prosty dokument w notatniku: daty, porównanie cen, plusy i minusy, argumenty za. Za rok lub dwa – gdy zaczniesz się zastanawiać, czy nadal chcesz z tą osobą współpracować – będziesz mógł wrócić do tych notatek i ocenić, czy początkowe oczekiwania zostały spełnione.

To też dobry punkt wyjścia, jeśli kiedyś będziesz chciał, by ktoś inny w firmie przejął odpowiedzialność za kontakty z danym dostawcą. Zamiast opierać się na pamięci i wrażeniach, pokazujesz mu konkretny materiał: co, za ile, dlaczego, na jakich zasadach.

Dlaczego to wszystko ma sens właśnie w mikrofirmie

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że wewnętrzny „konkurs ofert” to biurokracja, na którą stać tylko większe organizacje. W praktyce to jednak małe firmy najbardziej odczuwają skutki złych wyborów: źle dobrany księgowy, informatyk czy prawnik potrafi wygenerować koszty i stres, które wielokrotnie przekraczają oszczędności na „taniej” usłudze.

Uproszczony proces wyboru dostawców – oparty na jasnym opisie potrzeb, kilku ofertach, prostych kryteriach i krótkiej notatce z decyzji – pozwala działać jak duża firma, zachowując zwinność mikroprzedsiębiorcy. Zyskujesz lepszą jakość obsługi, przewidywalność kosztów i poczucie, że to ty wybierasz partnerów do współpracy, a nie oni wybierają ciebie „przy okazji”.

Źródła

https://thethrivingsmallbusiness.com/vendor-selection-criteria-7-things-to-consider/ – omówienie kluczowych kryteriów wyboru dostawców (nie tylko cena, ale też jakość, obsługa i etyka).

https://lenkie.com/small-guide-to-effective-vendor-management – poradnik dla małych firm o zarządzaniu dostawcami i strategicznym wyborze partnerów biznesowych.

https://tipalti.com/resources/learn/vendor-selection-process/ – opis procesu wyboru dostawców w kilku krokach, z naciskiem na porównywanie ofert według stałych kryteriów.

https://ziphq.com/blog/vendor-selection – przewodnik po budowaniu uporządkowanego procesu wyboru dostawców, przydatny także w małych firmach.

https://www.sage.com/en-ie/blog/how-to-choose-an-accountant/ – praktyczne wskazówki dotyczące wyboru księgowego dla małej firmy, w tym znaczenie referencji i dopasowania do klienta.