Weryfikacja kontrahenta bez prawnika: szybkie due diligence z rejestrów i OSINT

Jedna nietrafiona współpraca potrafi zachwiać płynnością młodej firmy. Na starcie rzadko masz budżet na stałą obsługę prawną, ale możesz wdrożyć prostą i skuteczną procedurę due diligence, która zajmie 60–90 minut i znacząco ograniczy ryzyko niewypłacalności, oszustwa lub sporów o zakres zamówienia. Poniżej znajdziesz praktyczny proces krok po kroku: od sprawdzeń rejestrowych, przez weryfikację płatnika VAT i rachunku bankowego, po sygnały ostrzegawcze w sieci (OSINT) i minimalne zabezpieczenia umowne. Całość jest do zastosowania przez właściciela lub asystenta bez specjalistycznej wiedzy prawnej.

Krok 1: Tożsamość firmy i prawo do reprezentacji

Zacznij od podstaw: pełna nazwa, NIP, REGON, adres, forma prawna. Dla spółek sprawdź KRS (aktualny status, siedziba, wspólnicy, członkowie zarządu, sposób reprezentacji). Dla JDG — CEIDG (czy wpis jest aktywny, jakie PKD, czy nie ma adnotacji o zawieszeniu). Zwróć uwagę na częste zmiany adresu i zarządu w krótkim czasie — to nie zawsze „czerwona flaga”, ale warto dopytać o przyczynę. Zapisz dokładnie, kto może podpisać umowę (zgodnie z KRS/CEIDG); jeżeli podpisuje pełnomocnik, poproś o pełnomocnictwo i sprawdź, czy obejmuje zakres umowy.

Krok 2: Status podatkowy i „biała lista” rachunków

Zweryfikuj aktywność jako podatnik VAT oraz status UE (VIES przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych). Sprawdź, czy rachunek do przelewu widnieje na „białej liście” podatników. To kluczowe dla bezpieczeństwa płatności powyżej ustawowych progów — przelew na rachunek spoza wykazu może oznaczać problemy z kosztami podatkowymi lub odpowiedzialnością solidarną. Dodatkowo porównaj nazwę posiadacza rachunku z nazwą kontrahenta (różnice bywają uzasadnione, ale wymagają wyjaśnienia). Jeśli proszą o zaliczkę na „nowe konto” — przedzwoń na firmowy numer ze strony i potwierdź dyspozycję innym kanałem (zasada callback).

Krok 3: Due diligence płatnicze i wiarygodność

Poproś o 2–3 referencje od ostatnich klientów, najlepiej zbliżonych branżowo i wartościowo. Zadzwoń do co najmniej jednej osoby kontaktowej i dopytaj o rzetelność, terminy, reakcję na problemy. Gdy to zasadne i masz podstawę prawną (np. zgodę), rozważ wgląd do wpisów w biurze informacji gospodarczej. Zwracaj uwagę na spójność danych kontaktowych w dokumentach i na stronie WWW: ten sam adres, jednolite numery, domena firmowa w e-mailach (niekiedy konta ogólne typu @gmail są OK u mikrofirm, ale przy większej wartości transakcji to sygnał do dodatkowych pytań).

Krok 4: OSINT — sygnały ostrzegawcze z otwartego internetu

OSINT to proste i legalne wyszukiwanie informacji dostępnych publicznie. Sprawdź: (1) stronę WWW — czy ma obowiązkowe dane firmy w stopce, realne zdjęcia realizacji, politykę prywatności, spójny język; (2) media społecznościowe — od jak dawna działa profil, czy widać interakcje i projekty, czy nie ma nagłego wysypu „świeżych” treści stockowych; (3) wzmianki prasowe — czy są doniesienia o sporach, upadłości, ostrzeżeniach; (4) historię domeny i podstawowe dane WHOIS — bardzo „świeża” domena przy „wieloletnim doświadczeniu” to punkt do wyjaśnienia. Pamiętaj, że negatywne opinie w sieci wymagają weryfikacji — pojedynczy anonim nie jest rozstrzygający, ale powtarzalny wzorzec zarzutów już tak.

Krok 5: Spójność oferty i realność harmonogramu

Proś o ofertę w wersji pisemnej z wyszczególnionym zakresem, wymaganiami po stronie zamawiającego, kamieniami milowymi i szacowanym czasem. Oceń, czy zasoby (ludzie, sprzęt, podwykonawcy) pasują do deklaracji terminów i wolumenu. Jeżeli widać „cudowne” terminy bez bufora lub bardzo niską cenę bez wyjaśnienia, poproś o rozbicie kosztorysu oraz opis metody (narzędzia, technologia, standardy). W usługach technicznych zapytaj o procedury jakości (SLA, czas reakcji, sposób eskalacji), a w produkcji — o próbki i karty materiałów. Dobre firmy nie unikają konkretów.

Krok 6: Minimalne zabezpieczenia umowne

Nie musisz pisać traktatu, ale warto mieć krótki wzór zamówienia/umowy z klauzulami: (1) precyzyjny zakres i definicje (co wchodzi, co nie wchodzi), (2) podział na etapy i odbiory cząstkowe, (3) zasady zmian (Change Request) i rozliczeń (zaliczki, płatności częściowe), (4) własność intelektualna i pola eksploatacji (przeniesienie praw lub licencja po zapłacie), (5) ograniczenie odpowiedzialności i siła wyższa, (6) poufność/NDA, (7) prawo wstrzymania się z realizacją przy zwłoce płatniczej, (8) jurysdykcja i sąd właściwy. Przy wyższych kwotach rozważ zabezpieczenie (np. gwarancja, kaucja, cesja wierzytelności) albo przynajmniej retencję części wynagrodzenia do odbioru końcowego.

Krok 7: Czerwone flagi, których lepiej nie ignorować

Ostrożnie, gdy potencjalny partner: unika podania pełnych danych firmy, nalega na „natychmiastową” zaliczkę na nowy rachunek, odmawia wpisania kluczowych ustaleń do umowy („zaufajmy sobie”), proponuje „optymalizacje” podatkowe bez pokrycia, ma rozbieżne dane w KRS/CEIDG i na stronie WWW, składa nierealne deklaracje terminu/ceny. Gdy kilka sygnałów pojawia się jednocześnie, zadaj dodatkowe pytania albo ogranicz ekspozycję (mniejszy zakres, płatność z góry za etap, krótszy horyzont współpracy).

Checklista 60–90 minut (do powielenia w każdej transakcji)

Tożsamość (10 min): KRS/CEIDG, status, reprezentacja, PKD.
Podatki i płatności (10–15 min): VAT/VIES, „biała lista”, weryfikacja rachunku i dyspozycji przelewu innym kanałem.
Referencje (15–20 min): dwa telefony, krótkie pytania o jakość i terminowość.
OSINT (15–20 min): strona WWW, social media, wzmianki, WHOIS domeny.
Oferta i harmonogram (10–15 min): zakres, etapy, bufor, metoda, zasoby.
Umowa (10 min): uzupełnienie klauzul, sprawdzenie podpisów i pełnomocnictw.

Polityka „rozsądnego zaufania” i ograniczanie ekspozycji

Nie każdy kontrahent musi przechodzić pełną „ścieżkę zdrowia”. Dla małych transakcji wystarczy skrócona wersja checklisty i rozsądny model rozliczeń (np. 30/40/30 lub małe sprinty płatne po odbiorze). Dla nowych, dużych kontraktów — zwiększ poziom weryfikacji i dodaj mechanizmy bezpieczeństwa (escrow, gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa, retencja). Najważniejsza zasada: nie ryzykuj więcej, niż firma udźwignie w razie sporu lub upadłości kontrahenta.

Po incydencie: co dokumentować i jak się uczyć

Jeśli trafisz na opóźnienia lub nienależyte wykonanie, dokumentuj wszystko: korespondencję, protokoły, zdjęcia, logi, potwierdzenia zgłoszeń. Ustal jasne terminy i konsekwencje (kary, przeniesienie prac, odstąpienie). Po zakończeniu sprawy zrób krótkie „retro”: które sygnały ostrzegawcze pominęliśmy, które zapisy umowy zadziałały, a które wymagają doprecyzowania. Zaktualizuj checklistę i szablony — ta ciągła iteracja jest Twoją najlepszą polisą na przyszłość.

Minimum dokumentów „na półce”

Przygotuj pakiet gotowych szablonów: zapytanie o referencje (z konkretnymi pytaniami), krótkie NDA, wzór zamówienia/umowy z klauzulami opisanymi wyżej, wzór protokołu odbioru, standard SLA (czas reakcji, kanały kontaktu), matrycę ról i odpowiedzialności. Dzięki temu uruchomienie nowej współpracy to godziny, nie dni — i mniej „wybielania” po fakcie.

Podsumowanie

Due diligence w wydaniu mikrofirmy to nie kancelaryjny raport, tylko powtarzalna procedura: szybkie sprawdzenia rejestrowe i podatkowe, telefon do referencji, przegląd OSINT, twarde ustalenia w umowie. Daje to realną przewagę już na etapie negocjacji (bo wiesz, o co zapytać) i ogranicza ryzyko nietrafionych partnerstw. Zadbaj o konsekwencję i aktualizuj proces po każdej współpracy — w ciągu kilku miesięcy zbudujesz tarczę ochronną, która kosztuje niewiele, a potrafi uratować firmę w krytycznym momencie.

Źródła

https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur — Serwis Rzeczypospolitej Polskiej dla przedsiębiorców: opisy procedur, obowiązki, dostęp do rejestrów (KRS/CEIDG) i praktyczne poradniki.

https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka — „Biała lista” podatników VAT: weryfikacja statusu VAT oraz rachunków bankowych zgłoszonych do US.

https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ — VIES: weryfikacja numerów VAT-UE dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (dane administracji UE).

https://uokik.gov.pl/ — Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów: ostrzeżenia, decyzje i komunikaty dot. praktyk rynkowych i bezpieczeństwa obrotu.

https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/krajowy-rejestr-sadowy — Informacje o KRS i dostępie do eKRS: odpisy, dane o spółkach, reprezentacji i historii zmian.